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みなさんこんにちは！特定技能の書類作成・人材管理システムを提供しているSMILEVISAです。
2026年1月26日に、定期届出に関する「作成要領」が出入国管理庁によって公表されました。2026年4月から始まる新制度に向けて、作成方法が詳しく示されました。
この記事では、以下の点についてわかりやすく解説しています。
- 定期届出とは
- 作成要領で示された具体的な内容
- 実務で注意すべきポイント
今回の作成要領の公表は、外国人を受け入れている、または受け入れ予定の企業や団体にとって重要な動きです。是非最後までご覧ください。
特定技能外国人に関する定期届出とは？
定期届出（定期報告）とは、特定技能を受け入れているすべての企業が、特定技能外国人の受入れ状況、特定技能外国人の活動状況、支援の実施状況を整理して、所定の様式に記入し、提出することです。
この定期報告により、出入国在留管理庁は受け入れ企業が適切な特定技能外国人の受け入れを行っているかどうかを定期的にチェックしています。
特定技能を受け入れる際に、必ず必要となる業務のうちの一つです。
作成要領で示された具体的な内容
作成要領で示された具体的な内容について、概要から記載方法の注意点まで詳しく説明していきます。
1. 定期届出の基本概要
定期届出の提出期間は、届出対象年度の翌年度の4月1日から5月31日までとなっています。
提出方法としては、電子届出システム、または地方出入国在留管理局窓口への郵送・持参があります。電子届出システムは2026年1月に改修されてより使いやすくなったため、こちらを推奨します。
※電子届出システムを利用する申請（オンライン申請）について、以下のブログで詳しく解説しているのでご覧ください。
定期届出の提出は、届出対象期間（前年4月1日～当年3月31日）に1日でも特定技能外国人の受入れ実績があれば必要となります。一方で、期間中に受け入れがない場合や、法人が倒産・廃業している場合は提出する必要はありません 。
例えば、2025年4月1日から2026年3月31日に1日でも特定技能外国人を受け入れていた場合は、2026年4月1日から2026年5月31日の間に定期届出を行う必要があります。
2. 報告対象者に関する規則
報告対象者となるのは、届出対象期間中に1日でも受入れ（在籍）があった全ての特定技能外国人です。
受入れ開始日は、原則として「特定技能」の在留資格で上陸許可を受けた日、または在留資格変更許可を受けた日となります。
期間中に新規採用された者や退職した者も、届出対象期間内に在籍していればそれぞれ1名として計上します。また、期間中に一度雇用契約が終了し、同一人物を同じ届出対象期間内に再度雇用した場合であっても、計上人数は「1名」となります。
一方で、届出対象期間中に特定技能1号から2号へ資格変更した場合は、「特定技能2号」として計上し、1号の人数には含めません。なお、提出日時点で当年4月1日以降に在留資格の許可を受けた外国人については、今回の定期届出（前年度分）の対象外となります。
例えば、2026年4月1日以降に「特定技能」の在留資格の許可を受けた外国人は、定期届出の提出期間中（2026年4月1日 ～ 2026年5月31日）に在籍していても、今回の定期届出（2025年度分）の対象外となります。
3. 労働条件等の記載ルール
定期届出の記載には主に、４つのルールがあります。
①労働条件に関する数値は、各項目の平均値を算出したうえで、原則として小数点第1位を四捨五入し、整数で記載します。
②実労働日数とは、 実際に就労した日を指します。有給休暇や休業日は含まず、1時間でも就労した日や休日労働した日は含めます。
③昇給率については、同一の在留資格で継続して2年以上受け入れている場合にのみ記載する 。数値は小数点第2位を四捨五入し、小数点第1位まで記載してください 。
④雇用期間が1か月未満の場合は、各項目に「0」を記載し、備考欄に「1か月未満」と付記します。
4. 支援の実施状況と提出書類
定期届出にあたっては、支援の実施状況を正しく選択するとともに、定められた書類を提出する必要があります。
支援区分の選択について、「自社支援のみ」か、1人でも全部委託がいれば「支援の全部委託あり」を選択します。
必須の提出書類は、以下の2つです。
- 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）
- 特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況（参考様式第3-6号別紙1）
※特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況（参考様式第3-6号別紙1）は、特定技能外国人を受け入れている「事業所（拠点）」ごとに、別紙1を1枚ずつ作成する必要があります。
また、必要に応じて添付する書類は、以下の2つです。
- 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（署名欄）（参考様式第3-6号別紙2）: 登録支援機関に支援を全部委託している場合
- 報酬支払証明書（参考様式第5-7号）: 口座振込以外で給与を支払っている場合
電子届出を行い、かつ過去3年間に処分がなく、上場企業や一定の受入れ実績があるなどの「一定の基準」を満たす場合は、所属機関に関する一部書類の提出が省略可能です。
実務で注意すべきポイント
実務を行う際は以下のような点に注意する必要があります。
- 時間外手当分を記載する場合、割り増し分のみでなく、手当をふくめた金額を記載
- 前々年度から昇給していない場合、昇給率は「0％」と記載（「100％」は前々年度から前年度で2倍という意味）
詳しいポイントについては、出入国管理庁｜特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）をご確認ください。
まとめ
以上、新たに公表された定期届出の運用要領について解説しました。
定期届出は、実務上の判断が多い手続きです。また、また、平均値の算出や端数処理、実労働日数、昇給率の扱いなど、制度理解が不十分だと誤記につながりやすく、人手やExcelでの管理では確認・修正に時間がかかりがちです。
SMILEVISAは、こうした定期届出の実務負担を軽減し、正確かつスムーズに対応するために有効なシステムとなっています。
SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい！とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。
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※本記事は現時点(2026年1月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
