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【完全版】特定技能を自社支援で受け入れる完全マニュアル【最新】

公開日: 最終更新日: PV:10079

目次


この記事は、こんな方にオススメです

  • これから特定技能を採用&自社支援で受け入れたい
  • 特定技能の管理費コストを下げるため、自社支援に切り替えたい
  • 自社支援に切り替えたいが、何から始めたらいいかわからない
  • 自社支援で発生する業務について知りたい

こんにちは!SMILEVISAです。

2019年より「特定技能」制度が始まり、現在までに日本に滞在する特定技能外国人の数は、右肩上がりとなっています。

「特定技能」とは、日本で就労することを可能にする在留資格の1つです。近年、日本で人手不足が深刻化している12の業種が対象となっています。(※2024年からは自動車運送業、鉄道、林業、木材産業を含めた16分野)

これに伴い、受入れ企業では特定技能外国人の受入れが増加しています。その中で、毎月の管理費を支払って登録支援機関に委託しているという受入れ企業も多いのではないでしょうか。しかし、実は特定技能外国人の受入れは「自社支援」でもできることをご存じでしょうか?

今回の記事では、受入れ企業がどのように自社支援を始めたらいいのか?また、自社支援の要件や、発生する業務まで詳しく解説していきます。

※「特定技能」には1号と2号がありますが、特定技能2号についての詳細はこちらの記事でご紹介しています。


STEP①特定技能外国人を自社支援できるか、対象分野(業種)と要件をチェック

そもそも、特定技能外国人の自社支援はどの企業でも無条件でできるわけではなく、出入国在留管理庁より定められた条件(要件)があります。

  • 特定技能外国人を採用したいけど、そもそも特定技能外国人を受け入れることができる業種なのか?
  • 特定技能を最初から自社支援できるのか?
  • 今、特定技能外国人を受け入れているけど、自社支援に切り替えられるのか?
  • 自分たちだけで自社支援の業務をこなせるのか?

といった点をクリアする必要があります。

まずは、受入れ企業が特定技能外国人を受け入れることができる分野なのかをこちらの記事で確認することができます。

【2024年最新】特定技能の受入れ職種は何がある?12分野まとめ一覧

こちらの分野(業種)に受入れ企業での業務が当てはまっている場合は、分野の条件は満たしているということになります。

続いて、そもそも特定技能を受け入れることができる要件と、自社支援をする受け入れ企業側の要件を満たしているか?という点についても確認します。

特定技能受入れの企業が満たすべき要件と、自社支援するための要件(条件)についてはこちらの記事(最新版・特定技能の受入れ&自社支援を始めたい!満たすべき要件についてわかりやすく解説)で解説をしていますので、必ず事前に当てはまるかどうかチェックしましょう。

併せて確認しておきたい!自社支援で発生する業務は?

特定技能外国人の受入れ要件を満たした場合、そもそもどのくらいの業務が発生するのかを知っておく必要があります。この業務量などを知っておくことで、支援責任者(担当者)がどのくらい時間が必要なのか、もしくは新たに採用する必要があるのかがわかります。

自社支援をする場合に、発生する業務についてはこちらの記事「特定技能を自社支援する場合、実際に何をすればいい?発生する業務をわかりやすく解説」にて必ずチェックしておきましょう。

次に、特定技能外国人の採用ステップに入りますが、すでに特定技能外国人を受け入れている場合は採用から在留資格までのプロセスはスキップしてください。

STEP② 特定技能外国人を採用する


上記をすべて確認し、外国人の自社受け入れができるとなった場合は、該当する分野での特定技能外国人を採用します。

ちなみに、特定技能外国人を受け入れる前に、国によっては定められた手続きを行う必要があるため必ずチェックしておきましょう。詳しくはこちらの記事「特定技能の二国間協定とは?詳しい内容について解説!」にて解説しています。

特にベトナムやフィリピン国籍の外国人を受け入れる場合は各政府より定められた手続きを採用活動の前にしなくてはなりません。

詳しくはこちらの記事にて解説しています。

SMILEVISAではベトナム・フィリピン・インドネシアの2か国間協定の手続きについてわかりやすくまとめた資料をご用意してます。下記より無料ダウンロードが可能です。

1.採用する外国人を見つける

外国人を採用する方法についてはこちらの記事をご参照ください。
=>「特定技能の受け入れを始めたい!外国人労働者の探し方は?

2.外国人と雇用契約を締結する

外国人が特定技能の基準を満たしていることを確認した後は、外国人と雇用契約を締結します。雇用契約を結ぶ際の主な注意点は以下の通りです。

1、外国人であることを理由として、報酬、教育訓練の実施、福利厚生等の待遇に差別的取り扱いをしないこと
特定技能外国人の所定労働時間は,特定技能所属機関に雇用される通常の労働者
の所定労働時間と同等であること

2、外国人に従事させる業務が、特定技能資格で定められている業務であること

3、外国人が一時帰国の申し出があった場合、繁忙期などで業務上やむを得ない場合を除き、有給の休暇を取得できるよう配慮すること

4、派遣労働者として雇用する場合、外国人の派遣先及び派遣の期間が定められていること。(派遣での雇用が認められている分野は「農業」「漁業」のみになります。)

5、分野特有の基準に適合すること

参照:出入国在留管理庁 特定技能外国人受け入れに関する運用要領

雇用契約を作成する場合は、出入国在留管理庁より定められたフォーマットを使用すると抜けや漏れがなくなりますのでオススメです。詳細についてはこちらの記事「特定技能の雇用契約書と雇用条件書はどうやって書く!?違いと書き方を詳しく解説」をチェックしてみてください。(※SMILEVISAでは必要情報の入力するだけで雇用条件書が作成できます)

STEP③ 特定技能外国人の受け入れ申請の準備をする

無事に特定技能外国人の採用を終え、雇用契約を結んだら次は出入国在留管理庁へ在留資格の申請の準備を行っていきましょう。在留資格を申請する前に、下記の内容について済ませておく必要があります。

  1. 特定技能外国人の支援計画を策定する
  2. 事前ガイダンスを実施する
  3. 通訳翻訳を手配する
  4. 支援責任者/担当者を決める

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.特定技能外国人の支援計画を策定する

外国人との契約を結んだ後、受け入れ企業側が、特定技能資格の申請に向けて雇用した外国人を支援するための計画を作成します。その内容は、受け入れ企業が外国人にとって必要な生活支援や、生活オリエンテーションの実施、日本語学習の機会提供など多岐にわたります。

「支援計画の実施」を自社で行うことが難しい場合は、登録支援機関に委託することができます。今回の記事では、自社で行う前提として作成をしていきます。

支援計画に盛り込む内容は以下の通りです。

1, 事前ガイダンス
労働条件、活動内容、入国手続などについて説明します。外国人が理解できる言語であれば、対面、テレビ電話どちらでもかまいません。(※在留資格申請の前に実施です!)

2, 出入国する際の送迎
出入国時に、外国人の送迎を空港、港において行います。自社支援の場合は、どのように送迎を行うかを事前に決めておきましょう。

3, 住居確保・生活に必要な契約支援
社宅の提供や連帯保証人になるなど、住居確保の支援を行います。銀行口座開設や携帯電話契約手続き等の補助など、生活に必要な契約について支援する必要があります。

4, 生活オリエンテーション
当該外国人が円滑な社会生活を遅れるよう、日本のルールやマナー、災害時の対応等について説明します。こちらは外国人が入社してから1~2週間以内に行います。

5, 公的手続き等への同行
住居地、社会保障、税などの手続きへの同行や書類作成補助など、必要に応じて支援を行います。

6, 日本語学習機会の提供
日本語教室への入学案内、日本語学習教材の情報提供等により、日本語学習機会を提供します。

7, 相談・苦情への対応
職場や日常生活での相談に応じ、対応することが求められます。

8, 日本人との交流促進
地域行事の案内や参加の補助等、日本人との交流促進の支援を行います。

9, 転職支援(人員整理等の場合)
受け入れ側都合による雇用契約を解除する場合は、求職者の転職活動を支援します。具体的には転職先探し、推薦状の作成等、求職活動を行うための有給休暇の付与を行います。

10,定期的な面談・行政機関への通報
支援責任者等は、外国人、およびその上司と3ヶ月に1回以上面談し、労働法違反等があれば通報する必要があります。

参照:出入国在留管理庁 在留資格「特定技能」について

これらの内容を支援計画書に記入し、在留資格の申請時に提出となります。支援計画の作成については、こちらの記事で詳しく解説しています。→特定技能の支援計画書とは?作成方法についても詳しく解説!

SMILEVISAでは表示される質問に沿って入力するだけで自動的に支援計画がPDFで出力されるようになっていますが、手動でする場合は出入国在留管理庁より参考様式をダウンロードし、記入していく必要があります。

2.事前ガイダンスを実施する

事前ガイダンスについて、いつのタイミングで行うべきですか?というご質問をよくいただきますが、事前ガイダンスは「在留資格申請の前」になります。

ついつい忘れがちになってしまうポイントなので、しっかりと在留資格申請を行う前に業務内容や社内の規定などについて外国人に説明を終えておきましょう。

事前ガイダンスについてはこちらの記事で詳しく解説しています。→【保存版】特定技能の事前ガイダンスとは?説明すべき内容、完全マニュアルを公開!

3.通訳翻訳を手配する

受入れをする特定技能の日本語能力が不十分な場合については、受入れ企業側で通訳翻訳を準備する必要があります。通訳翻訳の手配をするべき日本語能力の基準や、どのように手配する方法があるのかなど詳しくは下記の記事にて解説しています。

4. 支援責任者/担当者を決める

特定技能の自社支援を始めるにあたり、必須となるのがこの支援責任者/担当者です。こちらについては、下記の記事にて詳細を解説しています。

STEP④特定技能外国人の在留資格申請をする


外国人の採用、支援計画の作成、事前ガイダンスが無事終わったら、いよいよ出入国在留管理庁への在留資格申請になります。

こちらのプロセスは下記の2パターンに分けて解説していきます。

  1. 国内に在留している外国人を受け入れる場合
  2. 海外から外国人を受け入れる場合

国内に在留している外国人を受け入れる場合(変更申請)

1、在留資格変更許可申請を出入国在留管理局へ行う
国内に滞在している外国人を受け入れる場合、在留資格変更許可申請書を地方出入国在留管理庁に提出します。こちらのプロセスを経て、在留資格が「特定技能1号」に変更されます。

必要書類や申請先についてはこちら「在留資格認定証明書交付申請」の部分をご参照ください。

2、「特定技能1号」への在留資格変更許可を受け、在留カードの交付を受ける
審査を通過した後、地方出入国管理庁から在留カードが交付されます。

※SMILEVISAでは在留資格の申請書について自動で作成・出力できるシステムを提供しています。

海外から外国人を受け入れる場合(認定申請)

1 在留資格認定証明書交付申請を地方出入国管理庁へ行う

海外から外国人を受け入れる場合、在留資格認定証明書交付申請書を地方出入国在留管理庁に提出することが求められます。

必要書類や申請先についてはこちら「在留資格認定証明書交付申請」の部分をご参照ください。

2 在留資格認定証明書を受け取り、国外にいる外国人に送付する
審査が通過した後、地方出入国管理庁から「在留資格認定証明書」が発行されます。受け入れ企業はそれを受け取り、国外にいる外国人に送付します。

3 外国人が在留資格認定証明書を受け取り、在外公館にビザの申請を行う
日本から送付された「在留資格認定証明書」を外国人が受けとります。そして外国人が在外公館でのビザ発行申請を行います。この際「在外資格認定証明書」の提出が求められます。

4 ビザの審査後、ビザが発行される
審査後に在外公館からビザが発行されるため、国外にいる外国人が受け取ります。

5 在留資格認定書の発行から3ヶ月以内に外国人が日本に入国する
外国人は在留資格認定書の発行から3ヶ月以内に日本に入国する必要があります。
※「支援計画」の項目にもあるように、入国時には送迎が必要になります。

※SMILEVISAでは在留資格の申請書について自動で作成・出力できるシステムを提供しています。

上記の在留資格申請が終わり、海外から呼びよせの場合は無事入国ができたら晴れて就労開始となります。入社したら、作成した支援計画に沿って自社で支援を行っていきます。

登録支援機関に委託をやめて、特定技能を自社支援に切り替える場合は?

すでに特定技能外国人を受け入れており、これから自社支援に切り替えたいと考えている受け入れ企業の場合は、出入国在留管理庁へ自社支援に切り替えますという旨を「随時報告」として報告する必要があります。

タイミングとしては、例えば4月1日から自社支援に切り替える!と決めた場合、4月14日までに出入国在留管理庁へ随時届け出を提出すればOKです。(郵送も可)

その場合に必要な手続きや書類についてはこちらの記事「【特定技能/随時届け出】自社支援へ切り替える場合の届け出マニュアル」にて解説しています。

この自社支援への切り替えするという届け出が終われば、晴れて自社支援のスタートということになります。

特定技能を自社支援で受け入れの場合の注意点は?

①外国人を受け入れる分野の特定技能協議会に“遅滞なく”入会すること

特定技能外国人を受け入れた後は、受け入れた分野での特定技能協議会に入会する必要があります。分野ごとに入会すべき時期が異なるため、注意が必要です。

【注意!特定技能外国人の受け入れ申請の前に入会が必要な分野】

  • 素形材・産業機械製造業・電気・電子情報関連製造業
  • 建設業分野
    ※建設業の場合は建設業特定技能協議会に直接的に加入する必要はなく、建設技能人材機構(JAC)に直接または間接的に加入することで要件を満たすことができます。詳しくは別記事「建設業界で特定技能外国人を受け入れる方法」で解説いたします。

こちらは時期や状況によりますが1~4か月程度かかることもありますので特定技能外国人を受け入れると決めたら早めに手続きをしておきましょう。

下記の分野は、特定技能外国人の受け入れ後4ヶ月以内に入会が必要

  • 介護分野
  • ビルクリーニング分野
  • 造船・舶用工業分野
  • 自動車整備分野
  • 航空分野
  • 宿泊分野
  • 農業分野
  • 漁業分野
  • 飲食料品製造業分野
  • 外食業

②定期報告・定期面談・随時報告、在留資格(更新)手続きを忘れないこと

自社支援で特定技能外国人を受け入れる場合、四半期ごとに必要な定期報告や、最低3か月ごとに1回の定期面談、そして年に1度程度発生する在留資格更新業務も自社で行う必要があります。

それぞれの詳細については下記の記事にて解説しています。

四半期に1回(年に4回)の定期報告

【自社支援】特定技能の定期報告とは?方法と必要な書類・手続きについて解説!

・最低3か月に1回の定期面談

【特定技能】特定技能外国人との定期面談とは?行う時期や報告書の作成方法まで解説!

・随時報告

【特定技能】随時届出とは?届出時期と提出書類について解説!

特定技能自社支援でよくあるご質問と回答

特定技能の自社支援を始めたいとSMILEVISAに寄せられるご相談で、特に多いものを下記まとめています。

Q1. 特定技能の自社支援は2年間の管理委託の支援実績がないとできませんか?

A1. いいえ、2年以下でも自社支援は可能です。

出入国在留管理庁で定められている内容としては、「2年以内に実績があることです。」。つまり、「2年以上の継続実績」ではないことに注意が必要です。

多くの受入れ企業様や登録支援機関が誤解しがちな点なのですが、外部機関や知り合いから2年は支援委託しないとダメと言われ、2年間管理委託を続けている受入れ企業様が多いようです。

しかし、実際には2年以内に数か月でも管理委託で支援をし、受け入れた経験があればいつでも自社支援に切り替えることができます。

Q2. 登録支援機関や組合より、支援委託の契約解除ができないと言われました。

A2. こちらは現在ご契約の支援委託機関と受入れ企業様の間のでご契約を確認して頂く必要があります。

支援委託を終了し、自社支援に切り替えたいと考えている受入れ企業様より良くいただくご質問になります。

入管のフォーマットでは、契約を解除したい1ヶ月以上前に解除通知を行うことと記載があるため、フォーマット通りの契約書の内容であれば、自社支援に切り替えたい1ヶ月以上前に解除通知を行います。

しかし、独自に結んでいるご契約書の特約事項などで、契約書の中に〇年以下の契約の解約・解除が不可となっており、同意されている場合はその期間中は解約できない可能性があります。

しかし、そのような場合でも、一度ご契約されている支援委託機関のご担当者様にご相談されることをおすすめします。双方の合意があれば解約できるケースもあります。解決しない場合は、弁護士など専門家にご相談ください。

Q3. 特定技能の自社支援が実際にできるのか、不安が強いです。大丈夫ですか?

A3. SMILEVISAをご利用中の受入れ企業様は、100%自社支援を成功させています。始めてみたら、意外とできた、というお声が多いです。

多くのお客様からご相談いただく際に、受入れ企業のご担当者様からよく聞くお声として、不安が強い、実際にできなかったらどうしたらいいか?というものが多いのは事実です。

しかし、特定技能の自社支援については、出入国在留管理庁が全てどのようにすればいいか公表しており、正しい知識とやるべきことを理解すれば基本的に問題なく進めることができます。

これまで管理委託をしていた場合は業務内容などがブラックボックス化されており、不安が残ってしまうケースが多いようですが、実際に正しい知識を身に着け、業務に慣れていけば問題なく自社支援は可能です。

すでに自社支援を成功させている企業の事例を見ることで、実際にどのように進めていったのか、課題や問題点、解決策について参考にしてみてください。

SMILEVISAでは、そのような受入れ企業様の課題を解決するため、伴走型の自社支援サポートを用意しています。ご不安な場合はお問合せください。

Q4. 特定技能の自社支援をする際に、登録支援機関のライセンスが必要ですか?

A4. いいえ、受入れ企業が自社支援する場合はライセンスは必要ありません。

こちらもよく誤解を招いてしまうポイントなのですが、受入れ企業が自社支援する場合は、登録支援機関のライセンスは必要がなく、出入国在留管理庁へ自社支援切り替えの随時届け出を提出することによって自社支援の開始ができます。

登録支援機関のライセンスについては、自社以外の企業に在職している特定技能の支援をするという場合は必要になりますが、受入れ企業で雇用している特定技能外国人を自社支援する場合は必要がありません。

特定技能自社支援を始める企業は増加傾向に

以上が、特定技能を自社支援で受け入れる方法についての解説でした。

特定技能外国人を受け入れる際に、管理委託費などのコスト増でなかなか受け入れが進まないという課題を持つ受け入れ企業が増え、自社支援に切り替えていくケースが増加しています。

しかし、その際にどのように自社支援を進めていったらよいのかわからない、実際に支援業務を自社で出来るのか?そして書類などの作成に手間がかかってしまう…という課題が発生します。

SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい!とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。

自社支援の開始に自信がない方でも、問題なく自社支援に切り替える伴走サポートもございます。当社をご利用した100%の企業様が自社支援を成功させています。特定技能の自社支援をご検討の方は、ぜひこちらよりお気軽にご相談ください!

※本記事は現時点(2024年5月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

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