社会福祉法人 茶の花福祉会
【社会福祉法人 茶の花福祉会様/SMILEVISA導入事例インタビュー】全くの未経験から自社支援体制の確立を実現！より多くの特定技能外国人を採用へ
- 介護
- 100～1000名
■ 社会福祉法人 茶の花福祉会プロフィール
社会福祉法人茶の花福祉会は、「完全参加と平等」の理念のもと、障害のある方々の自立支援を行っています。昭和54年の設立以来、就労支援、生活介護、グループホーム運営など、多岐にわたる福祉サービスを展開。利用者主体の支援を重視し、生きがいある生活づくりをサポートしています。緑豊かな環境の中、集団活動を通じた成長の機会を提供。地域とともに歩みながら、共生社会の実現を目指しています。
今回インタビューにご協力いただいた清水様、植松様、ラーマー様は、特定技能外国人の自社支援・内製化をノウハウゼロから実現されたメンバーとなり、現在はSMILEVISAを利用して特定技能の管理業務や書類の作成をこなされています。以前抱えていた課題について、SMILEVISAを通じてどのように解決できたのか、お話をお聞きしました。
サマリー
課題
- 雇用する特定技能外国人数が増加傾向にあり、自社支援への移行を希望していた
- 書類作成業務をやったことがなかったので不安だった
利用検討のきっかけ
- SMILEVISAをインターネット検索で発見し、自社のニーズに合っていると感じた
- UI・デザイン・サポート体制が他社より優れていたため、導入を決定
実施施策・成果
- 自社で特定技能外国人を管理および書類作成を内製化することでコスト削減に成功
- 書類作成や人材管理をSMILEVISAで実現し、自社支援体制の構築に成功
―――SMILEVISA導入の背景と、当時の課題について教えてください。
もともとは、現在受け入れている特定技能外国人を自社で支援したいと考え始めたことがきっかけでした。その際、自社で管理を行うには、特定技能に関する書類作成が可能な管理システムが必要であると判断し、検討を開始しました。
特定技能外国人の受け入れに関しては、最終的に100名程度まで増やしたいという中長期の採用目標があり、アナログでの管理には限界があると感じていました。そこで、書類作成が可能で、かつ自社支援も実現できる管理システムを探していましたね。
最初からすべての特定技能外国人を自社で支援するのではなく、登録支援機関とも連携しながら、段階的に進められることが理想でした。現在、自社支援を行っている特定技能外国人の割合は全体の約1割ですが、今後は少しずつその割合を増やしていきたいと考えています。
――― どのような観点でシステムを比較されましたか？
特定技能の管理システムは、検索すれば複数見つかったため、いくつかのサービスでデモアカウントを作成し、実際に使用して比較しました。その中でも、SMILEVISAは書類作成のフローが特に明確で印象的でした。
たとえば在留資格申請書を作成する場合、SMILEVISAの画面上では「次にこれを入力」といったステップが表示され、提出に必要な書類が一覧でみれるので、初めての担当者でも手順に沿って進めれば申請できると確信できました。
正直、ここまで「誰でもできる」と実感させてくれたのはSMILEVISAだけでした。最終的には3社ほど比較しましたが、「誰でも簡単に書類作成ができる点」と「スタイリッシュなデザイン」で、直感的に使いやすいと感じたことが決め手でした。
――― SMILEVISA導入後の効果はいかがでしょうか？
もしSMILEVISAを導入せず、従来通りアナログでの書類作成を続けていたら、自社支援の実現は難しかったと思います。最大の成果は、「自分たちだけで自社支援が可能になった」という点です。
以前は申請書類もすべて外部に委託していましたが、今では自分たちで簡単に対応できるようになりました。専門知識がなくても、システム上のフローに沿って作業できるので、担当が誰であっても非常に使いやすいですね。
費用面でも効果は顕著で、たとえば10名程度の管理を外部委託から自社支援へ切り替えることで、毎月約30万円のコスト削減につながりました。SMILEVISAのシステム利用料を差し引いても、十分な削減効果があります。
また、オンライン申請機能が実装されているため、在留資格の手続きもスムーズです。「自分たちでできる」という社内のモチベーション向上にもつながりましたし、行政書士に1件あたり5万〜10万円を支払う必要もなくなりました。
書類チェック機能も便利で、足りない書類や入力ミスの有無がすぐに分かります。入社したばかりのスタッフでも、ミスなく作業できる環境が整いました。
――― SMILEVISAのオンライン機能についてはいかがでしょうか？
SMILEVISAのオンライン申請機能を使ってみた感想として、一括申請のCSVをSMILEVISAからダウンロードし、入管のオンライン申請にアップロードすればすぐに完了するため、業務が大幅に効率化されたと感じています。
また、申請書類についても必要書類をSMILEVISA上にアップロードすれば、一括ダウンロードで１つのファイルに統合してくれるので非常に助かっています。
SMILEVISAを利用する前は、申請書類については全て紙で、出入国在留管理庁へ持参して提出していたので、今はその手間がないだけで業務効率に天と地のような差があります。SMILEVISAの導入・利用により、非効率で、苦痛に感じていた業務がスムーズにこなせるようになりましたね。
―――カスタマーサポートの対応はいかがでしたか？
SMILEVISAでは、同じ担当者が継続して対応してくださるので、毎回スピーディかつ的確にサポートしていただき、大変助かっています。基本的にはメールで質問をしていますが、返答が的確で、疑問点はすぐに解消できます。
また、回答に時間がかかる場合でも、「いつまでにご連絡します」と一報をいただけるため、非常に安心感があります。
さらに、使用中に「こんな機能があると便利」と伝えたところ、「いつまでに実装予定」といったスケジュールまでご共有いただき、ユーザーの声を真摯に受け止めてくださっていると感じています。
―――どのような企業にSMILEVISAをおすすめできますか
おそらくですが、特定技能外国人の雇用が20名を超えてくると、アナログ管理では限界が出てくると思います。ただし、20名に満たない場合でも、10名以上雇用している、もしくは中長期で多数の採用を検討している企業様には、SMILEVISAを強くおすすめしたいです。
私たちは介護分野での導入ですが、同業はもちろん、他業種の企業様にも問題なく利用できると感じています。SMILEVISAは分野ごとの機能がしっかり実装されており、少なくとも介護業界においては非常に満足できるシステムです。ぜひ一度試してみていただきたいです。
―――インタビュー担当者（淺倉）のコメント
このたびは、社会福祉法人 茶の花福祉会の清水様、植松様、ラーマー様に、SMILEVISA導入事例インタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。
特定技能制度の活用に向けた取り組み、導入の背景、そして導入後の具体的な成果まで、非常に実践的かつ貴重なお話をお聞かせいただきました。
また、「SMILEVISAのファンとして応援している」とのお言葉も頂戴し、弊社スタッフ一同、大変光栄に感じております。今後も、貴法人のご期待にお応えできるよう、より一層サービスの向上に努めてまいります。
