【株式会社オファサポート様/SMILEVISA導入事例インタビュー】DXで属人化を排除し、ペーパーレスな自社支援を実現！SMILEVISAで実現した業務効率化

―――SMILEVISA導入の背景と、当時の課題について教えてください。

弊社にとって特定技能外国人の支援は初めてであり、まず在留申請の手続きが非常に煩雑であることが大きな課題でした。さらに、その業務が特定の担当者に依存し、属人化してしまうことに強い懸念がありました。

前職でも、属人化した業務をあとからシステム化しようとして、導入のタイミングでかなり苦労した経験があるんです。だからこそ、新しく事業を始める段階から、最初にきちんとシステムを入れておいた方がいいと考えました。

いくつかの会社を比較した上でSMILEVISAの導入を決めた、という流れです。

――― SMILEVISA導入の決め手は何でしたか？

SMILEVISAを最終的に選んだ理由としては、有料職業紹介の事業を進める中で、将来的には受け入れ企業が登録支援機関から自社支援へと切り替えられるよう、その移行をしっかりと支援していきたい、という思いが大きかったからです。

宮崎県全体で外国人支援のノウハウを高めていきたい、という考えが前提にあったので、登録支援機関向けの仕組みよりも、自社支援に力を入れやすいシステムを優先したいと思いました。

それと、完全にペーパーレスで進められる点も魅力でした。特に特定技能の在留申請は、提出しなければならない書類が多いのですが、紙で管理するより、オンラインで完結する仕組みの方が、今の時代に合っていると感じています。オンライン申請も含めて、できるだけ全部データで扱いたい、という気持ちが強かったんです。

紙だと、ファイリングした書類を探す手間がかかりますし、個人情報管理の観点でもリスクがあります。在留申請は書類がかなり膨大になることが最初から見えていたので、だからこそ「これは早めにシステムを入れておかないと回らなくなるな」と思い、導入を決めました。

ー SMILEVISA導入前、自社での運用についてどのようなイメージをお持ちでしたか？

弊社では外国人の受け入れにあたり、最初から自社支援の形でスタートしました。そのため、運用については「まずはやってみよう」という前向きな気持ちが大きく、特に強い不安を感じることはありませんでした。

実際に進める中で必要なことを整理しながら、自然な流れで取り組めたという印象です。

――― SMILEVISA導入後の効果はいかがでしょうか。

そうですね、実際、最初に自社雇用した特定技能人材の在留申請の時は、まだシステムの導入が間に合っていなかったので、私自身が各省庁から書類を集めて対応していました。そのときは「不要なファイルをダウンロードしてしまう」とか、「最新版だと思って開いたら旧版だった」といったことがどうしても起きていましたね。

でもSMILEVISAを導入してからは、そういった混乱がなくなって、運用がとてもシンプルになりました。作業の流れもかなりスムーズになりましたね。それに、操作も分かりやすくて使いやすいところも大きな効果だと思います。

――― SMILEVISA導入後の業務量の変化はいかがでしたか。

SMILEVISA導入前は、必要な情報を一つひとつ手入力で入れていく形だったので、そこがまず大変でした。入力しているときに、「ここは大文字じゃないと登録できない」とか「スペースの入れ方にルールがある」といった細かな条件に引っかかることもあって、都度確認しながら進める必要がありましたね。

そのため、もしゼロから運用を立ち上げる場合は、SMILEVISAにもあるExcel一括登録のように、最初に情報をまとめて取り込む形のほうが、特に初めての担当者には取り組みやすいと思います。

そういった点を踏まえても、SMILEVISAはやっぱりあった方がいいと感じています。

――― SMILEVISAのどのような点に魅力を感じていますか？

SMILEVISAは、余計な機能が付いていないところに魅力を感じています。必要なものがきちんと整理されていて、全体的にとてもシンプルなんですよね。

「これ、何に使うんだろう？」と迷うような機能がほとんどないので、直感的に分かりやすいところがいいなと思っています。

―――  外国人とのコミュニケーションや定着率について、今後の期待があれば教えてください。

弊社では介護施設や自動車整備など、さまざまな職場で自社雇用していますが、受け入れ先企業で、トレーナー役として頼られる存在になってくれたら、という期待があります。

資格取得についても、定着や成長につながる大切な要素だと考えています。たとえば介護分野では、3年を目安に介護福祉士の取得を目指せるよう支援していますし、自動車整備の分野でも、同じく3年程度で自動車整備士2級などの国家資格に挑戦できるよう、計画的に準備を進めています。

――― どのような企業にSMILEVISAをおすすめできますか？

他社のお話を聞いていると、やはり「自社支援に自信が持てない」という企業が多い印象があります。特に、これまで技能実習生の受け入れをしてきた企業ほど、支援は手間がかかるもの、というイメージを強く持っているように感じます。規定や業務区分が細かく決められていることもあり、どうしても負担が大きいと思われがちなんですよね。

ただ、特定技能の支援については、技能実習ほど身構えなくてもいい部分もありますし、実際にはそこまで複雑ではないと思っています。

また、例えば東京や大阪など、宮崎から離れた地域の登録支援機関に依頼する場合、どうしても支援はリモート中心になります。そうであれば、むしろ自社で支援した方が、細かなフォローも含めて絶対に良いはずです。

それでも「負担が大きそうだから、多少費用がかかっても登録支援機関にお願いしたい」と最初から思い込んでしまう企業も少なくないと感じています。ただ、支援機関のサポートを数年受けて仕組みや流れが分かれば、自社支援で十分対応できます。

特に、支援がリモート中心である場合は、結局、現場で対応しなければならない部分は自社が担うことになるからです。手続きや書類申請といった事務面にハードルを感じている企業は、SMILEVISAを使ってみると、思っているよりずっとシンプルに進められると実感できるはずです。

―――インタビュー担当者（丹下）のコメント