ココロ商事株式会社
【ココロ商事株式会社様/SMILEVISA導入インタビュー】ノウハウがなくてもSMILEVISAで工数を削減＆サポートで自社支援に成功！管理費カットを実現
- 建設業
- 1～100名
【ココロ商事株式会社プロフィール】
ココロ商事株式会社は2016年に創業された従業員80名の企業です。主な事業はプラスチック加工再生、産業廃棄物収集運搬、古物営業法による古物商となっており、排出されたプラスチックを地球にやさしい再生原料として生まれ変わらせ、資源循環事業に取り組んでいます。金属系再生資源として、破砕・選別技術を活用し雑品スクラップの再資源化にも取り組み、持続可能な社会の実現を目指しています。
今回は特定技能外国人の管理を一任されているココロ商事株式会社の王様にインタビューしました。建設分野で特定技能外国人を2023年10月時点で3名（予定含む）受け入れを行っています。
担当者の王様は、前職では技能実習の管理組合にて業務の経験があり、現在はSMILEVISAを利用して特定技能の管理業務や書類の作成を行っています。
これまで抱えていた課題をSMILEVISAでどのように課題を解決できたのか、お話を伺いました。
サマリー
課題
- 特定技能外国人を雇用したいと考えていたが、何から始めたらいいのかわからなかった
- 特定技能外国人の在留資格申請書類の作成を自分たちでやろうとしたが、煩雑で時間がかかり、フォーマットも分かりずらかったため、自分たちで書類を作成するのが難しいと感じた
- 特定技能外国人の管理コストが1名あたり3万円かかるため、今後も継続的に受け入れていくためにはコスト削減が必要だと感じた
利用検討のきっかけ
- 知り合いの紹介でSMILEVISAを知り、特定技能外国人の書類作成が楽にできるツールがあると知った
- SMILEVISAをお試しで使ってみたら使いやすく、継続して使いたいと感じた
- 自社支援で受け入れをすると管理コストが下がると知った
実施施策・成果
- 特定技能外国人の書類作成にかかる時間や労力が圧倒的に減り、効率化を実現した
- 自社支援を成功させることにより、本来かかるはずだった管理費1名あたり3万円を削減した
―――SMILEVISA導入の背景と、当時の課題について教えてください。
SMILEVISAを導入しようと思ったきっかけについては、まず特定技能外国人を雇用したいな、と思い始めたことにあります。
私がもともと技能実習の監理組合で働いていたので技能実習のことはわかってたんですが、特定技能外国人ってどうやって受け入れたらいいんだろう？と。
特定技能外国人を受け入れる上で必要な支援業務であったり、書類の作成方法、そもそもまず何をどうすればいいのか？何から始めていいかわかりませんでした。
自分で最初はいろいろ情報収集していましたが、知人からSMILEVISAの川村社長を紹介してもらい、SMILEVISAという便利なシステムがあるということを初めて知りました。最初は使ってみて、不要であればすぐ辞めたらいい、と思ってたんですが使い始めると便利すぎて今後も使っていきたいと感じて導入に至りましたね。
また、特定技能外国人をこれからも増やしていく方針だったので、支援を管理委託した場合のコストが1名あたり3万円前後と考えると、今後管理委託し続けるよりは、自社で支援してコストを削減しなければならない、という課題もありました。
―――どのような観点で特定技能管理システムを検討されましたか。
まず重要だなと思ったのは、システムの使いやすさでした。
最初は特定技能外国人受入れを管理したり書類作成するシステムがあるって知らなかったので、SMILEVISAを使う前は自分でもネットでいろいろ調べてました。
自分でいざ作ってみるとなると、出入国在留庁の決められた書式の書き方や、申請許可が下りてからの流れ、3か月に一回の定期報告もややこしくてわからなくて…。しかも書類が多いので、自分で作ったらとんでもなく面倒くさいなと（笑）
だからこそ、自分たちだけでもカンタンに操作できるシステムの使いやすさは大事だな、と思っていて。
SMILEVISAだと在留資格の申請書類作りは勿論なんですが、3か月に一回の定期報告・相談苦情の記録とか、定期的に提出しなければいけない書類もパパっと必要事項を入力するだけであっという間に書類が自動で作成出来ました。
システムを検討する上で、あまり知識がなくとも、ステップやガイドに沿って入力するだけでカンタンに書類が作成できる、という利便性があるかどうかはとても重視していました。
―――SMILEVISAを導入する際に良かったこと・苦労したことがあれば教えてください
SMILEVISAを導入する上で、良かったことはやはり圧倒的に書類作成の工数が減ったことですね。また、あまり知識がなくてもフローに沿って入力するだけで自分でちゃんと書類が作成できることです。
特定技能外国人を自社支援で受け入れていくことに関しては、社内でも社長含め全員意見が一致していたので、特に導入時に苦労はありませんでした。
システムについても最初の面談で使い方を教えてもらえるので、特に導入時に難しいと感じることはなかったですね。
※SMILEVISAではご契約時に1時間程度の初期導入ガイドを無料で行っております
―――カスタマーサポートの対応はいかがでしたか？
SMILEVISAの川村さんに担当して頂いているんですが、いつも丁寧に教えて頂いてとても助かっています。わからないことがあればすぐに連絡して、すぐにお返事いただけるので。
自社支援サポートのオプションを利用していて、毎月SMILEVISAと自社支援サポート面談があって、そこでわからないことを解消したり、特定技能について相談したりしています。
※SMILEVISAでは毎月の自社支援サポート面談にて、特定技能に関するレクチャーを行っています
―――自社支援サポートの内容はいかがでしたか？
1回目の面談は、SMILEVISAの操作方法や、採用したいと思っている外国人の在留資格を特定活動として申請するところからサポートしてもらいました。
そのあとについては、弊社が建築分野なので、国土交通省の書類の案内をしてもらって必要な手続きを行っていきました。
続いて、特定技能の在留資格の申請書類や、申請が終わってからやらなければならない業務などをレクチャーしていただきました。
建設分野って、他の特定技能の分野に比べてやることがとにかく多いんです。SMILEVISAの自社支援サポートでは、どのような流れで申請を行えばいいのかを丁寧にレクチャーしてくれて、さらに私が作成した書類をチェックしてくれました。
状況に合わせて、次こういうことやっていきますよっていうのを教えてくれるので、学びながら実務をこなせるという感じでしたね。
特定技能に関してはあまり知識がなく、まずどうしたらいいのか？というところから始まったので、自社支援サポートで大まかな流れや、実際の実務の中で必要な知識などを学ぶことができたのがとても良かったです。
――― SMILEVISA導入後の効果はいかがでしょうか。
最初は2か月くらい、自分で出入国在留庁へ確認したりネットで調べたりして頭を悩ませてたんですが、SMILEVISAを導入してからはもう圧倒的にスムーズに書類が作成できたという実感はあります。
特定技能の管理費についても、委託すると毎月3万円前後はかかるところを、SMILEVISAの基本料金だけで済むので外国人1名あたり2万〜2.5万円程度はコストカットできていると感じます。
わたしは他の仕事も兼業しているので、新しく人材採用するわけではなく社内の人員を特定技能の業務に配置するだけで自社支援が出来て、かつ管理費を大幅にコストカットできました。
特定技能についてはわからないことが多かったので、悩むより先にSMILEVISAを導入したらよかったなと思いました。
―――どのような企業にSMILEVISAをおすすめできますか？
今、人手不足の影響もあり、日本の企業は外国人労働者を受け入れていきたい！と思っているところが多いと思うんです。
でも外国人雇用って、わからない部分も多いですよね。だからもう全部そういった煩雑な部分はSMILEVISAみたいな便利なシステムを使って、自分たちで特定技能外国人を管理できるようになったら、それはとてもいいことだと思っていて。
これから特定技能外国人を受け入れていきたい！と考えている企業さんに、SMILEVISAはとてもオススメなのでこれから紹介していきたいな、と思っています。
―――インタビュー担当者（浅倉）のコメント
今回は、特定技能外国人を受け入れる建設分野のココロ商事様にインタビューさせて頂きました。インタビューに応じてくれた王様は、現在SMILEVIAを使って特定技能外国人の管理や在留資格の申請、定期的な報告などを行っていただいています。
インタビュー中に何度もSMILEVISAはとても便利です！とおっしゃっていただいて、スタッフとしてとても嬉しい気持ちになりました。今後はもっと特定技能外国人を自社で受け入れて、経験を積んでいきたいということでしたので、スタッフ一同応援しております！
この度はインタビューにご協力いただきまして、誠にありがとうございました。
