みなさんこんにちは！特定技能の書類作成・人材管理システムを提供しているSMILEVISAです。

今回の記事では、特定技能を自社支援での受け入れ、登録支援機関に委託した受け入れについて、違いやメリットとデメリットを比較していきます。これらの内容を理解することで、会社の実情に合わせた受け入れが可能になるため、ぜひご覧ください。

本記事の最後にて、自社管理（内製化）の初めてガイドと自社支援の成功事例集も無料でダウンロードが可能です。社内で使用して頂ける詳細版となっていますので、ぜひご活用ください。

特定技能の支援体制にはどんな選択肢がある？

特定技能制度における支援体制には、出入国在留管理庁で定められた主に以下の2つの体制があります。

選択肢①受入企業自らが支援を行う（自社管理/自社支援）

まず、特定技能外国人の支援や管理は委託しなければいけないと考えている企業も多いのですが、実は自社で支援・管理することができます。その場合は、受け入れ企業側で支援の担当者を選定し、支援を実施します。

支援担当者については下記の記事で詳しく説明しています。

選択肢②登録支援機関に委託する（外部委託）

特定技能外国人の支援を登録支援機関に委託するという方法もあります。法務省出入国在留管理庁に登録された「登録支援機関」が支援業務を代行し、管理費という名目で受け入れ企業側が費用を負担します。

登録支援機関は、入国時の送迎、生活オリエンテーション、日本語教育支援、相談対応、行政手続きの補助などを実施しています。また、受け入れ企業側は一部委託という形で、どこまで委託するかを選ぶこともできます。

登録支援機関についての詳細は下記で説明しています。

特定技能を自社支援で受け入れるメリット

メリット①委託管理費がかからない

まず、自社支援で受け入れると外部機関に支払う委託管理費を大幅に抑えることができます。例えば、支援委託にかかる費用は外国人一人当たり3万円程度とすると、自社で支援をする場合はこちらを支払う必要はなくなります。

メリット②より多く&より良い特定技能外国人を雇用可能

コストを抑えた受け入れを行うことで、より多くの人材を採用したり、福利厚生を充実させたりすることができます。その結果、さらに優秀な人材にきてもらう事ができるという良さがあります。

メリット③雇用した外国人の定着率が向上

自社支援でコストカットすることは、福利厚生や条件など社内制度を整えることにも繋がります。すでに採用面に加えて、雇用している特定技能外国人の定着率をアップさせることも可能になってきます。

メリット④外国人とより密にコミュニケーションを取ることができる

登録支援機関に頼らず、自社で外国人を支援することで、働いている外国人と接する機会が増えます。その結果として、外国人にとっての働きやすさ向上や、問題が起こった際など早期に解決を図ることができるなどメリットが大きくなります。

メリット⑤特定技能外国人の管理ノウハウが蓄積され、今後も安定的に受け入れができる

登録支援機関に頼った受け入れをすると、支援のノウハウを外部に依存してしまうことになります。そうするとより多くの外国人を採用した場合や、何かトラブルが起こった際に対処できない恐れがあります。

一方、自社支援で受け入れた場合は管理や書類作成のノウハウが自社に蓄積されるため、安定的に受け入れができるようになるというメリットがあります。

メリット⑥社内コンプライアンス向上につながる

自社で受け入れた場合、社内で全て支援業務や書類作成業務が完結するため、情報漏洩を防ぐことができるメリットがあります。また、企業の中で支援担当者を立て、実際に業務を行うことでコンプライアンスの向上にもつながります。

登録支援機関へ委託して安心していたら、知らない間に書類に不備があったり、支援が行われておらず出入国在留管理庁より指摘があった、というケースも珍しくありません。

特定技能を自社支援で受け入れるデメリット

デメリット①自社支援での受け入れには知識が必要になる

特定技能の受け入れを自社支援で行うと、登録支援機関に委託できる業務も自社の担当者が行うことになります。そのため、担当者が受け入れのために知識を補充したり、経験のある担当者を採用することが必要になってきます。

自社支援で受け入れた場合に発生する業務についてはこちらをご覧ください。

デメリット②受け入れノウハウを獲得するのに時間がかかる

実際に自社支援を行おうと思った場合、書類作成や支援業務のノウハウを獲得するには、一度経験する必要があります。特定技能外国人の支援業務には、そこまで高度な知識が必要というわけではありませんが、慣れていないと戸惑うことがあります。

デメリット③支援業務に手間がかかる

外国人を適切に支援するためには、社内で担当者を置く必要があり、多少の手間が取られます。多くの場合、担当者は専任ではなく会社内の他業務と兼任する場合が多いため、きちんとこなせるように業務量を調整する必要があります。

特定技能の支援業務を登録支援機関へ管理委託するメリット

メリット①自社の担当者の業務量が軽減される

委託した場合に大きいのが、支援業務の手間が削減できる点です。支援業務に慣れていない担当者は特に時間がかかってしまう恐れがあるため、現在は自社支援を行なっていても、最初のうちは登録支援機関に頼った受け入れを行なっていた企業も多くあります。

メリット②信頼できる登録支援機関ならば、安心して専門知識がある人に任せることができる

業務量の軽減だけでなく、専門知識がある人に任せることができる点も委託を利用するメリットです。委託先の企業は多くの企業の支援業務をこなしており、気をつけるべきポイントを抑えているケースが多いです。そのため、安心して委託することができます。

特定技能の支援業務を登録支援機関へ委託するデメリット

デメリット①委託管理費が大きくかかる

委託業務にはそれなりにコストがかかります。特定技能の支援を委託をすると、費用は外国人一人当たり一ヶ月で2~3万円程度がかかってきます。最初のうちはそこまで大きく感じないかもしれませんが、これが1年、2年、3年と続く、さらに外国人の人数も増えていくと考えるとかなり大きな負担になってしまいます。

加えて、特定技能外国人の人数も今後増えていく場合は、将来的に負担が大きくなっていってしまいます。

デメリット②すべての業務を完全に委託できるわけではない

先程、委託により業務負担が軽減されると述べましたが、全ての業務を完全に委託できるわけではありません。丸投げで良いと思っていたら意外と手間がかかってしまったという声も多くあります。また、書類作成については受け入れ企業の義務となっている部分も多く、行政書士等への依頼も必要となります。

デメリット③外国人と企業がコミュニケーションを取る機会が減る

委託をすると、他の人に任せる意識が生まれてしまいます。自社で支援をするものを他人に任せると、コミュニケーションの機会が少なくなります。その結果、自社支援をした場合に比べて、関係値の醸成に多くの時間がかかる可能性があります。

デメリット④外国人受け入れのノウハウが蓄積されにくい

特定技能を委託で受け入れると、支援作業の多くを登録支援機関に任せてしまうことになり、ノウハウを自社に蓄積できないというのもデメリットの一つです。そのため委託をする場合は、長期的に安定した付き合いができる登録支援機関を選ぶことが大切になってきます。

デメリット⑤コンプライアンス意識・当事者意識が芽生えにくい

従業員を受け入れている以上、働きやすい環境作りなど、離職を防ぐための施策をしていくのは会社の役目です。しかし外国人支援を委託することで企業側に当事者意識が薄れてしまう恐れがあります。

支援を登録支援機関に任せたとしても、当事者意識を忘れずに持つということに注意したほうが良いでしょう。

特定技能の自社管理や、登録支援機関への支援委託の判断材料は？

実際に、下記では特定技能外国人を自社管理・支援するか、もしくは登録支援機関へ支援委託するか迷った際にチェックしたいポイントについて紹介します。

①特定技能を支援する際の社内のリソースは十分であるか？

特定技能外国人を自社で支援する場合、必ず特定技能外国人を支援する立場のスタッフを最低でも1名は用意しなくてはいけません。こちらは特定技能外国人の支援責任者・担当者と呼ばれますが、支援責任者と担当者は兼任でも問題ないため、実質1名用意できればいいということになります。

新たに支援を担当するスタッフを1名採用するとコストも手間もかかりますが、実際には社内の中で兼任という形で支援担当者を立てることもできます。多くの企業では兼任という形でコストを抑えつつ、特定技能外国人の支援を行っています。

しかし、社内で支援を担当する人材を確保する際に、明らかに通常業務で手が回っていないにもかかわらず特定技能外国人の支援を担当させたり、新しく採用する際も十分な研修や経験がないまま業務をさせたりして十分な支援業務を行うことができなかった場合、自社支援を続けることが難しくなり、失敗に終わってしまうケースが多いようです。

そのため、必要な人員体制が整っているかは必ず確認が必要です。

②特定技能の書類作成・申請のノウハウは十分か？

特定技能外国人の支援を自社で行う場合、出入国在留管理庁に対する書類の作成や申請業務は必須となります。こちらの業務に関しては行政書士事務所などに委託している受け入れ企業も多いのですが、1名単位でコストがかかるため自社で行う受け入れ企業が増えてきています。

しかし、特定技能外国人の書類については煩雑であり、多くの書類を提出する必要があります。特定技能外国人が1名～3名くらいだとよいのですが、それ以上になってくる場合に書類業務を手動で行うと膨大な時間や作業コストが負担になってきます。

知識がなく、書類作業に慣れていないまま進めてしまうと時間もかかり、ミスなども増えてしまい結局は想像以上の時間がかかったり、最悪の場合は書類不備で審査が下りないというケースも起こりえます。

こんなに書類だけで時間がかかってしまうはずではなかった…と感じる企業も多いようです。そのため、特定技能を自社支援する場合は誰でも簡単に作成ができるシステム導入を検討する、難しいならアナログで作業するか、管理委託する選択肢となります。

③特定技能の管理業務についてある程度把握しているか？

特定技能外国人を自社で支援する場合、これまで支援委託していた業務内容を全て自分たちで行う必要があります。自社支援に切り替えた場合に発生する業務としては主に以下のようなものがあります。

特定技能を自社支援に切り替えるとどんな業務が発生する？業務内容について解説！
※詳しい支援業務についてはこちらの記事を参照ください

数多くの支援業務が年間を通じて発生しますが、実際に業務についてまったくわからないまま支援委託機関との契約を切ってしまうと、社内のスタッフがどのように進めればいいのかわからずに大きな混乱をきたす事があります。

適切な支援業務ができない場合や、支援の切り替えや必要な随時報告が出来なかった場合には、翌年からの特定技能外国人の受け入れが難しくなることがあります。

弊社にご相談に来られる受け入れ企業様の中には、今まで支援業務については見てきたしなんとなくわかるから大丈夫！という方もいらっしゃいますが、失敗すると大きな混乱をきたしてしまうこともあるため注意が必要です。

自信がない場合はまずは登録支援機関に管理委託するか、もしくは社内で研修を行う等の選択肢となります。また、最近は特定技能の自社管理ノウハウを学ぶことができる自社支援伴走サービスを提供している企業もあるため相談してみましょう。

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特定技能の自社支援や管理を始める際に、どのようにしたらいいのか、ステップや、準備すべきもの、注意点などについてわかりやすくまとめた資料を無料ダウンロード可能です。こちらの資料は、社内で共有や研修などでお使いいただく際に便利です。

また、こちらでは実際に自社管理/支援を成功させた受け入れ企業の事例集をご覧いただけます。

まとめ

今回の記事の内容をまとめると以下のようになります。

今回の記事では自社支援した場合と、委託した場合のメリットとデメリットをご紹介しました。

また、自社支援に関するセミナーもオンデマンド形式でいつでもご覧いただけます。参加費無料・オンライン開催で全国どこでも参加が可能ですので、ぜひご参加ください！

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※本セミナーは、受入れ企業様を対象としたセミナーとなります。それ以外の方、競合他社様のお申し込みについてはご遠慮くださいませ。

SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい！とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。

自社支援の開始に自信がない方でも、問題なく自社支援に切り替える伴走サポートもございます。当社をご利用した100％の企業様が自社支援を成功させています。特定技能の自社支援をご検討の方は、ぜひこちらよりお気軽にご相談ください！

※本記事は現時点(2025年5月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。