【株式会社日輝製作所様/SMILEVISA導入事例インタビュー】受け入れ業務を6割削減！SMILEVISAを活用し外国人材管理を“現場で回る仕組み”に

―――SMILEVISA導入の背景と、当時の課題について教えてください。

水落：

もともと弊社ではベトナムからの外国人材受け入れを行っていたんですが、年間の雇用人数が増えるにつれて、管理費用がかなり膨らんできていました。そこで、将来的には自社で支援体制を整えたいと考えるようになり、SMILEVISAの導入を決めました。

――― 導入前は、何名くらいの外国人材を雇用されていたのでしょうか。

水落：
導入前は40名程度でした。現在は特定技能外国人が60名を超えていますが、ちょうど人数が増えてきたタイミングで導入したので、SMILEVISAの機能のありがたみを強く実感しました。

―――管理団体に任せていた頃、どのような課題を感じていましたか。

水落：
支援といっても、実際には月に一度の管理対応が中心で、どうしても形式的な印象がありました。また、支払っている管理費用に対して、本当に見合った効果が得られているのか、疑問に感じることもありました。

管理団体に委託していた時は、定期的に資料を提出をしていたのですが、非常に煩雑で、「これを自社でやるのはハードルが高いな」と感じていました。

―――SMILEVISAは、どのようなきっかけで知ったのですか。

水落：
社長が「何とか自社で支援ができないか」と調べていた中で、インターネットで検索し、SMILEVISAを見つけたのがきっかけです。

他の類似サービスとも比較しましたが、他社では細かい点まで踏み込んだ説明が得られませんでした。その点、SMILEVISAでは一つひとつ丁寧に説明していただき、「ここなら任せられる」と感じ、導入を決めました。

正直、最初は不安もありましたが、導入の過程で細かく説明してもらえたことで、「これなら自社でも運用していける」という確信を持つことができました。

――― 導入後、具体的にどのような効果がありましたか。

水落：
まずコスト面では、以前は年間で数百万円かかっていた管理団体関連の費用が、現在は大きく抑えられています。

具体的には、当時は1人あたり月2万円ほどの費用がかかっており、40名程度の受け入れで、月80万円、年間では約920万円ほどになっていました。

現在は当時より受け入れ人数が増えていますが、全体のコストはかなり抑えられています。

また、受け入れ業務も、自社で一から作成していた頃と比べて、6割ほど短縮できました。 SMILEVISAでは必要書類が非常に分かりやすく整理されているため、担当者の業務負担もかなり軽減されています。

――― 業務の進め方や社内連携について、変化はありましたか。

江端：
管理団体に任せていた頃は、「言われたものを期日までに用意する」という進め方が中心でした。賃金台帳なども、経理担当が指示に対応する形だったと思います。

以前は「いついつまでにこれを用意してください」と管理団体から依頼が来ていましたが、今は管理団体を通していない分、「これが必要です」「では準備します」と、社内でスムーズにやり取りができています。その点だけでも、業務にゆとりが生まれたと感じています。

―――システムの使いやすさについてはいかがでしたか。

江端：
正直、最初は外国人材の管理を自社で行うことに責任もありますし、システムを使った管理は難しいのでは、というイメージがありました。

ただ、実際に使ってみると、とても使いやすくて分かりやすいと感じました。エラー画面で不足している項目が明確に表示されるので、書類の漏れが起きにくい点も助かっています。

―――（SMILEVISAを利用されてから約1年半が経ちますが）システムの機能追加やアップデートについて、どのように感じておられますか。

江端：
アラート機能は、本当に活用させていただいています。以前は、「誰がいつまでに何をしなければならないのか」が正直よく分からない状態でした。

それが、アラート機能によって「この期限までに書類を準備すればいい」というのが明確になり、スケジュール管理がとてもやりやすくなりました。

また、法務省の制度変更や更新に合わせて、システムが日々アップデートされている点も、とてもありがたいと感じています。

―――「今後、こういった機能があると良い」と感じている点はありますか。

江端：
弊社では、特定技能に移行する前段階として、特定活動の在留資格を経由する方も受け入れています。そのため、特定活動の在留資格にも対応した機能があると、さらに使いやすくなると感じています。

SMILEVISA担当者：
特定活動の在留資格については、同様のお声をいただく機会も増えてきています。

こうした現場のご要望を踏まえ、特定活動に対応した機能についても、今後SMILEVISAでの追加を検討・開発していく予定です。

――― SMILEVISAのオンライン申請機能の効果はいかがでしょうか。

河合：
オンライン申請はとても分かりやすいですね。審査の進捗状況が画面上で確認できるので、今どの段階にあるのか、これからどのように進んでいくのかが一目で把握できます。その点が非常に良いと感じています。

以前、変更申請を1件、更新申請を1件、手入力で対応したことがあり、その際に改めてSMILEVISAのありがたさを実感しました。入管申請を手入力で行っていた頃は、設問の意味が分からず戸惑う場面も多くありました。

その点、SMILEVISAでは質問内容や必要項目が分かりやすく整理されているため、迷うことなく、安心して申請業務を進められています。

――― どのような企業にSMILEVISAをおすすめできますか？

水落：
すでに外国人材を受け入れている企業さんであれば、私たちが自社支援に切り替える前と同じような悩みを抱えているところは多いのではないかと思います。
管理団体にかかるコスト面の課題や、「自社支援はハードルが高いのではないか」という不安を感じている企業さんには、特におすすめしたいですね。

江端：
自社支援と聞くと、どうしても「難しそう」「大変そう」という印象を持たれると思います。実際、私たちも最初はそう感じていました。

ただ、SMILEVISAを使ってみると、操作のしやすさもありますし、自分たちで書類を準備しても漏れが少なく、安心して進められています。そういった点から、自社支援に不安を持たれている企業様には、ぜひおすすめできると感じています。

河合：
製造業に限らず、さまざまな業種で外国人材を雇用している企業があると思います。そうした中で、管理団体に支払う費用が負担になっている企業さんにとっては、コストを抑えられる点でもSMILEVISAは向いていると思います。

―――インタビュー担当者（丹下）のコメント