株式会社MOTHERS
【株式会社MOTHERS様/SMILEVISA導入事例インタビュー】支援委託費を“人材の投資へ”SMILEVISAで叶えた、持続可能な外国人材の育成
- 外食業
- 100～1000名
【株式会社MOTHERS様プロフィール】
株式会社MOTHERSは、2000年に東京都立川市で設立された外食企業です。
「関わるすべての人々の喜びの創造」を理念に掲げ、レストラン・ベーカリー・ホテル内ダイニングの運営を中心に、新店舗の開発や人材育成・教育事業を展開しています。
東京都・京都府・広島県・鹿児島県など、全国に約30店舗を構え、街場の路面レストランからホテル内のダイニング、ベーカリーまで、多様な業態を通じて“食の可能性”を追求し続けています。
今回インタビューにご協力いただいた株式会社MOTHERS様は、外食業を中心に、多くの外国人スタッフが活躍する企業です。年々増える特定技能人材への対応や在留管理の属人化に課題を感じていた同社が、どのようにしてSMILEVISAを導入し、自社支援体制を確立していったのか。その背景や導入効果について伺いました。
サマリー
課題
- 約4年前から外国人材を採用しており、在留期限や書類管理をスプレッドシートで属人的に運用していた。
- 支援機関に毎月高額な費用（1人あたり2〜2.5万円）を支払っており、コスト負担が大きかった。
- 申請書類の作成や在留期限管理など、手間と時間がかかる業務に課題を感じていた。
利用検討のきっかけ
- 「特定技能 自社支援」というキーワードでシステムを検索し、SMILEVISAに出会う。
- 管理から申請書類作成までを一貫して対応できる点に魅力を感じた。
- 導入費用がリーズナブルであり、支援機関への委託費用を大幅に削減できると判断した。
- SMILEVISAの担当者との丁寧なやり取りにより、制度理解や運用面の不安が解消された。
実施施策・成果
- 海外人材管理・在留期限のアラート・書類作成をSMILEVISAで一元化。
- 行政書士への依頼や支援機関への委託を廃止し、自社で管理体制を構築。
- 年間約700万円のコスト削減を実現。
- 現在は50名以上の特定技能人材を自社で支援し、他社から驚かれるほど安定した運用を継続中。
- スタッフとのコミュニケーションも密に取りながら、定着率の高い組織づくりに貢献。
―――SMILEVISA導入の背景と、当時の課題について教えてください。
弊社では、約4年前から海外人材の採用を行ってきました。SMILEVISAの導入前は在留期限などの管理を主にスプレッドシートで行っており、その方法だと非常に属人的なのが課題でした。そのため書類作成の手間が省けたり在留期日のアラート機能があるような、業務改善できるシステムがないかなと思っていました。
そうした中で、業務全体を一元管理できるシステムを探していたところ、SMILEVISAを見つけました。
SMILEVISAを知ったきっかけは、「特定技能 自社支援」というキーワードで検索したことでした。複数のサービスを比較検討した中でも、SMILEVISAは在留管理から申請書類の作成までを「一貫して自社で完結できる」点が大きな魅力でした。
当時は申請書類の作成に多くの時間と労力を割いていたため、そうした業務をまとめて効率化できるという点が、導入を決めた最大の理由です。
―――どのような観点でシステムを比較されましたか。
比較したポイントは「費用面」と「使いやすさ」です。
特に費用面が大きく、導入前は支援機関と提携しており、1人あたり月2万円から2万5千円ほどの費用が発生していました。 この部分を内製化できれば大きなコスト削減になると考えていました。
―――導入時に不安はありましたか？どのように解消されましたか。
当初は、社内に海外人材やビザ制度に詳しい人がいなかったため、特定技能制度についてゼロから理解しなければならないことに不安を感じていました。
また、年間で支援機関に何百万円も支払っていたため、SMILEVISAの導入費用があまりにも安く感じられ、「本当に大丈夫なのか」「そんなに安くなるなんてありえないよ」と社内でも疑問の声が上がりました。
しかし、導入前に支援業務の流れをしっかりと調べ、SMILEVISAの担当者の方にも多くの質問をさせていただきました。
その都度丁寧にご対応いただいたことで、不安は次第に解消されていきました。カスタマーサポートのレスポンスも非常に早く、いつも助かっています。
―――SMILEVISA導入後の効果はいかがでしょうか。
導入後は、以前に比べて業務が楽になりました。
これまで支援機関に1人あたり毎月2万円〜2万5千円支払っていた費用を削減できました。さらに行政書士に依頼していた書類作成の費用も削減できました。
結果として、年間でおよそ700万円ほどのコスト削減につながりました。これは非常に大きな効果でした。
―――現在の運用体制について教えてください。
導入当初は私一人で対応していましたが、現在は労務担当のスタッフが入力や書類作成を手伝ってくれています。
具体的には、労務担当スタッフが書類入力等の細かい作業をして、私は外国人スタッフとの面談やビザ関連のやり取りなど、対人業務を中心に担当しています。
―――業務量の変化についてはいかがですか。
自社支援に切り替えたことで、これまで外部に依頼していた分の対応も自社で行うようになりましたが、SMILEVISAのシステムが非常に整理されており、作業の流れが明確になったことで、全体としてはスムーズに運用できています。
現在、弊社では約50名の特定技能人材を自社で支援しています。
この人数をお伝えすると、他社様からは「そんな人数を自社で支援するなんて絶対無理だよ」「相当大変でしょう」と驚かれることが多いです。ですが、実際には全く問題なく対応できています。
導入前は私自身も「本当に一人で50名以上を管理できるのだろうか」と不安を感じていました。当初は、どの書類を準備すればよいのか、どの項目が不備なのかといった点も分からない状態からのスタートでした。
しかし、SMILEVISAでは「この書類を集めてください」というように必要書類が明確に示されており、フォーマットも整っているため、迷うことなく進められます。
その結果、書類管理にかかる不安や負担は大幅に軽減されました。
―――外国人スタッフとのコミュニケーションや定着率に変化はありましたか。
弊社は、もともと人材の定着率は高かったのですが、SMILEVISAの面談機能などを活用することで、より一層フォローアップできる仕組みが構築しやすくなると思います。
普段から外国人スタッフと食事に行ったり、集まりに参加したりするなど、コミュニケーションは頻繁に取っています。
――― 特定技能制度の良さをどのように感じていますか。
弊社が導入した理由の一つに、「外部に払うお金をできるだけ社内やスタッフに還元したい」という思いがありました。
飲食業界をはじめ、人手不足が深刻な業界では、支援機関への委託費を削減して人材の給与やインセンティブに充てることで、より良い雇用環境を作ることができます。
そのように「社内に還元したい」と考えている企業様には、SMILEVISAは非常にマッチすると思います。
―――インタビュー担当者（丹下）のコメント
このたびは、株式会社MOTHERSの鈴木様に、SMILEVISA導入事例インタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。
導入当初は「自社で本当に支援業務を完結できるのか」というご不安もあった中で、丁寧に制度理解を深めながら、確実に運用を軌道に乗せてこられた姿勢がとても印象的でした。
現在では50名以上という多くの特定技能人材を自社で支援され、業務効率化とコスト削減を同時に実現されている点は、まさにSMILEVISAの理想的な活用事例だと感じております。
今後も、現場の皆さまが安心して運用を続けられるよう、サポート体制の充実と機能改善に努めてまいります。
引き続き、SMILEVISAをどうぞよろしくお願いいたします。
