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特定技能を自社支援に切り替えるにはどうしたら良い?手続きについて解説!

公開日: 最終更新日: PV:92
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こんにちは!SMILEVISAです。

今回は、特定技能外国人の受け入れにも慣れてきたし、そろそろ自社でやっていきたい…と考えている受け入れ企業様のための記事です。委託を利用した特定技能受け入れから、自社支援に切り替える際にどんな手続を経なければならないのかを解説していきます。

そもそも特定技能の自社支援ってなに?

自社支援とは、特定技能外国人に対する支援を、登録支援機関に頼らずに自分達ですることです。特定技能外国人に対して支援が必要な項目として、具体的には以下のようなものが挙げられます。

  • 事前ガイダンス
  • 住民票の届出
  • 銀行口座の開設手続き
  • 日本語学習機会の提供

など

自社支援に切り替えることで手続きや支援に時間がかかるというデメリットがありますが、一方で以下のようなメリットが発生します。

自社支援のメリット

  • 外部に委託する費用をカットできる!
  • 自社で外国人受け入れのノウハウを蓄積できる
  • 外国人とのコミュニケーションを密にとれる

特に、外部に委託する費用をカットできるのは大きいです。特定技能外国人の管理委託にかかるコストは1名あたり月2.5万円が平均となっており、年間で見るとその費用は30万円にもなります。

今後外国人採用が増えていく中で、自社で受け入れることができれば大幅にコストカットできるようになります。

企業が自社支援できる条件

自社支援に切り替えよう!と思ったらまずは自社がきちんと要件を満たせているのかを確認します。自社支援を行うために、具体的に満たす必要がある要件は以下の通りです。

(1)以下①〜③のいずれかに該当すること

過去2年間に中長期在留者(注)の受け入れ、または管理を行なった実績があり、その期間中に法令違反がなかったこと。および役員か職員の中から、事業所ごとに1名以上の支援責任者と支援担当者を選任していること。

事業所ごとに1名以上の支援担当者を選任していること。※この場合の支援担当者は過去2年間に中長期在留者(注)の生活相談業務に従事した経験を有することが求められ、受け入れ企業の役員または職員の中から選任される必要があります。

①および②に該当する者と同程度に支援業務を実施することができる者として、出入国在留管理庁官が認めること。

(注)中長期在留者というのは就労資格によって在留した外国人のことになります。(技術・人文・国際業務、特定技能、技能実習など。詳しくはこちら)。身分系の在留資格(例:日本人等の配偶者、永住権、定住権、家族滞在など)で滞在している外国人などは対象にならないためご注意ください。

補足

・1人の者が支援責任者と支援担当者を兼任することもできます。

・”外国人に業務上の指示をする権限を持つ者”は支援担当者や支援責任者になることはできません。そのため上司などは支援担当者・責任者になることは不可です。(業務上指示する権限を持たない人事、総務などはOK)。

・②の「生活相談業務に従事した経験」は、ボランティア従事の経験は不可であり、法律相談、労働相談及び生活相談などを業務として行った経験が問われます。

支援責任者、支援担当者は常に事業所にいる方でなくても大丈夫です
例)複数の事業所を展開をしている企業の場合(外食業や宿泊分野など)。
支援責任者、支援担当者は支店内の従業員である必要はなく、本店にいる方が担当することもできます。また、本店の方1名が複数の外国人の支援担当、支援責任者になることも可能です。

(2)十分に理解できる言語で支援できる体制が整っていること

外国人が理解できる言語で、支援を行うことができる体制が求められます。具体的には以下の2つが求められます。

①特定技能外国人が十分に理解できる言語による適切な情報提供体制
②特定技能外国人が十分に理解できる言語による適切な相談体制

※十分に理解できる言語とは外国人の母国語でなくとも、内容を十分に理解できる言語であれば要件は満たされます。

※必要に応じて、委託などの形で通訳を用意します。

(3)支援の実施状況に係る文書を作成・保管しておくこと

「きちんと支援を行った」という証拠を残しておくために、「1号特定技能外国人の状況に係る文書」を作成・保管しておく必要があります。こちらは雇用契約の終了日から1年以上備えて置く必要があります。

「1号特定技能外国人支援の状況に係る文書」とは、具体的には次の事項が記載された文書のことです。

① 支援実施体制に関する管理簿
・支援を行う事務所の名称、所在地及び連絡先
・職員数(常勤・非常勤職員数の内訳)
・支援実績(各月における支援人数、行方不明者数)
・支援責任者の身分事項、住所、役職及び経歴(履歴書及び就任承諾書)
・支援担当者の身分事項、住所、役職及び経歴(履歴書及び就任承諾書)
・対応可能な言語及び同言語による相談担当者に関する事項(委託契約書、通訳人名簿)

② 支援の委託契約に関する管理簿
・支援業務に関する事項(支援委託契約書(参考様式第5-10号)
・支援経費の収支に関する事項(支援委託費含む。)

③ 支援対象者に関する管理簿
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・1号特定技能外国人支援計画の内容(支援計画書)
・支援の開始日
・支援の終了日(支援を終了した理由を含む。)

④ 支援の実施に関する管理簿
ⅰ 事前ガイダンスに関する事項
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・実施担当者(通訳人を含む。)の氏名及び所属
・実施日時及び実施場所
・実施内容(情報提供内容)
・実施方法
*事前ガイダンスの確認書(参考様式第5-9号)を保存してください。

ⅱ 空港等への出迎え及び見送りに関する事項
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・出迎え日(上陸日)及び見送り日(出国日)
・実施担当者の氏名及び所属

ⅲ 住居の確保及び生活に必要な契約に関する事項
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・確保した住居に関する事項(住所、住居の形態(賃貸、社宅等)及び家賃等)
・その他日常生活に必要な契約に係る支援の概要

ⅳ 生活オリエンテーションに関する事項(関係機関への同行に関する事項を含む。)
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・実施日時及び実施場所
・実施内容(情報提供内容)
・実施方法
・実施担当者(通訳人及び法的保護に関する情報提供の実施者含む。)の氏名及び所属
*生活オリエンテーションの確認書(参考様式第5-8号)を保存してください。

v 日本語習得支援に関する事項
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・実施内容(情報提供内容)
・実施方法
・実施担当者(委託先の講師を含む。)の氏名及び所属

vi 相談等に関する事項
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・相談日時
・相談内容及び対応内容(面談記録、対応記録)
・関係行政機関への通報・相談日時及び通報・相談先の名称
・実施担当者(通訳人を含む。)の氏名及び所属

ⅶ 日本人との交流促進に関する管理簿
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・実施日時及び実施場所
・実施方法(促進した事項)
・実施担当者の氏名及び役職

ⅷ 転職支援に関する事項
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・転職相談日時及び実施場所
・相談内容及び対応内容(面談記録、対応記録)
・公共職業安定所への相談日時及び相談を行った公共職業安定所の名称
・転職先候補企業の名称、所在地及び連絡先
・実施担当者(通訳人を含む。)の氏名及び所属

ⅸ 定期的な面談に関する事項
・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別及び在留カード番号
・1号特定技能外国人を監督する立場にある者の氏名及び役職
・面談日時
・面談内容及び対応内容(面談記録、対応記録)
・実施担当者(通訳人を含む。)の氏名及び所属

特定技能外国人受入れに関する運用要領

(4)支援の中立性が担保されていること

支援責任者および支援担当者が、①特定技能外国人を監督する立場にある者ではないこと、②欠格事由に該当しないことが求められます。

②欠格事由とは以下のようなものです。

・労働、反社暴力、社会保険に関する刑を5年以内に受けたこと

・精神の障害で業務遂行が難しい

・5年以内に暴力団員だったことがある

など

(5)支援実施義務不履行の歴史が過去5年以内にないこと

特定技能契約締結の日から5年以内に1号特定技能外国人支援を怠ったことがないことが求められます。上記に該当する場合、支援を適正に実施できないと判断されます。

(6)定期的な面談を実施すること

①支援担当者または支援責任者が、特定技能外国人と定期面談をすること、②さらに特定技能外国人を監督する立場にある者とも定期面談をすること、が求められます。定期面談は“直接に対面”し、“3ヶ月に1回以上”行われる必要があります。

企業が自社支援に切り替える際の手続き

自社支援を行うことができる要件を満たしていることを確認できたら、いよいよ手続を行なっていきます。必要書類と届出先を以下で解説していきます。

必要書類

支援計画の変更に係る届出書(参考様式第3-2号

自社で支援を始めるにあたって支援計画が変更されるため、届出が必要になります。

※対象者が複数いる場合は、こちらの別紙(参考様式第3-2号)を併せて利用し、届け出を行うこともできます。

新しい支援計画書(参考様式第1−17

変更後の支援計画の内容を証明するために必要です。

支援委託契約に係る届出書(参考様式第3―3号

こちらを提出し、支援委託が終了したことを報告します。具体的な記載例はこちらです。

※対象者が複数いる場合は、別紙(参考様式3−3号)を合わせて利用し、届出を行うこともできます。

特定技能所属機関概要書(参考様式第1−11号

特定技能所属機関=外国人を受け入れる企業のことです。受け入れる企業の概要を知らせるためにこちらを提出します。具体的な記載例はこちらです。

受け入れ企業の組織図

こちらは政府の運用要領には書かれていませんが、”特定技能の支援担当者・責任者が外国人に対して業務上の指示をする権限を持つ者でないこと”を示すために、ほとんどのケースで組織図の提出が求められます。

参考:出入国在留管理庁HP 特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出

届出先

窓口に持参する場合

受け入れ企業の本店の住所を管轄する地方出入国在留管理官署に提出します。

※該当する地方出入国在留管理官署が不明な場合は地方出入国在留管理官署、または外国人インフォメーションセンターに問い合わせることができます。

郵送による場合

身分を証する文書等の写しを同封の上、受け入れ企業の本店の住所を管轄する地方出入国在留管理官署宛てに送付します。その際、封筒の表面に朱書きで、「特定技能届出書在中」と記載します。

※該当する地方出入国在留管理官署が不明な場合は地方出入国在留管理官署、または外国人インフォメーションセンターに問い合わせることができます。

インターネットによる場合

出入国在留管理庁電子届出システムを利用して届け出を行います。事前に利用者情報登録を行う必要があります。

※利用者情報登録は、窓口もしくは郵送で行う必要があります。詳しくはこちらをご参照ください。2022年5月現時点では、利用者情報登録をインターネット上で行うことはできません。

相談窓口

分からないことがあった場合は、地方出入国在留管理官署、または外国人インフォメーションセンターに問い合わせることができます。

特定技能の自社支援を効率よく行うために

今回は特定技能を自社支援に切り替える方法を解説しました。自社支援に切り替える場合は、これまで行なう必要のなかった手続きが発生してしまう一方、外国人とより密にコミュニケーションを取れる点や、委託費用を抑えられる点で大きなメリットがあります。

SMILEVISAを使うと、外部費用をカットしつつ、自社支援に関わる手続きの手間を大きく減らすことができます。加えてSMILEVISAプレミアムサポートプランでは、企業様自身が無理なく自社支援での受け入れができるよう、定期面談、事前ガイダンス、生活オリエンテーションのサポートもしております。

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