目次
こんにちは！SMILEVISAです。
今回の記事では、自社支援での受け入れ、登録支援機関に委託した受け入れについて、メリットとデメリットを比較していきます。これらの内容を理解することで、会社の実情に合わせた受け入れが可能になるため、ぜひご覧ください。
SMILEVISAでは特定技能の受け入れを行なっている方/受け入れを検討している方のご相談に乗っています。興味がある方はぜひこちらからお問い合わせください。
本記事の最後にて、自社管理（内製化）の初めてガイドと自社支援の成功事例集も無料でダウンロードが可能です。社内で使用して頂ける詳細版となっていますので、ぜひご活用ください。
特定技能を自社支援で受け入れるメリット
委託管理費がかからない
まず、自社支援で受け入れると外部機関に支払う委託管理費を大幅に抑えることができます。例えば、支援委託にかかる費用は外国人一人当たり3万円程度とすると、自社で支援をする場合はこちらを支払う必要はなくなります。
より多く&より良い特定技能外国人を雇用可能
コストを抑えた受け入れを行うことで、より多くの人材を採用したり、福利厚生を充実させたりすることができます。その結果、さらに優秀な人材にきてもらう事ができるという良さがあります。
雇用した外国人の定着率が向上
自社支援でコストカットすることは、福利厚生や条件など社内制度を整えることにも繋がります。すでに採用面に加えて、雇用している特定技能外国人の定着率をアップさせることも可能になってきます。
外国人とより密にコミュニケーションを取ることができる
登録支援機関に頼らず、自社で外国人を支援することで、働いている外国人と接する機会が増えます。
特定技能外国人の管理ノウハウが蓄積され、今後も安定的に受け入れができる
登録支援機関に頼った受け入れをすると、機能の一部を外部に依存してしまうことになります。そうするとより多くの外国人を採用した場合や、何かトラブルが起こった際に対処できない恐れがあります。
一方、自社支援で受け入れた場合は管理や書類作成のノウハウが自社に蓄積されるため、安定的に受け入れができるようになるというメリットがあります。
自社支援で受け入れるデメリット
自社支援での受け入れには知識が必要になる
特定技能の受け入れを自社支援で行うと、登録支援機関に委託できる業務も自社の担当者が行うことになります。そのため、担当者が受け入れのために知識を補充したり、経験のある担当者を採用することが必要になってきます。
自社支援で受け入れた場合に発生する業務についてはこちらをご覧ください。
受け入れノウハウを獲得するのに時間がかかる
実際に自社支援を行おうと思った際でも、書類作成や支援業務のノウハウを獲得するには、一度経験する必要があります。特定技能外国人の支援業務には、そこまで高度な知識が必要というわけではありませんが、慣れていないと戸惑うことがあります。
支援業務に手間がかかる
外国人を適切に支援するためには、社内で担当者を置く必要があり、多少の手間が取られます。多くの場合、担当者は専任ではなく会社内の他業務と兼任する場合が多いため、きちんとこなせるように業務量を調整する必要があります。
特定技能の支援業務を委託するメリット
自社の担当者の業務量が軽減される
委託した場合に大きいのが、支援業務の手間が削減できる点です。支援業務に慣れていない担当者は特に時間がかかってしまう恐れがあるため、現在は自社支援を行なっていても、最初のうちは登録支援機関に頼った受け入れを行なっていた企業も多くあります。
専門知識がある人に任せることができる
業務量の軽減だけでなく、専門知識がある人に任せることができる点も委託を利用するメリットです。委託先の企業は多くの企業の支援業務をこなしており、気をつけるべきポイントを抑えているケースが多いです。そのため、安心して委託することができます。
特定技能の支援業務を委託するデメリット
委託管理費が大きくかかる
委託業務には大幅にコストがかかります。特定技能の支援を委託をすると、費用は外国人一人当たり一ヶ月で3万円程度がかかってきます。最初のうちはそこまで大きく感じないかもしれませんが、これが1年、2年、3年と続く、さらに外国人の人数も増えていくと考えるとかなり大きな負担になってしまいます。
加えて、特定技能外国人の人数も今後増えていく場合は、将来的に負担が大きくなっていってしまいます。
すべての業務を完全に委託できるわけではない
先程、委託により業務負担が軽減されると述べましたが、全ての業務を完全に委託できるわけではありません。丸投げで良いと思っていたら意外と手間がかかってしまったという声も多く効きます。
外国人と企業がコミュニケーションを取る機会が減る
委託をすると、他の人に任せる意識が生まれてしまいます。自社で支援をするものを他人に任せると、コミュニケーションの機会が少なくなります。その結果、自社支援をした場合に比べて、関係値の醸成に多くの時間がかかる可能性があります。
外国人受け入れのノウハウが蓄積されにくい
特定技能を委託で受け入れると、支援作業の多くを登録支援機関に任せてしまうことになり、ノウハウを自社に蓄積できないというのもデメリットの一つです。そのため委託をする場合は、長期的に安定した付き合いができる登録支援機関を選ぶことが大切になってきます。
当事者意識が芽生えにくい
従業員を受け入れている以上、働きやすい環境作りなど、離職を防ぐための施策をしていくのは会社の役目です。しかし外国人支援を委託することで企業側に当事者意識が薄れてしまう恐れがあります。
支援を登録支援機関に任せたとしても、当事者意識を忘れずに持つということに注意したほうが良いでしょう。
特定技能全般
【事例から学ぶ！】特定技能を自社で管理・支援する場合に気を付けるべきポイントと成功事例
公開日：2022年07月26日 最終更新日：2025年02月08日 PV:1263
目次 [非表示]
- 特定技能を自社管理・支援する場合の移行パターンとは？
- 特定技能の自社管理・支援で注意すべきケースは？
- 特定技能の自社支援に成功する企業とは？
- 特定技能の自社支援に関する資料の無料ダウンロードはこちら
- 特定技能の自社支援を成功させるために
みなさんこんにちは！
SMILEVISAです。
現在特定技能外国人を受け入れているけど、これからは自社で管理・支援していきたいと考えている企業の担当者も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、特定技能の自社管理・支援をこれから始めようと思っている受け入れ企業向けに、自社管理・支援をする上での注意点や、成功する企業と失敗する企業の特徴をまとめてみました。また、色々なトラブルに見舞われて失敗してしまった…というケースとその対策についてご紹介します。
本記事の最後にて、特定技能の自社管理（内製化）の初めてガイドと自社支援の成功事例集も無料でダウンロードが可能です。社内で使用して頂ける詳細版となっていますので、ぜひご活用ください。
特定技能を自社管理・支援する場合の移行パターンとは？
特定技能の自社支援を始める…となると今まで支援委託機関にお任せしていたものを全て自分たちでやらなくてはいけないのだろうか…と不安になる方も多いと思います。
しかし、実際には全て自分たちでやるのではなく、特定技能の支援を一部委託しながらうまく自社支援を段階的に進めている受け入れ企業がほとんどです。それでは特定技能の支援を徐々に移行させる場合について詳しく見ていきましょう。
まず、特定技能の管理・支援に関しては、①全部を委託する、②一部を委託する、③すべて自社で行うの３つの方法が出入国在留管理庁で認められています。
①特定技能の支援業務を全部委託
受入れ企業が、特定技能外国人への支援計画の内容をすべて登録支援機関へ委託すること
（例：登録支援機関と契約を結び、月々決められた金額を支払って委託する）
②特定技能の支援業務を一部委託
自社支援の条件を満たしている受入れ企業が、特定技能外国人への支援計画について登録支援機関に一部を委託すること
（例：通訳翻訳が必要な業務のみ委託、定期面談のみ委託、など）
③支援業務をすべて自社支援
自社支援の条件を満たしている受入れ企業が、特定技能外国人への支援計画のすべてを自社で行うこと
（例：事前ガイダンスや生活オリエンテーションなど全てを自社の支援担当者を用意して行う）
特定技能の自社管理・支援を始める受け入れ企業の中には、いきなりすべてを自社で行うことに不安を感じることも少なくありません。そのため、現在雇用している特定技能外国人の大部分は今まで通り管理委託しつつ、一部の特定技能外国人を少しずつ自社管理・支援に切り替えていくケースが多くなっています。
具体的には、下記のパターンで自社管理・支援を進めていくことが一般的です。
- 新しく特定技能外国人を採用したタイミングで自社管理/支援として申請する
現在複数の特定技能外国人が在籍している場合や、これから特定技能外国人を受け入れる場合などにおいて、新しく人材を採用し、その採用した人材から自社管理/支援を申請するケースです。
こちらは難しい手続きなどはなく、採用時の在留資格申請において、自社で支援するという形で出入国在留管理庁に提出する書類に記入する形になります。
- 在留資格の更新や、定期届出のタイミングで自社管理/支援に切り替える
現在、特定技能外国人を管理委託している場合、在留資格更新のタイミングや、定期届出を出すタイミングで自社管理/支援に切り替えるパターンです。書類作成が発生するタイミングで、特定技能の自社支援へ切り替えの届け出も提出するためキリがよく、スムーズに移行することができます。
- 在籍している特定技能外国人何名かを先に自社管理/支援に切り替える
すでに在籍している特定技能外国人の一部を先に自社管理/支援へ切り替える方法です。こちらは比較的大きな企業に多く見られますが、特定技能外国人100名のうち10名だけ先に自社管理/支援に切り替え、残りを段階的に切り替えていくパターンです。
この方法だと少人数から徐々に切り替えを完了させていく形になるため、特定技能外国人の数が多い場合でも社内の混乱や負担を軽減することができます。
主にこの３つのパターンで自社管理/支援に切り替えることが多くなりますが、自社管理/支援の切り替え方法については、出入国在留管理庁へ書類を提出するだけで完了します。こちらの手続きについては下記で詳しく解説しています。
特定技能の自社管理・支援で注意すべきケースは？
実際に、下記では特定技能外国人を自社管理・支援をした場合に注意すべき点について紹介します。多くの受け入れ企業が自社管理・支援を始めたけれど失敗してしまった、という事例も少なくありませんので、これから始めたいと考えている場合は下記のクリアしているか確認しておきましょう。
①社内のリソース不足
特定技能外国人を自社で支援する場合、必ず特定技能外国人を支援する立場のスタッフを最低でも1名は用意しなくてはいけません。こちらは特定技能外国人の支援責任者・担当者と呼ばれますが、支援責任者と担当者は兼任でも問題ないため、実質1名用意できればいいということになります。
新たに支援を担当するスタッフを1名採用するとコストも手間もかかりますが、実際には社内の中で兼任という形で支援担当者を立てることもできます。多くの企業では兼任という形でコストを抑えつつ、特定技能外国人の支援を行っています。
しかし、社内で支援を担当する人材を確保する際に、明らかに通常業務で手が回っていないにもかかわらず特定技能外国人の支援を担当させたり、新しく採用する際も十分な研修や経験がないまま業務をさせたりして十分な支援業務を行うことができなかった場合、自社支援を続けることが難しくなり、失敗に終わってしまうケースが多いようです。
②書類作成・申請のノウハウ不足
特定技能外国人の支援を自社で行う場合、出入国在留管理庁に対する書類の作成や申請業務は必須となります。こちらの業務に関しては行政書士事務所などに委託している受け入れ企業も多いのですが、1名単位でコストがかかるため自社で行う受け入れ企業が増えてきています。
しかし、特定技能外国人の書類については煩雑であり、多くの書類を提出する必要があります。特定技能外国人が1名～3名くらいだとよいのですが、それ以上になってくる場合に書類業務を手動で行うと膨大な時間や作業コストが負担になってきます。
知識がなく、書類作業に慣れていないまま進めてしまうと時間もかかり、ミスなども増えてしまい結局は想像以上の時間がかかったり、最悪の場合は書類不備で審査が下りないというケースも起こりえます。
こんなに書類だけで時間がかかってしまうはずではなかった…と感じる企業も多いようです。
特定技能の自社支援で失敗するケース③管理業務の経験不足
特定技能外国人を自社で支援する場合、これまで支援委託していた業務内容を全て自分たちで行う必要があります。自社支援に切り替えた場合に発生する業務としては主に以下のようなものがあります。
特定技能を自社支援に切り替えるとどんな業務が発生する？業務内容について解説！
※詳しい支援業務についてはこちらの記事を参照ください
数多くの支援業務が年間を通じて発生しますが、実際に業務経験がないままに支援委託機関との契約を切ってしまうと、社内のスタッフがどのように進めればいいのかわからずに大きな混乱をきたす事があります。
適切な支援業務ができない場合や、支援の切り替えや必要な随時報告が出来なかった場合には、翌年からの特定技能外国人の受け入れが難しくなることがあります。
弊社にご相談に来られる受け入れ企業様の中には、今まで支援業務については見てきたしなんとなくわかるから大丈夫！という方もいらっしゃいますが、失敗すると大きな混乱をきたしてしまうこともあるため注意が必要です。
特に、随時届出についてはイレギュラーに発生するイベントになりますので、うっかり忘れないようにしないといけません。随時届出の詳細については下記の記事で詳しく解説しています。
特定技能の自社支援に成功する企業とは？
これまで、特定技能の自社支援を始める際に起こりがちな失敗パターンについて見てきましたが、実際に特定技能の自社支援を成功させる企業が抑えているポイントとはどこにあるのでしょうか？
実際に自社支援を成功させている企業の特徴を以下の通りまとめてみました。
①いきなりではなく、段階的に特定技能の自社支援を進めている
多くの受け入れ企業で陥りがちなパターンとして、いきなり自社支援を始めてしまうという点があげられます。
登録支援機関や行政書士にかかる費用をカットしようとノウハウがないままにいきなり契約を切ってしまい、実際にはどうやっていいのかわからずに大きな混乱を招いてしまったり、今後の特定技能の受け入れに響いてしまったりということが多いのです。
しかし、特定技能の自社支援を成功させている企業に共通の特徴は、【無理をしない】という点にあります。
いきなり自社支援を成功させれば確かに大幅なコストカットになるのですが、成功している企業では徐々にノウハウを学びながら自社支援を慎重に進めているという特徴があります。
そのため、特定技能の自社支援を始める際には少しづつ、ステップアップするという形で学びつつ、数年後には完全に自社支援という形で移行していくと成功率が大幅にアップします。
②特定技能外国人に関わる社内の人員配置をうまく行っている
特定技能の自社支援を始める際には、前述の通り必ず支援責任者・担当者が必要になります。多くの企業では人員配置を行い、兼任という形で支援するスタッフを決めることになりますが、明らかに無理な人事異動は業務のしわ寄せを生み出します。
特定技能の自社支援を成功させる受け入れ企業は、人員配置を無理のない範囲で行っています。社内のリソースに不安がある場合は、新しく特定技能関係の仕事をしていた経験者を採用したり、新人であってもきちんと研修をしています。
社内で担当者を決める場合にも、多くの時間を特定技能の支援に使えるスタッフを配置するなど、工夫をしています。
③特定技能の書類作成や申請についてシステムなどを導入し、効率化を図っている
特定技能外国人を受け入れる際の書類作成や申請は、残念ながらかなり煩雑なものとなっています。しかし、入管が定めた方法に従って進めれば難しいことはありません。
特定技能の自社支援に成功している受け入れ企業の特徴として、無駄な作業を省き、最大限に書類業務を効率化しているという点にあります。特に、今後多くの特定技能外国人を増やしていこうとする企業ほど、業務を効率化する工夫を行っています。
具体的には、特定技能外国人に特化した書類作成クラウドサービスやシステムを導入し、社内で書類作成の手間を効率化したり、なるべく紙の作業を減らすなどの工夫をしています。
また、書類作成の中で雇用する特定技能外国人の母国語での書類作成などもありますが、こちらも自動翻訳機能の付いたシステムを導入するなどして業務にかかる時間を削減するのもひとつの方法です。
特定技能の自社支援に関する資料の無料ダウンロードはこちら
特定技能の自社支援や管理を始める際に、どのようにしたらいいのか、ステップや、準備すべきもの、注意点などについてわかりやすくまとめた資料を無料ダウンロード可能です。こちらの資料は、社内で共有や研修などでお使いいただく際に便利です。
また、こちらでは実際に自社管理/支援を成功させた受け入れ企業の事例集をご覧いただけます。
まとめ
今回の記事の内容をまとめると以下のようになります。
| 自社支援のメリット | ・委託管理費がかからない ・より多く&より良い特定技能外国人を雇用可能 ・雇用した外国人の定着率が向上 ・外国人とより密にコミュニケーションを取ることができる ・特定技能外国人の管理ノウハウが蓄積され、今後も安定的に受け入れができる |
| 自社支援のデメリット | ・自社支援での受け入れには知識が必要になる ・受け入れノウハウを獲得するのに時間がかかる ・支援業務に手間がかかる |
| 委託のメリット | ・自社の担当者の業務量が軽減される ・専門知識がある人に任せることができる |
| 委託のデメリット | ・委託管理費が大きくかかる ・すべての業務を完全に委託できるわけではない ・外国人と企業がコミュニケーションを取る機会が減る ・外国人受け入れのノウハウが蓄積されにくい ・当事者意識が芽生えにくい |
今回の記事では自社支援した場合と、委託した場合のメリットとデメリットをご紹介しました。
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【詳細＆お申込みはこちらから】
※本セミナーは、受入れ企業様を対象としたセミナーとなります。それ以外の方、競合他社様のお申し込みについてはご遠慮くださいませ。
SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい！とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。
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