ワールドエンタプライズ株式会社
月間約180万円の特定技能の管理費をカット！SMILEVISAを使った書類作業の効率化で多数の外国人を自社支援へ
- ビルクリーニング業
- 航空業
- 2000名以上
【ワールドエンタープライズ株式会社】
ワールドエンタプライズ株式会社は、千葉県成田市35年の歴史を持つ老舗企業であり、ホテル管理事業、ビル管理事業、空港事業、ケータリング事業等幅広い業務を行っています。
1988年、成田にて航空機関連業務、ビルメンテナンス業務を営業目的としてスタートさせ、現在では空港関連の総合サービス業にまで発展。常に高品質かつ低価格のサービスを提供することにより、高い評価を受けています。クライアントのOS化を通して、コスト削減と品質維持の両面から顧客の競争力向上に寄与することを目指してサービスを提供しています。
今回は特定技能外国人の管理を一任されているワールドエンタプライズ株式会社のジョーンズ 美也様にインタビュー。前職でも特定技能外国人の管理業務の経験があり、SMILEVISAを日々ご活用いただく中で、導入のきっかけや抱えていた課題、SMILEVISAでどのように課題を解決できたのか、お話を伺いました。
今回は特定技能外国人の管理を一任されているワールドエンタプライズ株式会社のジョーンズ 美也様にインタビュー。
前職でも特定技能外国人の管理業務の経験があり、SMILEVISAを日々ご活用いただく中で、導入のきっかけや抱えていた課題、SMILEVISAでどのように課題を解決できたのか、お話を伺いました。
サマリー
課題
- 技能実習から特定技能へ移行する中で、特定技能の管理コストを抑えたかった
- 特定技能外国人の自社支援にどのくらいの業務があり、労力がかかるのか不透明だった
- 特定技能の自社支援を始めるにあたり、業務を効率化できるツールを探していた
利用検討のきっかけ
- インターネットで自社支援について情報収集をしていた際にSMILEVISAにたどり着いた
- 価格がリーズナブルであることと、SMILEVISAがシンプルで使いやすい操作画面だと感じた
- 他社よりも、レスポンスが早く親切だったので安心できた
実施施策・成果
- 特定技能の自社支援を始めるにあたり、SMILEVISAを通じて担当者がスムーズに事務作業を進めることができた
- 自社支援を実現することによりこれまでかかっていた管理費を月間約180万円削減した
――――外国人労働者を受け入れようと思った経緯を教えてください。
もともと、弊社ではサービスの需要増加に伴い、人手不足という課題を抱えていました。そこで、日本の人材だけではなく、外国人人材の必要性を考え始めたことがきっかけですね。
最初に、弊社は技能実習生の受け入れから始まりました。最初は10名程度でしたが、その後は順調に受け入れが進み、気が付いたら技能実習と特定技能併せて124名になっていました。そのうちの57名を特定技能外国人として雇用しており、15名がグランドハンドリング、そしてその他はビルクリーニングとなっています。
その技能実習生たちが会社に残りたいと言ってくれたこともあり、特定技能へ移行をしています。彼らは会社にとってなくてはならない戦力なので、今後も毎月10名程度は採用していきたいと考えています。
国籍はフィリピンが8割なのですが、ベトナム、スリランカ、インドネシアなどの国籍の方も在籍しています。手続きの煩雑さなどを考慮し、今後は、インドネシア国籍の特定技能外国人の採用を増やしていきたいと考えています。
――――SMILEVISAを知ったきっかけを教えてください。
SMILEVISAを知ったきっかけは、私の上司がインターネットで特定技能の自社支援や管理費削減について調べている際に、見つけました。
その際に、他にも3社くらい同じような特定技能外国人の管理システムサービスを提供しているところがあったので問い合わせていました。
――――なぜSMILE VISAを選んだのですか？
その中でSMILEVISAを選んだ理由としては、まず第一に、金額面がリーズナブルだったこと。そして次に、SMILEVISAでは契約する前にデモアカウントというお試しでの利用が可能なのですが、そのデモアカウントを実際に使ってみたらとても使いやすかったんです。
SMILEVISAは、シンプルなデザインやユーザーが何をすればいいか一目でわかるようなステップが表示されたりと、機能的な部分が良かったですね。
また、「こういう機能があったらいいな」という要望を出すと、その内容に応じて定期的に機能をアップデートしてくれるのでそれも助かるなという印象でした。
あとは、他社に問い合わせた際に担当の方とやりとりをしていたのですが、SMLEVISAのスタッフさんが一番レスポンスが早く、親切な印象を受けたからですね。やはりレスポンスが早いのは重要だな、と思って決めました。
――――SMILE VISAを使ってみての感想・解決した課題を教えてください。
まずは、やはり特定技能外国人の自社支援を実現したことでの管理費の削減が一番ですね。当時、特定技能外国人の管理費が人数分かかる予定だったのですが、自社支援に切り替えてからは、1か月あたり約180万円削減することができました。
また、私は特定技能外国人の支援担当者として日々実務を行っているのですが、あったらいいなという機能が多いので書類作成の手間もかなり楽になりました。書類作成の効率化ができたので、そこは大きかったですね。なにせ人数が多いので・・・・笑
特定技能外国人の一覧でソート機能があったり、母国語の自動翻訳があったり、在留期日が迫っている人はマーカーで印が表示されたりなど、便利な機能が多いです。手動で全て入力するより、断然早いんですよね。
――――自社支援を始めるにあたり不安はありませんでしたか？
もともと私は、前職でも特定技能外国人の支援業務などの経験があったため、そこまで大きな不安というのはありませんでした。
私の上司は、最初は特定技能外国人の支援をするにあたってどのような業務があるのか、書類はどんなものが必要なのか、支援業務はどのくらいの量で、本当に一人で出来るのかな？という不安はあったと思います。
というのも、弊社は外国人の数が多いのでなおさら、1名の支援担当者で、業務が回っていくのか？という点については、上司は気にしていましたね。
――――その不安はどのように解消されましたか？
弊社の場合は、まずはSMILEVISAと契約する前の段階で、何度か面談をし、相談をさせてもらっていました。実際に自社支援をする際の業務内容や量、コストについて、自社支援を確実にするためのスケジュールや準備、担当者の採用などについてですね。
そのため、自社支援に切り替えるタイミングでは人員体制や、SMILEVISAの導入など準備が整っていたので特に問題なくスムーズに切り替えることが出来ていました。
自社支援を開始してからは、SMILEVISAを使って業務を行うことで、書類作業については効率的に行い、実際の外国人などの面談に注力できるようにしました。
また、実務のコツとして私が心掛けていることとしては、外国人の申請業務などについてはグループごとにわけて一気に行っていましたね。
この時期に入国した外国人を1グループ、などとして、期限の前からまとめて動くようにします。在留資格については期限が定められているので、その前に時間に余裕をもって動きます。
あとは支援する外国人とは、早く距離が近くなるように努力しました。やはり個人的に仲良くなると、書類を集めてもらう際も早く動いてもらえます（笑）
わからないことがあればその都度、出入国在留管理庁へ確認を取ったりして疑問を解消していたので、こまめに周囲にヘルプを求めることも大事ですね。
――――SMILEVISAのサポート体制はどうですか？
SMILEVISAはシステムのみの利用なのですが、システムを使う中で操作がわからない点があった場合はすぐにSMILEVISAカスタマーサポートにメールで聞いています。
連絡をしてから当日～2日以内には返信があり、レスポンスが早いのでとても助かっていますね。書類などを作成していると、どうしても今知りたい！ということもあるので。また、回答も的確に送ってくれるのでやり取りがスムーズです。
要望を伝えると、システムのアップデートも対応してくれるのでいいですね。欲しいと思っていた機能が実装されていると、とても便利だなと思います。
定期的に、メルマガで特定技能の最新情報やSMILEVISAのアップデート情報を送ってくれたりするので、時間があるときは見ていますよ！
――――ありがとうございます。最後にコメントをお願いします。
現在、弊社では特定技能外国人を自社支援で受け入れていますが、SMILEVISAは毎日のように使っていて、とても業務に役に立っています。
SMILEVSIAのスタッフさんともこまめにやり取りをさせて頂いて、助かっています。
いつもありがとうございます、これからもどうぞよろしくお願い致します！
インタビュー担当者：淺倉より
今回、ワールドエンタプライズ株式会社のジョーンズ様へインタビューをさせて頂きました。
ワールドエンタプライズ株式会社様は、特定技能の自社支援に向けて、情報収集やスケジュール策定、SMILEVISAの導入時期など、着実に＆段階的に準備をされているという印象でした。
そして、自社支援を始めてからもジョーンズ様の業務への理解度の高さもあり、非常にスムーズに業務をこなされているなと感じています。
ジョーンズ様からはいつもSMILEVISA機能のフィードバックを頂き、SMILEVISAスタッフとしてもとても助かっております。
今後も、特定技能の受入れが順調に進んでいくことを期待しております！インタビューへのご協力、まことにありがとうございました。
