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特定技能を自社支援に切り替えるとどんな業務が発生する?業務内容について解説!

公開日: 最終更新日: PV:211

こんにちは!SMILEVISAです!

今回のブログでは特定技能外国人を自社支援で受け入れた場合に新たに発生する業務内容について解説します。

対象者:これまで登録支援機関に頼った特定技能の受け入れを行なっていたが、自社支援を考えている事業者

基本的には「自社支援で発生する業務」を行い、その内容を「自社支援で発生する届出」の際にきちんと報告をすることができれば問題ありません。詳しい内容を以下で解説していきます。

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※特定技能を内製化するために必要な手続きを知りたい方は「特定技能を自社支援に切り替えるにはどうしたら良い?手続きについて解説!」をご覧ください。

※特定技能を内製化した場合につまづきやすいポイントを知りたい方は「【特定技能】自社支援に切り替えた時につまづきやすいポイントを解説!」をご覧ください。

そもそも特定技能の自社支援ってなに?

結論から言いますと、自社支援とは、“特定技能の管理委託をせずに、社内の担当者のみで受け入れること”を指します。

では特定技能を自社支援で受け入れることはどんなメリットがあるのでしょうか?具体的には以下の通りです。

  1. 自社のみで受け入れた場合、登録支援期間への外部費用が不要になり、コスト削減ができる
  2. 外国人とより密にコミュニケーションを取ることができるようになる
  3. 特定技能外国人の管理ノウハウが蓄積され、今後も安定的に受け入れができるようになる
  4. 浮いた財源で、さらなる人材の確保、処遇改善による定着率の向上が期待できる

などがあります。

コストカットの効果は絶大です。特定技能外国人の管理委託にかかるコストは1名あたり月2.5万円が平均となっており、年間で見るとその費用は30万円にもなります。これが外国人を採用するたびに増えていくとなると、自社で管理できるようになれば大幅にコストカットが見込めます。

では特定技能を自社支援に切り替えた場合にはどんな業務が新たに発生するのでしょうか?下記で詳しく解説いたします。

特定技能を自社支援に切り替えると発生する業務

受け入れ企業は、特定技能外国人が職場やプライベートで安全・安心に過ごせるようにサポートしていく義務があります。自社支援に切り替えた場合はこれらのサポートを自社で行なっていく必要があります。具体的な支援内容の例は以下の通りです。他にも事前ガイダンス、生活オリエンテーションなどあります。

定期面談

特定技能外国人の支援担当者は、特定技能外国人、特定技能外国人の監督者と3ヶ月に1回以上面談を行う必要があります。定期面談を実施したあとは、定期面談報告書を添付し、面談の内容や対応結果を定期届出の際に報告することが求められます。

定期面談報告書の参考様式はこちら:
定期面談報告書(特定技能外国人用)
定期面談報告書(監督者用)

外国人への生活支援(住居の手配、日本語学習、日本人との交流の機会提供など)

外国人が問題なく生活できるよう、外国人の希望に応じて様々な支援を行う必要があります。定期報告で提出する支援実施状況に係る届出書(参考様式3−7)では、住居の手配や日本語学習機会の提供、日本人との交流機会提供、といった業務を外国人の希望に応じて適時実施しているかが確認されます。

入出国する際の送迎

外国人が入国する時、また帰国する時には空港〜事業所/自宅まで送迎をする必要があります。

相談苦情対応

外国人より職業・日常・社会生活に係る苦情や相談の申し出があった場合、速やかに応じ、助言や指導などを行う必要があります。

特定技能を自社支援に切り替えた際に発生する届出

特定技能外国人に対して適切な支援を行ったら、その内容を地方出入国在留管理庁に報告し、適切な受け入れを行なっていることを証明します。それが「届出」です。

ではどんな内容を届出する必要があるのでしょうか?大きく分けると①定期的に年4回行う「定期届出」、②“特定の事象”が発生した時に行う「随時届出」の2つがあります。具体的な内容についてそれぞれ解説していきます。

定期報告

定期届出では、特定技能外国人に対して行った支援内容について報告します。具体的な届出の様式や届出先についてはこちらをご覧ください。

届出を行う時期については以下の通りです。

(1) 第1四半期(対象期間:1月1日から3月31日まで)
4月1日から4月15日までに提出

(2) 第2四半期: 4月1日から6月30日まで
7月1日から7月15日までに提出

(3) 第3四半期: 7月1日から9月30日まで
10月1日から10月15日までに提出

(4) 第4四半期:10月1日から12月31日まで
1月1日から1月15日までに提出

随時報告

支援や外国人に関して、“特定の事象”が生じた際には随時届出を行う必要があります。“特定の事象”の例と必要な届出は以下のとおりです。

(1)雇用契約の内容を変更した/新たな雇用契約を締結した/雇用契約を終了した/ときの届出(給与や手当の変更時)
雇用契約の内容が変更・新たな雇用契約を締結・雇用契約を終了した場合は届出を行う必要があります。具体的な手続きについてはこちらをご覧ください

(2)支援計画の内容を変更した/支援責任者・担当者を変更した/委託する登録支援機関を変更した/自社支援に切り替えたときの届出
具体的な手続きについてはこちらをご覧ください。

(3)支援委託契約の内容を変更した/支援委託契約を終了した/支援委託契約を締結したとき
具体的な手続きについてはこちらをご覧ください。

(4)特定技能外国人の受入れを継続することが困難となったときの届出
具体的な手続きについてはをご覧ください。

 (5)出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為があったことを知ったときの届出
具体的な手続きについてはこちらをご覧ください。

参考:出入国在留管理庁HP

自社支援に切り替えた後、特定技能外国人を新たに受け入れた際に必要となる手続き

登録支援機関と連携した特定技能の新規受け入れと、自社のみで受け入れる場合では必要となる業務が異なってきます。こちらの「特定技能を自社支援で受け入れる完全マニュアル」をご覧ください。

自社支援への切り替えをスムーズに行うには?

以上、特定技能を自社支援に切り替えた時に新たに発生する業務ついてご紹介しました。

コスト面や人事管理の面から、自社受け入れで得られるメリットは多く、切り替える価値は十分にあると言えます。

しかし一方で、これまで委託していた業務を急に自社ですべて行うとなると、作業が煩雑で混乱が生じてしまうケースもあります。そこでSMILEVISAでは無理のない切り替えを行えるような支援プランを用意しました。詳しく知りたい方はお気軽に資料をお求めください!

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