株式会社一井
【株式会社一井様/SMILEVISA導入事例インタビュー】年間コスト92％削減を実現！本社と九州工場の2拠点で築いたスムーズな連携と自社支援体制
- 工業製品製造
- 100～1000名
【株式会社一井様プロフィール】
株式会社一井は、創業以来一貫して自動車部品の製造を手がけてきた企業です。
日本を代表する自動車産業を支える存在として、同社が製造する部品は完成車となり、現在も世界中の道路で活躍しています。
「世界中の人々の夢と命を乗せる製品の一部を担っている」という誇りを持ち、長年にわたり技術力の向上と品質管理に努めてきました。その成長は、お客様からの信頼とご指導に支えられてきたものです。
時代や環境の変化に合わせ、国内対応にとどまらずグローバルな事業展開にも柔軟に取り組む姿勢を掲げています。自動車産業が今後も世界的に成長する中で、同社は「明日を生きる企業」を目指し、「現在は昨日までの結果。現在（いま）は明日のために」という理念のもと、変化を恐れず挑戦を続けています。
今回インタビューにご協力いただいた株式会社一井様は、本社と九州工場の2拠点で特定技能外国人を受け入れています。年々増える特定技能人材への対応に課題を抱えていた同社が、どのようにしてSMILEVISAを導入し、活用しているのか。その背景や効果について伺いました。
サマリー
課題
- 特定技能外国人の受け入れが増加し、委託コストが大幅に増えていた
- 管理団体委託によるスケジュール調整の難しさ
- 通訳・翻訳対応への不安
利用検討のきっかけ
- コスト削減策を検討していた際にSMILEVISAを知る
- 上司にサービスを紹介してもらい、当時はスピードを重視していたこともあり、導入を決意
実施施策・成果
- 自社支援への切り替えにより、年間コスト92％削減を実現
- スケジュールを自社でコントロールできるようになり、業務負担が軽減
- オンライン申請機能により申請業務のDX化を実現
- 操作が分かりやすく、社内での業務分担と引継ぎをスムーズに実現
―――SMILEVISA導入の背景と、当時の課題について教えてください。
友原：当社では特定技能の受け入れを始めてから、年々特定技能の方の人数が増加し、それに伴いコスト面で大きな課題が生じていました。どのようにコストを削減できるか検討していた際に、SMILEVISAを知ることとなりました。
上司が調べて「こうしたサービスがある」と紹介してくれたことをきっかけに、まずは話を伺いました。当時は導入を急いでいたこともあり、他社との比較検討は行わずに決定しました。
―――本社と九州工場の2拠点で特定技能外国人を受け入れているということですが、連携はどのように進めましたか？
―――現在、SMILEVISAの実務担当は、本社では上本様、九州工場では友原様・風浦様・山本様が担っています。
友原（九州工場）：最初に特定技能の更新があったのは九州工場でしたね。そこで私がまずSMILEVISAを使ってみて、何度か操作する中で他の担当者にもやり方を教えていきました。
上本（本社）：本社でSMILEVISAを実務で使っているのは、私ひとりなんです。ですので、わからないことがあっても本社内ではすぐに相談できる相手がいない状況でした。そういった時には、九州工場にいる友原さんや風浦さんに電話で聞きながら進めていった、という形ですね。
それから、SMILEVISAの担当者さんにもメールや電話で質問させていただきましたので、無事に作業が進められています。今のところは特に問題なく活用できていると感じています。
―――導入時に課題となっていた通訳・翻訳について、最終的にどのように決められましたか？
友原：通訳については、まず日本語がある程度できる方にお願いすることもありましたし、自分たちで翻訳して対応することもありました。さらに、組合の担当の通訳さんがいるので、その方にアドバイスをいただく場面もありました。
結果的には外部のサービスを使わなくても、自社の体制で十分に対応できました。実際、日本国内でLINEなどを使う際も、スタッフや特定技能の方自身が翻訳してコミュニケーションを取っているので、「意外と通じるな」という実感がありました。
―――SMILEVISA導入後の効果はいかがでしょうか？
友原：導入してすぐの頃は、わからないことがあればその都度サポートしていただいたので、特に大きな問題はなかったと思います。申請などで困ったときも、質問すれば解決できます。
最初は「システムを使いこなせるのか」「もし失敗したら特定技能の方が日本に入国できなくなるのではないか」という不安が大きかったのですが、そうした不安も次第になくなっていきましたね。
上本：導入後は、やはり最初は不安がありました。ただ、サポートを受けながら進めることで、大きな問題もなく現在まで対応できており、安心しています。
また、自社支援に切り替えたことで、特定技能の方と直接コミュニケーションを取る機会が以前より格段に増えました。これまでは管理団体に委託していたので、依頼された書類を本人に渡してサインをもらう程度で、実際に話す機会は限られていたんです。
ですが今は、LINEや、インドネシア出身のスタッフとはWhatsAppなどを使ってやり取りすることも増え、直接会話することも多くなりました。そうした中で「本人がどう感じているのか」を以前より身近に知ることができ、理解も深まったと感じています。
不安もありましたが、自社支援に切り替えたことで外国人スタッフとの距離が縮まり、結果的にとても良かったと感じています。今後もコミュニケーションを重ねながら、さらに理解を深めていければと思っています。
―――導入後、業務量が増えたと感じることはありませんでしたか？
風浦：最初は全部外部にお願いしていたので、「自社でやるとなると負担が大きいのでは」と思っていました。ただ実際には、何時間もかかるような仕事ではなく、想像していたほどの負担はありませんでした。
山本：以前は、管理団体から「この日までに準備してください」と指示を受けるタイミングと、こちらの繁忙期が重なり、バタつくことが多くありました。しかし、現在は自社で内製化できたことで、業務スケジュールを自分たちで把握・調整できるようになっています。
たとえば「この時期は社内行事があるから前倒しで進めておこう」と見越して動けるため、余裕を持って対応できるようになりました。その結果、委託していた頃よりもむしろ業務負担は軽減されたと感じています。自分たちでコントロールできるのは大きなメリットですね。
―――SMILEVISA導入で当時課題となっていたコスト面はどのように解決されましたか？
友原：導入によって最も大きな効果を実感しているのがコスト削減です。SMILEVISAの活用により、年間コスト92％削減につながっています。
―――カスタマーサポートの対応はいかがでしたか？
友原：私自身、最初は本当に知識がない状態で進めていたので、ちょっとしたことでもすぐに質問させていただきました。ご回答いただける内容はすぐに教えていただき、すぐに分からないことについても一度確認してからご連絡をいただけました。
メールや電話で迅速に対応していただけたので、不安を抱えながらの切り替え時期でも安心して取り組むことができました。とても良かったと感じています。
――― SMILEVISAの操作や、機能面についてはいかがですか？
風浦：操作はとても簡単でした。次の人に教えるためにマニュアルを作ったのですが、それもスクリーンショットを取りながらすぐに作成できるくらい分かりやすかったです。最初は「大丈夫かな」と不安もありましたが、ボタン操作も複雑ではなく、ポチポチとクリックして進めるだけで良いので、慣れてからは非常に簡単に感じています。
上本：私も最初は「どのボタンを押すのか」「どこから申請を始めるのか」など全く分からず、SMILEVISA担当者さんに色々と質問させていただきました。ただ、慣れてしまえば入力作業はクリックやチェック程度で済みますし、画面ごとに「この書類を提出してください」「ここに入力してください」といった案内が表示されるので、とてもわかりやすいです。今ではスムーズに作業できています。
山本：私は最後に操作を始めたので、最初に導入した3人が不安そうにしているのを見て「自分にできるかな」と思っていました。でも、風浦さんが作ってくれたマニュアルを見ながら操作してみたら「案外簡単じゃん」と感じましたね。最初に感じていた不安も、実際に触ってみるとすぐになくなりました。
―――SMILEVISAのオンライン申請機能の効果はいかがでしょうか
風浦：オンライン申請自体は5分もかからないので、手続きそのものはとても簡単だと思います。
上本：私が初めてオンライン申請を利用したのは、九州工場で風浦さんが実施された後でした。電話などで申請方法を確認しながら進めたため、作業自体は大きな問題なく行えました。
ただ、当時私が利用したのはオンライン申請機能の検証版であり、最初の頃は入管システムに正しく反映されないエラーが続くなど、つまずく場面もありました。原因はSMILEVISA上での入力漏れによるものでした。
その後、入力不備にすぐ気づけるようになり、問題なく進められるようになりました。
―――SMILEVISA担当者：その点については、検証版の利用を通じて寄せられたフィードバックをもとに改善を行いました。現在の正規版では、入力漏れや誤りを自動で検知するチェック機能が大幅に強化されており、エラーが出にくくなっています。さらに今後は在留カードの読み取り機能も導入予定で、入力作業そのものがより簡単・確実になる見込みです。
山本：私は正規版をつかっているので、これまでの申請でエラーが出たことはありませんでした。問題なく使えています。（笑）
―――現在、特定技能の管理業務は社内でどのように分担されていますか？
風浦：基本的には、ひとりで対応できる体制にしています。もちろん総務人事部として通常業務もあるので、「今回は私がやります」「この部分は山本さんお願いします」というように分担することもあります。ただ、書類を集めて申請する流れ自体はシンプルなので、一人で担当しても大きな負担はありません。
その点で非常にメリットを感じていますし、むしろデメリットはほとんどないですね。
―――どのような企業にSMILEVISAをおすすめできますか？
友原：正直、最初は「外国人を雇わないといけないのかな」と不安に思っていました。でも、未経験でも経験を積めば十分に対応できると実感しました。同じような不安を抱えている企業さんには、ぜひおすすめしたいですね。
風浦：私も最初は「外国籍の方を雇うなら、通訳や管理団体さんを挟まないと不安」と感じていました。でも実際には、自社で十分対応できるとわかりました。すでに外国人労働者を雇っている会社さん、これから増えていく会社さんには、ぜひ導入していただくと良いと思います。
山本：弊社は人数が多い状態でSMILEVISAさんに切り替えたので、不安も大きかったです。
ただ、逆に言うと、人数が少ないうちから始めた方が安心だと思います。これから特定技能の方の受け入れを拡大する予定の企業の方は、早めに導入して慣れておくのがおすすめですね。
上本：私は、外国人の方、特に特定技能の方を受け入れている企業には、広くおすすめできると感じています。自社支援に切り替えてみて、最初は不安があったものの、それ以上にコスト面のメリットや、外国人スタッフへの理解が深まること、コミュニケーションの機会が増えることなど、得られるものが大きいと実感しています
―――インタビュー担当者（丹下）のコメント
このたびは、株式会社一井の上本様（本社）、友原様、風浦様、山本様（九州工場）に、SMILEVISA導入事例インタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。
現場での率直なお声から、SMILEVISAが「コスト削減」だけでなく「業務効率化」や「外国人スタッフとのコミュニケーション促進」にも貢献していることを強く感じました。
また、本社と九州工場の2拠点で日々助け合いながら、自社支援体制を着実に確立されてきたお話を伺い、深く感銘を受けました。加えて、操作性の高さやサポート対応への安心感についてもお話しいただき、SMILEVISAが現場に根付いている様子が伝わってまいりました。
今後も、皆さまにより一層ご満足いただけるよう、機能改善やサポート体制の強化に努めてまいります。
