SMILEVISA機能一覧

特定技能外国人の在留資格申請、定期届出や随時届出、
定期面談・相談苦情はすべてSMILEVISAで完結。

はじめての申請でもフローに沿ってカンタンに作成が可能、
実用的で誰もがスムーズに業務ができるシステムを実現しました。

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人材一覧

入管が求める台帳に沿った人材の一元管理が可能です。また、役職・日本語能力・支援の有無・メモなど、自社で管理したい項目を自由にカスタマイズして表示することで、自社に合った管理を実現できます。

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人材一括登録

一括登録用テンプレートを活用することで、他社システムからのデータ移行や、複数人の人材をまとめて登録することができ、初期の入力工数を削減できます。

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人材一覧Excel出力

人材一覧で表示している項目を、そのままExcel形式で出力できます。例えば、事業所で絞り込んだデータをExcelに出力し、関係者と人事情報を共有することで、採用計画や育成計画の打ち合わせなどに活用できます。

在留期日 / パスポートのアラート

忘れがちな在留期限やパスポートの有効期限については、あらかじめシステムに設定しておくだけで、期日が近づくとメールでお知らせします。
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賃金の個別設定・履歴管理

昇給や能力、住居のタイプなどによって給与が異なる場合、個別に賃金を設定する必要があります。 SMILEVISAでは、テンプレートを用いた一括設定に加え、個別設定にも対応しているため、柔軟な雇用条件の作成・管理が可能です。また、賃金を履歴として管理することで、給与の推移を把握・分析できます。

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メモ履歴

メモ履歴機能は、さまざまな場面で活用できます。例えば、一時帰国の時期に関するメモや、査定時の評価内容、定期面談時の申し送り事項などを記録できます。人材を継続的に育成・管理していくうえで、欠かせない機能の一つです。

ファイル管理（顔写真、在留カード、パスポート等）

顔写真や在留カード、パスポート、各種証明書をシステム上で一元管理でき、必要な書類をすぐに確認できます。
ファイル収集機能

申請業務において、担当者の大きな業務負担の一つがファイルの収集です。 SMILEVISAでは、ファイル収集をシステム上で完結できます。収集対象のファイルを選択し、任意のメッセージを添えて外国人スタッフへ通知を送信できます。承認画面では、承認・差し戻しの操作が可能なため、内容に不備がある場合も、再提出をスムーズに依頼できます。また、収集されたファイルは申請書一覧に自動で同期されるため、改めてアップロードする必要がありません。
通算在留期間の自動試算

特定技能1号の通算在留期間を、個別または一括で自動計算できる機能を備えているため、申請のたびに確認する必要がありません。また、通算在留期間を可視化することで、将来を見据えた採用計画を立てやすくなります。
職歴・住所履歴

職歴や住所履歴を管理できます。特に住所については、証明書取得時に「1月1日時点でどこに住んでいたか」という情報が重要です。過去の住所履歴をすぐに確認できるため、判断に迷うことがなくなります。
役職管理

いつから、どの役職に就いていたかを登録することで、キャリアアップの状況を可視化して管理できます。特定技能2号へ移行する際も、改めて確認する必要がありません。
学歴・資格管理

学歴や資格（自動車免許、介護に関する資格、日本語能力試験など）を管理することで、賃金査定の参考にできるほか、他の在留資格への変更に向けた準備を進めることができます。
休業管理

過去に、出産・育児休業や、けが・病気による1か月以上の長期離脱がある場合は、通算5年満了時に申立書を提出することで、5年を超える在留が認められます。 SMILEVISAでは、該当情報をシステムに登録しておくだけで、申請書作成機能から申立書を自動作成できます。
過去の申請履歴

過去の申請番号や申請日、提出した書類一式を関連付けて管理しているため、いつでも過去の申請内容を確認できます。

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企業基本情報

企業の基本情報や受け入れ分野などの設定・編集・管理ができます。

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役員管理・一括登録

役員管理は、個別登録および一括登録に対応しています。

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事業所管理・一括登録

事業所管理は、個別登録および一括登録が可能です。さらに、介護事業所である場合は、介護事業所の概要書を生成・出力できます。

雇用条件テンプーレト管理

就業規則や賃金規程の内容に沿って雇用条件をテンプレート化しておくことで、同一条件の雇用条件を一括で作成できます。なお、個別に賃金を設定したい場合は、個別賃金設定機能を活用することで対応可能です。
支援計画テンプレート管理

国内組・海外組それぞれの支援計画テンプレートを用意しておくことで、状況に応じた柔軟な支援計画書を作成できます。
企業・事業ファイル管理

企業や事業所にひも付くファイル（例：協議会の加入証明書など）をアップロードしておくことで、システム内で一元管理でき、申請書一覧へ自動で同期されます。

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申請一覧管理

各申請タスクの進捗状況や、過去の申請情報を一元管理できます。

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申請ステップ

SMILEVISAの申請書作成機能では、申請内容・企業情報・人材情報をもとに、最適な申請ステップを自動で表示します。画面のナビゲーションに沿って選択・入力を進めるだけで、申請書一式を作成できます。

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提出書類の自動判別

申請内容・企業・人材情報に基づき、提出に必要な書類を自動で判別し、一覧で表示します。システムが提示する書類のみを準備すればよいため、誰でも迷わず申請準備を進められます。また、ファイル収集機能や（人材・企業の）ファイル管理機能を活用することで、申請書へファイルが自動で同期されます。

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特定技能1号の認定・変更・更新申請

特定技能1号の各申請（認定・変更・更新）を作成できます。

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特定技能2号の認定・変更・更新申請

特定技能2号の各申請（認定・変更・更新）を作成できます。

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一括ダウンロード

申請書一覧でチェックを付けたファイルは、1つのPDFにまとめてダウンロードできます。入管のオンライン申請でエラーが発生しないよう、PDFの圧縮処理も自動で行います。

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顔写真の申請書へ自動挿入

申請書一覧画面で顔写真をアップロードするだけで、申請書へ自動的に反映されます。

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オンライン申請用CSV出力

特定技能1号・2号の申請に対応した、オンライン申請用CSVを出力できます。SMILEVISAの各機能を活用すれば、書類作成からオンライン申請までを約20分で完了できます。また、事前にデータ検証が行われるため、入力ミスや記載漏れによるエラーを防止できます。

任意のファイルアップロード

入管の審査過程で補足説明が必要な場合や、事前に特別な説明を行いたい場合には、任意の説明書や書類を作成・提出できます。これらの任意ファイルも申請書一覧にアップロードすることで、一元管理が可能です。
提出一覧表の提出有無の自動反映

申請時に必要となる提出書類については、「有／無」のチェックが必要ですが、SMILEVISAではこれらのチェックをシステムが自動で設定します。

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定期報告

年1回の定期報告を、数ステップでSMILEVISAから作成・出力できます。 ※新様式については、2026年2月頃のリリースを予定しています。

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雇用条件書の単独作成

申請書を作成する前に、雇用条件書を単独で作成・出力できます。例えば、事前ガイダンス時や、申請書作成を伴わない契約内容の変更・更新、無期雇用への転換など、さまざまなシーンに応じて活用できます。

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退職報告

契約満了、自己都合退職、特定技能以外の在留資格への変更に伴う退職についても、必要な退職報告書を作成・出力できます

就労場所変更の随時報告

就労場所の変更に伴う随時報告の作成と、新しい雇用条件書を同時に作成・出力できます。
再雇用の随時報告

過去に退職した人材を再雇用する場合に必要な随時報告と、新しい雇用条件書もあわせて作成・出力可能です。
賃金変更の随時報告

賃金を減額改定する際に必要な随時報告と、新しい雇用条件書を同時に作成・出力できます。
自社支援切り替え報告

支援機関への委託から自社支援へ切り替える場合に必要な随時報告一式と、支援計画書を作成・出力できます。特に自社支援の切り替え時に、複数の書類を作成しなければいけませんが、SMILEVISAではたった５分で完了します。
登録支援機関変更報告

既存の支援機関から別の支援機関へ変更する場合の随時報告一式と支援計画書の作成・出力に対応しています。
自社支援から登録支援機関へ委託変更報告

自社支援から新たな支援機関へ変更する場合の随時報告一式と支援計画書の作成・出力に対応しています。
随時報告のCSV出力

随時報告を電子届出システムで提出する際に必要なCSVデータを出力できます。
地域共生の協力確認書

2025年4月から運用が開始された地域共生協力確認書については、台帳管理および協力確認書の自動生成に対応しています。事業所や人材にひも付けることで、申請書や支援計画書へ情報を自動で反映できます。
建設分野の重要事項説明・経歴書・説明書の作成

建設分野で特定技能人材を受け入れる際に必要な、重要事項説明書、経歴書、説明書を作成できます。
造船分野の月次報告

造船分野で必要となる月次報告書の管理および作成にも対応しています。

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定期面談（外国人）作成・管理

支援業務の一つである外国人向けの定期面談について、実施記録の作成、履歴管理、面談記録の出力、期日管理ができます。

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定期面談（外国人）の一括作成

同一内容の定期面談を実施する場合は、対象者を選択することで一括作成が可能です。

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定期面談（監督）作成・管理

支援業務の一つである監督者向けの定期面談についても、実施記録の作成、履歴管理、面談記録の出力、期日管理に対応しています。

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定期面談（監督）の複製作成

前回の定期面談内容を複製して作成することもできます。

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相談苦情

支援業務の一つである相談・苦情対応については、内容の作成、履歴管理、相談記録簿としての出力が可能です。

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生活オリエンテーション管理・確認書作成

支援業務の一つである生活オリエンテーションについては、実施記録の管理や確認書の作成ができます。あわせて、生活オリエンテーション用の資料や動画をシステム上で閲覧できます。

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支援サービス（不動産、SIM、通訳サービス等）

受け入れる外国人スタッフ向けに、SIM、不動産、通訳・翻訳などの付随サービスを利用できるプラットフォームを用意しています。生活支援で困った際には、本プラットフォームから申し込みを行い、課題を解消できます。

複数管理機能

1つの管理アカウントで、複数のアカウントを管理し、ログインの切り替えが可能です。ホールディングスやグループ企業など、複数の法人を一元管理する場合に活用できます。
入管のお知らせ共有

制度改正や新しい情報が頻繁に入管から発信される中、入管の最新制度を確認できるページとして、入管公式ページのURLやSMILEVISAの解説ブログを一覧で確認できます。
求人依頼

SMILEVISAは、雇用管理サービスに加え、特定技能外国人の人材紹介サービスも提供しています。 SMILEVISAのサイトから、求人依頼を行うことができます。