【石蕗の里様/SMILEVISA導入事例インタビュー】「自社支援は難しそう」から「これなら運用できる」へーSMILEVISAとの出会いで変わった支援のかたちー

―――SMILEVISA導入の背景について教えてください。

山本：SMILEVISA導入のきっかけは、特定技能人材の紹介を行っている事業者との何気ない会話でした。その中で「特定技能は自社で支援することもできますよ」という話題が上がり、「自社支援とは何か」という疑問を持ったことが始まりでした。

――― もともと、特定技能の自社支援についてはどのようにお考えでしたか。

山本：もともと、外国人材の受け入れを検討する際、特定技能と技能実習生の制度を比較する中で、「技能実習生は組合を自社で立ち上げることができないが、特定技能には“自社支援”という選択肢がある」という点は認識していました。そのため、特定技能人材を採用する当初は、「自社支援は最初から実施できるもの」と考え、取り組み始めた時期もありました。

しかし、外国人材の母国語で各種書類を作成するには通訳を雇う必要があるのではないか、社内で対応するのは現実的ではないのではないか、という課題が浮き彫りになりました。

結果として、管理団体に業務を委託する形で運用することになりました。

ーそこから自社支援を再検討するようになった背景を教えてください。

山本：その後、約2年間管理団体と連携しながら特定技能人材の受け入れを続ける中で、一定の実績が積み上がってきました。制度上も「これなら自社で支援を行ってもよいのではないか」という段階に入ったと感じ始めたタイミングで、SMILEVISAの紹介を受けました。ちょうど管理団体との契約更新時期とも重なり、「このタイミングで自社支援に踏み切ろう」という判断に至りました。

SMILEVISA導入前は、「何をどうすれば自社支援ができるのか」が全く分からない状態でした。特に、母国語での書類作成については、行政書士や通訳など、言語に精通した専門家が対応するものだという固定観念がありました。

日本語の文章を入力するだけで、自動的に外国人材の母国語に変換できるようなシステムが存在するとは、想像もしていなかったです。

ーSMILEVISA導入前に、類似システムとの比較はされましたか。

山本：いいえ、特に比較はしていませんでした。最初からSMILEVISAで進めようと決めていました。

やはり一番大きかったのは、想像していたよりもコストが抑えられるという点です。SMILEVISA自体の費用も決して高いものではなく、「この内容で、この単価でできるのか」という印象がありました。正直、「安いじゃないか」というのが第一印象でしたね。

これであれば自社支援が現実的にできる、と感じましたし、「SMILEVISAならいける」「これで問題なく進められる」という確信を持っていました。

ー SMILEVISA導入前はどのようなイメージを抱いていましたか？

山本：まず、コストが下がるという点が大きく、その上で「わくわく感」のようなものがありました。何かとの出会いをきっかけに、一気に道が開けたような感覚で、いわば「棚からぼたもち」のようなイメージを持っていました。

――― SMILEVISA導入後の効果はいかがでしょうか。

山本：一番大きかったのは、面談に関する負担がなくなったことです。

コロナ禍の間は、3カ月に1回の面談もZoomで実施できていました。しかし、人材紹介機関が東京など遠方にある場合、対面での実施が求められるようになると、そのたびに交通費を当社が負担しなければならず、正直かなり煩わしさを感じていました。最初は「Zoomで良い」とされていたものが、コロナが落ち着くと「対面でなければならない」と変わったことも負担感につながっていました。

SMILEVISA導入後は、そうした煩わしさはなくなりました。もちろん、職員が面談を行ったり、日常的なフォローアップをしたりといった業務自体は変わりません。ただ、振り返ってみると、外部に委託していた時も、特定技能人材を新しく受け入れる際の支援内容については、実際には私たちが対応している部分が非常に多かったと感じています。

というのも、人材紹介機関が近くにあるわけではなく、基本的なやり取りはZoomが中心でしたし、細かな対応まで踏み込むことはあまりありませんでした。結局のところ、現場のことは自分たちで面倒を見る必要があり、その点は外部委託でも自社支援でも大きく変わらなかったのです。SMILEVISAを使うことで、支援項目の内容や「どこまでやれば十分なのか」が明確になりました。「これはここまで対応すればよい」「この項目はこう進めればよい」といった指針がはっきりしているため、理解しながら支援を進めることができます。その意味では、自社で無理なく対応できるようになり、非常にありがたいと感じています。

―――当初の課題でもあった費用面でも効果はありましたか？

山本：金銭面での効果も非常に大きかったです。これまで管理団体に支払っていた月々のランニングコストが、導入後はゼロになりました。

管理団体に委託していた頃は、月額で約24万円の費用がかかっており、年間にすると約288万円になります。それが5年間続くと考えると、非常に大きな金額になります。

今はそれがゼロになっているわけです。もちろん御社に支払う費用は別ですが、それを考えても、以前とは全く違います。

さらに、3カ月に1回行われていた訪問にかかる交通費の負担もなくなりました。この点も、見えないコストとしては大きかったと思います。

ビザの更新申請についても大きく変わりました。管理団体の司法書士を利用していた頃は、1回あたり10万円程度かかることも珍しくありませんでした。SMILEVISAを導入してからはその費用もかかっていません。

ー SMILEVISA導入前は、どのようなお気持ちでしたか。また、実際に使ってみて気持ちはどのように変化しましたか。

坪木（SMILEVISAの操作を担当）：導入前は、まず「自分がSMILEVISAを使いこなせるようになるのか」という不安がありました。それに、入力作業で間違いがたくさん出てしまうのではないか、という心配も正直ありましたね。

SMILEVISAの担当者の方にいろいろと聞きながら、入力を進めていきました。最初は4人分の情報を一通りすべて入力しました。

当時は、年度ごとの書類だけでなく、四半期ごとに提出が必要な資料もあり、これまでは毎月資料を作って、3カ月に1回まとめて入管に提出していたんです。でも、SMILEVISAではそれらをシステム上でまとめて出せるようになったので、「これはいいな」と思いながら作業していました。

在留カードの申請や納付についても、勉強しながら進めました。1年後には、当社にいる4人分の在留カード更新の申請書類を自分で入力し、それまでに入力してきた過去のデータを活用しながら、追加で情報を入れて申請することができました。

こうした点も、教えてもらいながら進められたので助かりました。

ー実際に運用してみて、苦労した点はありましたか。

坪木：振り返ってみると、そこまで苦労したという印象はありません。分からないことがあれば聞けばよかったですし、特別に難しいと感じることもなかったですね。

ー当初は管理団体に業務を委託されていたとのことですが、その頃と比べて業務量はどのように変化しましたか。

坪木：管理団体に委託していた頃も、実は書類の提出自体はかなり多かったんです。管理団体から「この書類を出してください」と言われて、例えば在留カードなど、さまざまな書類を用意して提出していました。

そうした状況を踏まえてもコスト面もそうですが、業務の進め方としても、「自分たちでやった方が早いのではないか」と感じるようになりました。管理団体とのやり取りに時間をかけるよりも、自分で対応した方がスムーズに進む場面が多かったですね。

ー外国人に対する期待や今後の展望はございますか？

山本：今後の展望という点では、外国人材がきちんと勉強できる環境をどう整えていくか、ということが事業所側に強く求められていくと思っています。例えば、当社で働いた結果として「介護福祉士の資格が取得できた」という外国人材が出てくるかどうかで、事業所としての在り方は大きく変わってくるのではないでしょうか。

資格を取れる環境を用意できているかどうかは、私たち事業所側の責任だと思っています。単に働いてもらうだけではなく、将来につながる支援ができているかどうかが重要だと感じています。

――― どのような企業にSMILEVISAをおすすめできますか？

山本：私たちが住んでいる町では、外国人を雇用し始めたのが当社が一番早かったんです。そのため、「どうやって外国人を雇用しているのですか」と他の事業所さんから聞かれることも多くあります。
その際に、「自社支援でやっていますよ」とお伝えすると、「自社支援ってどういうことですか」と聞かれることも多く、今はそれにきちんと答えられる状況になっています。

実際、「うちはできませんよね」と、最初から線を引いてしまっている事業所さんが多い印象です。「支援は大変そう」「怖い」「手間や時間がかかる」といったイメージが先行していて、自分たちには無理だと思い込んでいるケースが多いと感じます。

しかし、特定技能人材を雇用して、2年ほど管理団体にお金を払いながら運用していると、「これなら自社支援もできるかもしれない」と思う事業所は増えてくるのではないでしょうか。今後はそうした企業が増えていくと思います。

坪木：理事長と考えは同じですが、地元でも外国人材はどんどん増えています。建設業をはじめ、介護施設や障害者支援施設など、さまざまな分野で外国人の方が働くようになっています。

そういった事業所にSMILEVISAを紹介すれば、きっと喜ばれると思います。自社支援に切り替えることで、費用をかなり抑えられますからね。

―――インタビュー担当者（丹下）のコメント