株式会社サン・クリーンサービス
【株式会社サン・クリーンサービス様/SMILEVISA導入事例インタビュー】組合委託から自社支援へ。SMILEVISA導入でコスト削減と“より強固なチームの信頼関係“を育む
- ビルクリーニング業
- 100～1000名
■ 株式会社サン・クリーンサービス プロフィール
大阪府で創業し、今年で35年目を迎える株式会社サン・クリーンサービス。
病院や医療施設を中心に、清潔で安心できる環境づくりを支える清掃サービスを提供しています。
近年、エネルギーコストや人件費の高騰、人材不足など、清掃業界を取り巻く環境は大きく変化しています。
こうした中で、人件費の上昇分をそのままお客様にご負担いただくのではなく、双方が持続的に「Win-Win」の関係を築ける仕組みが求められています。
お客様の限られた予算をいかに有効に活かすかが清掃会社の腕の見せ所だと考えています。
ご予算内で稼働できる時間をもとに、「どこに・どれくらい・どのように」時間を使えば最も効果的かを設計し、“きれいの最大化”を実現する清掃を提案しています。
変化の時代に寄り添い、共に成長し続けるパートナーでありたいと考えています。
株式会社サン・クリーンサービス様は、当初、支援業務を組合に委託していましたが、費用の高騰と現場とのコミュニケーション不足に課題を感じていました。
そんな中で出会ったのが「SMILEVISA」。導入をきっかけに支援業務を内製化し、コスト削減と外国人社員との関係改善を同時に実現しました。
今回は、代表の金山俊則様、そして現場で運用を担う金山紘彰様に、その導入背景と効果についてお話を伺いました。
サマリー
課題
- 特定技能外国人の支援業務を外部の組合に委託していたが、
組合費の値上げによりコスト負担が増大する懸念があった。 - 組合を介した間接的なコミュニケーションにより、
外国人社員との距離が生じ、現場の声が届きにくかった。 - 委託先による支援が形式的になり、実務的な課題解決につながっていなかった。
利用検討のきっかけ
- 特定技能制度についてインターネットで調べる中で、
「自社で支援ができる」SMILEVISAの存在を知る。 - 内製化は難しいと考えていたが、SMILEVISA担当者の丁寧な説明と対応により、自社でも運用できる確信を得た。
- コスト面の優位性と、運用面での安心感が導入の決め手となった。
実施施策・成果
- SMILEVISAを導入し、支援業務を自社で内製化。
- 担当者が操作を習得し、電子化・オンライン申請による効率化を実現。
- 外部委託時と比べ、96％のコスト削減を達成。
- 組合を介さず直接コミュニケーションを取れるようになり、
外国人社員との信頼関係が深まり、チームとしての一体感が向上。 - 迅速なサポート対応と伴走型のフォローアップにより、運用初期の不安をスムーズに解消。
- オンライン申請機能により、場所を問わず申請業務を完結できる柔軟な体制を構築。
―――SMILEVISA導入の背景と、当時の課題について教えてください。
金山 俊則：
同社では、SMILEVISA導入前は外国人材の支援業務を外部の組合に委託していました。
しかし、ちょうど組合費の値上げの話が出ていた時期で、コスト面の負担が大きくなる懸念がありました。
当時は、支援業務を自社で行う“内製化”は難しいものだと思っていました。ところが、特定技能制度についてインターネットで調べている中で、SMILEVISAを見つけたんです。「自社で支援ができる」という内容に興味を持ち、問い合わせをしたところ、“可能です”と説明していただき、そこから具体的な話が進みました。
また、コスト面だけでなく、委託先の組合による支援が十分に機能していなかったことも課題のひとつでした。
形式的な対応に留まってしまっていて、実際の現場での課題解決にはつながっていませんでした。当時は技能実習生が中心でしたが、組合を通さないと外国人材と直接コミュニケーションが取れない仕組みだったんです。
そのため、現場との情報共有がうまくいかず、コミュニケーションエラーが多発していました。結果的に、コストとコミュニケーションの両面に課題を感じていましたね。
――― SMILEVISA導入の決め手は何でしたか？
金山 俊則：
導入を決断した最大の要因は「費用面」です。当時は、特定技能支援を自社で行うこと自体が初めてだったので、“使いやすさ”や“機能”といった部分は、正直まだ実感がありませんでした。ですから、まずはコストを基準に判断しました。
費用面で十分に導入可能な水準だったことに加えて、SMILEVISA担当者の方から“運用も問題なくできますよ”と心強い言葉をいただいたことで、不安が解消されました。そのおかげで、早い段階で導入の意思決定をすることができました。
――― SMILEVISA導入前、自社での運用についてどのようなイメージをお持ちでしたか？
金山 俊則：
正直、私たち自身も内製化について詳しく調べたことがなかったので、実際にどの程度の業務量が発生するのか、全体像がまったく見えていませんでした。“本当に自社でできるのか”“片手間で対応できるレベルなのか”という疑問がありましたね。
――― どのようにして導入へのイメージを固めていかれましたか？
金山 俊則：
こうした疑問を解消できたのは、SMILEVISA担当者のサポートが大きかったです。導入前の段階でSMILEVISA担当の方に“本当に自社で運用できますか？”と何度も相談しました。
また、実際に事務所まで来てくださって、私たちの状況や課題を丁寧にヒアリングしてくれたうえで、“こうすれば十分に対応できますよ”と具体的にアドバイスをいただきました。
その言葉で運用の全体像が見え、安心してスタートを切ることができました。
――― SMILEVISA導入当初、操作や運用面で戸惑いはありましたか？ どのように慣れていかれましたか？
金山 紘彰（SMILEVISA操作担当者）：
導入初期は、初めて扱う業務やシステムだったので、戸惑う部分もありました。
これまで組合に任せていた業務は、専門的で自分たちにはできないという印象があったので自社で行うのは新しい挑戦でしたね。
ただ、疑問点があればSMILEVISAの担当者に“ここが分かりません”“これはどうしたらいいですか”と何度も質問して、その都度丁寧にフォローしていただいたので、本当に助かりました。
今ではシステムの構造も少しずつ理解できて、“これはこういう仕組みなんだな”と分かるようになりました。導入当初は不安だらけでしたが、継続的なフォローアップがあったおかげで、安心して自社支援を進められるようになりました。
――― 初めての申請業務は、どのようにスタートされたのですか？
金山 紘彰：
導入当初の申請業務は、私が中心となって進めました。
最初は新しい業務に取り組む緊張感もありましたが、申請をこなす中で自然と操作に慣れ、全体の流れを理解できるようになりました。
その後は、もう一人の社員にも申請業務に加わってもらい、二人体制で効率的に進められるようになりました。また、SMILEVISAの導入によって書類の多くが電子化されたことで、手間が減り、その分、更新申請などの対応に時間を割けるようになりました。
――― SMILEVISA導入後の効果はいかがでしょうか。
金山 紘彰：
導入当初は、取り次ぎ資格をまだ取得していなかったため、手続きには苦労もありました。
最初の頃は取り次ぎ資格がなかったので、春先に大阪入管へ直接行って申請を行いました。かなりの時間待たされて、“これは大変な業務だな…”と感じたのを覚えています。
その後、取り次ぎ資格の講習を受けて資格を取得し、入管からIDとパスワードを発行してもらい、そこからはネット申請に切り替えました。
今では、資料を確認しながらデスクで申請できるようになり、業務の効率は格段に上がりました。非常に便利ですね。
費用面でも、導入効果は明確に現れています。外部の組合に委託していた頃と比べると、96％のコスト削減ができました。これは会社にとって非常に大きな効果でした。
――― 内製化によるコミュニケーション改善はどうでしたか？
金山 俊則：
費用削減だけでなく、コミュニケーション面の改善も大きな成果として実感しています。
以前は、組合を通してやり取りをしていたので、外国人社員との間にどうしても“壁”がありました。私たち自身も、どこか「組合を介して関わっている方々」という感覚があり、なかなか踏み込んだコミュニケーションが取りづらかったんです。
また、組合が外国人本人の意見を代弁する形で企業側に伝えることも多く、距離感がありました。
しかし、SMILEVISAを導入してからは、その構造が一変し、外国人社員と私たちが同じチームの一員として向き合えるようになりました。
たとえば、“お給料を上げたい”という話が出たとしても、単なる要望として受け止めるのではなく、 “会社としてこういう考え方を大事にしているから、そこを意識して頑張れば昇給につながるよ”というように、お互いに前向きな会話ができる関係性に変わりました。
この“ストレートに話せる関係”が築けたことは、内製化による最大の成果だと思います。
――― SMILEVISAのどのような点に魅力を感じていますか？
金山 俊則：
SMILEVISAを導入して特に魅力を感じている点として、まずコスト面での優位性です。
どうしても組合に委託していた頃と比較してしまうのですが、企業が支払う費用として見ても、SMILEVISAは圧倒的にコストメリットがあります。支援業務を内製化することで、企業としての負担を大きく減らせるのは非常に魅力的だと思います。
次に、フォローアップ体制の手厚さも大きな安心材料となっています。
一般的にSaaSのサービスは、導入後のフォローアップが弱い印象があります。しかし、SMILEVISAは、 担当者の対応がとても早く、分からないことを質問するとすぐに答えてくれます。説明も分かりやすく、常に伴走してくれる感覚が魅力だと思います。
金山 紘彰：
パソコン1台あればすべての作業が完結できるのが本当に便利です。申請や書類作成が電子化されているので、手間も大幅に減りました。
以前は組合を通していたため、連絡を取るにも通訳を介したり、回答をもらうまでに数日かかったりしていました。今では自分たちのスケジュールに合わせて動けるので、業務のスピードが格段に上がりました。
また、外国人社員とのコミュニケーションがスムーズになったことも大きな変化でした。これまでは組合経由でのやり取りが中心だったので、実習生本人からの質問や要望にすぐ対応できないことも多かったんです。
今は、外国人社員が直接“申請の進捗どうなってますか？”と聞きに来たときにも、その場で“審査中だから大丈夫だよ”と伝えられます。
そうすると、相手も安心してくれますし、信頼関係もより強くなりました。
最後に、スケジュール管理の自由度も向上しましたね。
在留資格の更新も、今では期限の1か月前を目安に自分たちで進めています。
組合を通していたときは、2〜3か月も前から“この日までに資料を出してください”と決められてしまい、社内の予定と合わないことも多かったんです。
今は自分たちのペースで柔軟に調整できるので、業務全体がとてもスムーズになりました。
――― SMILEVISAのオンライン申請機能の効果はいかがでしょうか
金山 紘彰：
本当に便利ですね。
必要な情報を入力してクリックするだけで、自動的に書類が整い、申請用のファイルをまとめて作成してくれます。そこから入管のオンラインシステムへ直接申請できるので、作業がスムーズです。
パソコンさえあればどこでも申請できるので、ノートパソコンを家に持ち帰って作業することもあります。
あと、SMILEVISAの担当者の方には、提出資料を送るとすぐに確認・対応して返してもらえます。わからない点を質問しても、すぐに返信をいただけるので非常に助かっています。
たとえば、申請に必要な顔写真データも、担当者の方がきちんとしたサイズに整えて送ってくれるんです。自分で画像を編集する必要がないので、とてもありがたいです（笑）
――― どのような企業にSMILEVISAをおすすめできますか？
金山 俊則：
今後、特定技能外国人の受け入れを増やしていく予定のある企業には、SMILEVISAは特におすすめです。
受け入れる人数が増えれば増えるほど、コスト面でのメリットは大きくなっていきます。
また、自社で支援を行うことで、外国人社員とのコミュニケーションが格段に良くなります。
コスト削減と関係性の改善、両方を実現できるサービスなので、導入する価値は非常に高いと思います。
金山 紘彰：
私の知り合いの企業でも、『これから技能実習生や特定技能人材を受け入れようかな』という話をよく聞きます。
ただ、やはり組合に依頼すると費用が高く、受け入れ人数が増えるたびに組合費も上がっていくため、ためらっている企業が多いのが現状です。
その点、SMILEVISAを使って自社で支援を行う形にすれば、コスト面の負担を大幅に抑えることができます。
業務の流れもシステム化されているので、担当者が1人いれば十分に回せます。そうした意味でも、これから外国人材の受け入れを検討している企業さんには、ぜひおすすめしたいですね。
―――インタビュー担当者（丹下）のコメント
このたびは、株式会社サン・クリーンサービスの金山俊則様、金山紘彰様に、SMILEVISA導入事例インタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。
今回の事例では、コスト削減と組織コミュニケーションの改善を同時に達成された点が非常に印象的でした。SMILEVISAの導入が単なる業務効率化にとどまらず、現場のコミュニケーション改善やチームの一体感づくりに寄与していることを改めて実感しました。
SMILEVISAチームとしても、こうした“自社支援に挑戦する企業”をこれからも全力で支えていきたいと思っています。
今後も、現場の皆さまが安心して運用を続けられるよう、サポート体制の強化と機能改善に努めてまいります。
引き続き、SMILEVISAをよろしくお願いいたします。
