個別機能のご紹介
新規認定申請、変更申請、更新申請書類をSMILEVISAひとつでスピーディーに作成。
初めての申請でも、ステップに沿って迷わず作業ができるシンプルで実用的な仕様。
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企業と人材情報を事前登録
受入れ企業の情報と特定技能外国人の情報を事前にフォーマットに沿って入力。どのような情報が必要なのか、定められた入力フォームに入力するだけで今後は申請ごとの記入は不要に。
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認定・変更・更新申請を自動ステップで表示
申請画面では、全て申請フローが表示され、ステップに沿って入力するだけで簡単に書類作成が可能。
初めて申請する場合でも、フローに沿って選択・入力をすれば最後に全て提出に必要な書類をダウンロードできます。一括ダウンロードも可能なため、申請人数が多くてもラクに出力できます。
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一緒に提出すべき書類を一覧で表示
SMILEVISAで出力される書類のほか、特定技能外国人が準備すべき納税証明書など公的書類や、その他受入れ企業が取り寄せるべき書類などが申請状況に合わせて一覧で表示されます。何を準備したらいいのか一目瞭然です。
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ファイルの一括ダウンロード
チェックをつけたファイルに関して、一括でダウンロードでき、かつ、ひとつのPDFに結合することができるので窓口申請でもオンライン申請でも業務効率の短縮につながります。
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オンライン申請用のCSVが出力可能！
オンライン申請を活用したくても、入管のオンライン申請システムで改めて手入力する場合は非常に工数がかかります。SMILEVISAから出力されるCSVをオンライン申請のシステム取り込むだけで申請情報の登録が完了します。SMILEVISAのみしかない機能です※当社調べ
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自動翻訳機能付で翻訳不要
雇用条件書など母国語での翻訳が必要な場合でも、特定技能外国人の国籍を選ぶだけで自動で全て翻訳されます。これまで書類を翻訳依頼していた工数やコストも同時に削減することができます。
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申請は簡易バージョンに切り替えも可
SMILEVISAですでに何度も申請を行っており、途中のステップを省略したい場合は簡易申請バージョンの利用が可能です。すでに申請や操作に慣れており、多くの外国人の書類作成を時間を短縮しながら行うことができます。
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テンプレート機能で悩まず入力
特別な説明が必要な項目では、SMILEVISAであらかじめテンプレート機能を用意しています。説明文に悩む必要がなく、ボタン一つで在留資格が通る説明文が一瞬で表示されます。そのため、はじめてでも悩まずに作成することができます。
3か月に一回の定期届出は、必要事項を入力するだけでラクラク作成＆提出可能。うっかり忘れがちな情報入力もカバーし、スムーズな提出を実現しました。
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最適なフローに沿って定期報告を作成
定期届出の作成に必要な情報をステップに沿って入力するだけで作成することができます。
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デフォルトデータを表示して工数削減
自分でエクセル入力するとすべての項目を入力する必要がありますが、SMILEVISAの定期届出はすでに必要な項目に数字やチェック、前回報告したデータを引き継いでいるため面倒な入力作業を大幅に削減。
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報酬状況は一括更新で効率的に入力
報酬状況は、ひとつひとつ手入力すると時間がかかりますが、一括更新用のテンプレートを使うことでデータ入力作業を効率的に行うことができます
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一緒に提出すべき書類を一覧で表示
定期届出の必要書類のほかに、一緒に提出が必要な書類についても一覧で表示。迷わず提出書類を揃えることができます。郵送する際の注意点など、細かい疑問などについても対応。
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電子届出に対応したCSVの出力可能
電子届出に対応したCSVもボタン一つで出力でき、あとは、電子届出システムにCSVをアップロードするだけです。
特定技能外国人の退職や、雇用条件の変更などで発生する随時届出。申請するタイミングがわかり、迷わず申請できます。
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退職の報告もわかりやすく作成
特定技能外国人から退職希望があった場合、そして実際に退職した場合の報告書の作成も随時届出機能でラクラク作成できます。どのタイミングに、どの報告書に何をいれるか悩む必要はもうありません。SMILEVISAがすべて自動で作成してくれます。
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便利なプチ機能が退職報告の作成をアシスト
同時に何名もの退職報告を作成しなければならない場合もお任せください。コピー機能を活用して二人目以降もラクにデータの作成ができ、同時提出機能を通じて、複数人を一括で報告する様式にして出力できます。
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自社支援への切り替え報告もあっという間に完成
登録支援機関に委託から自社支援に切り替える報告は、指定の報告書以外に、支援計画や所属機関概要書も作らなければなりません。SMILEVISAでは自社支援に切り替え対象の外国人を選択し、10項目ほどの設問を回答するだけで自動で作成できます。
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再雇用で必要書類は５分で完了
脱退一時金等の理由で一度退職した後に再度雇用するにしても、そのための随時報告書、新たな雇用契約書、条件書、賃金の支払い等を作成する必要があります。あらためて用意するには億劫になりますが、SMILEVISAであれば３ステップで５分も足らずで作成できます。
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分野（建設・農業）特有の書類を迷わず簡単に作成
建設分野で特定技能を受け入れる場合、重要事項説明書、日本人の経歴書、日本人と同等額以上の報酬であることの説明書といった建設分野特有の書類を作成しなければなりません。SMILEVISAであれば３ステップで簡単に作成できます。また農業分野における誓約書は、雇用実績に応じた記入が必須ですが、SMILEVISAで簡単に設定ができます。
※この他の随時報告機能についても、2024年に順次実装予定となっています
3ヵ月に1回以上の特定技能外国人と監督者との定期面談および、随時発生する相談苦情の記録を確実にデータ化します。
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定期面談の簡単に書類を作成
SMILEVISA上に表示される決められた質問事項に沿って質問＆チェックをしていくだけで、あっという間に定期面談の書類を作成できます。 特定技能外国人と監督者用の2つのフォーマットで、定期届出の際に提出も楽に。
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定期面談（外国人）の一括作成
同じ日、同じ担当者、同じ定期面談の内容であれば、一つ一つ作っていくのは大変ですよね。そのために、一括で定期面談を作成できる機能があります。また事業所単位で人材を絞り込みもできるので、事業所ごとに定期面談を実施した場合は絞り込み機能も活用しましょう。
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相談苦情も内容を記入するだけでカンタン作成
あらかじめ登録してある外国人の名前を選択し、相談苦情の内容を画面上に記入して保存。定期届出の時期にまとめて対象の相談苦情が自動で出力できます。
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該当期間の書類もまとめて出力
定期面談の内容や相談苦情記録簿のデータをあちこち探す必要はもうありません。SMILEVISAでは該当する期間の内容を自動で判別し、まとめて出力が可能です。
FAQ
Q1 SMILEVISAの導入時に、最初の説明や入力ガイドはありますか？
はい、ございます。SMILEVISA導入の皆様には、30分～1時間程度の無料の初期導入ガイドを提供しています。簡単な操作方法や、入力の流れなどをご説明します。
Q2 特定技能外国人の情報が多いため、初期設定として外国人の情報入力をSMILEVISAへお願いしたいのですが可能ですか？
はい、情報の入力代行は可能でございます。その際は、人数に応じてお見積もりをさせて頂いておりますのでお気軽にご相談ください。
Q3 他社よりSMILEVISAへ変更したいのですが、その場合はデータ移行はどうしたらいいですか？
データ移行に関しては、CSV機能にてデータを移行することが可能です。CSV機能については近日中の実装を予定しておりますので、それまではご自身でSMILEVISA入力して頂くか、もしくはデータ移行代行サービスもご利用いただけます。
Q4 実際に、お試しとしてSMILEVISAを使ってみることはできますか？
はい、可能でございます。SMILEVISAでは、14日間の無料デモアカウントを発行しております。ご希望の方は、こちらよりお問い合わせくださいませ。