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特定技能の支援計画書とは?作成方法についても詳しく解説!

公開日: 最終更新日: PV:2997

みなさん、こんにちは。SMILEVISAです!

企業の人手不足を解消するため、特定技能外国人の雇用を検討しているという企業も少なくありません。

在留資格である特定技能には、特定産業分野に属する相当程度の知識または経験を必要とする技能が必要となる1号と、熟練した技能が必要となる2号の2種類があります。

1号特定技能外国人を雇用する場合、受け入れる企業は1号特定技能外国人に対する様々な支援が義務付けられています。そして、その際には実施する支援について、1号特定技能外国人計画書(以下、支援計画書)を作成する必要があります。

そこで今回は、支援内容を全て自社支援する場合の特定技能の支援計画書とは何か?そして、支援計画書の作成方法などをわかりやすくご紹介します!

なぜ1号特定技能外国人に支援が必要?

そもそも、特定技能外国人への「支援」とは何のためにあるのでしょうか?


先ほども記載した通り、1号特定技能外国人を雇用する企業は、雇用する外国人に対して仕事のことや日常生活のこと、さらには社会生活上の支援が義務付けられています。一方、2号特定技能外国人については、支援義務がありません。

この理由として、1号特定技能外国人は、初めて日本に来るケースや、日本での滞在歴が浅いことがほとんどです。そのため、受入れ企業が外国人を雇用し、そのままにしていては外国人は日本の生活や、職場にうまくなじむことが難しいことが予想されます。

一方、2号特定技能外国人については、すでに1号特定技能外国人の期間を終えており、日本での生活が安定しているとみなされるので支援は必ずしも必要とされていません。

この受入れ企業による「支援」は、1号特定技能外国人が日本の生活にスムーズに適応し、円滑な業務を行う上で必要不可欠となります。

特定技能外国人「支援」の具体的な内容とは?

それでは、「支援」の具体的な内容はどのようなものがあるのでしょうか。

出入国在留管理庁が定める支援内容は次の10項目です。
注意点もあわせて、それぞれ見ていきましょう。

①事前ガイダンス


・雇用契約を締結した後、在留資格認定証明書の交付申請前または在留資格変更許可申請前に行う
・ガイダンス内容は、労働条件や活動内容、入国手続き、保証金徴収の有無など
・対面か、テレビ電話で説明する
・文書の郵送や電子メールの送信のみは認められない
・特定技能外国人が十分に理解することができる言語で実施する
・特定技能外国人が十分に理解できるまで行い、3時間ほど行う必要がある
・事前ガイダンスの確認書を特定技能外国人に示して署名を得る

事前ガイダンスについては、こちらの記事「【保存版】特定技能の事前ガイダンスとは?説明すべき内容、完全マニュアルを公開!」で詳しく解説しています。

②出入国する際の送迎


・入国時に空港、事業所、住居への送迎
・帰国する際も、空港の保安検査場まで送迎、同行

 

③住居確保、生活に必要な契約支援


・連帯保証人になる、社宅を提供するなど
・銀行口座などの開設
・携帯電話やライフラインの契約の案内
・各手続きの補助

④生活オリエンテーション


・円滑に社会生活を送れるように日本のルールやマナーの説明
・公共機関の利用方法や連絡先の説明
・災害時の対応等の説明
・生活オリエンテーションの確認書(参考様式第5-8号)の用意
・在留資格変更許可後(もしくは上陸許可後)に実施

生活オリエンテーションについては、こちらの記事「特定技能の生活オリエンテーションの内容は?伝えるべきチェックリストを無料で公開!【前編】」で詳しく解説しています。

⑤公的手続きへの同行


・必要に応じて、住居地や社会保障、税などの手続きの同行や書類作成の補助

⑥日本語学習の機会の提供


・日本語教室などの入学案内
・日本語学習教材の情報提供など

日本語学習については、こちらの記事「【特定技能】日本語学習の機会提供の義務的支援とは?何をすればいいか解説します【具体例あり】」で詳しく解説しています。

⑦相談、苦情への対応


・職場や生活上の相談、苦情などに対して、外国人が十分理解できる言語での対応
・内容に応じた必要な助言や指導など

相談・苦情については、こちらの記事「特定技能の相談記録書って何?書き方について詳しく解説!」で詳しく解説しています。

⑧日本人との交流促進


・自治会などの地域住民との交流の場や、地域のお祭りなどの行事案内、参加の補助など

⑨転職支援


人員整理など、企業側の都合による雇用契約解雇の場合に必要
・転職先を探す手伝いや推薦状の作成など
・求職活動を行うための有給休暇の付与や、必要な行政手続きの情報提供

⑩定期的な面談、行政機関への通報


・支援責任者などが外国人およびその上司などと3か月に1回以上、定期的に面談
・面談時に労働基準法違反などがあれば通報

定期的な面談については、こちらの記事「【特定技能】特定技能外国人との定期面談とは?行う時期や報告書の作成方法まで解説!」で詳しく解説しています。

以上が、受入れ企業が特定技能外国人に行うべき支援の一覧でした。

こうやって見ると、かなり大変そうに思えるかもしれませんが、こちらは毎月のように発生するものではないためしっかりとスケジュールを組んで行っていけば特に難しいものではありません。

「支援計画書」とは?


これまで。特定技能外国人に行うべき「支援」内容について確認しましたが、この支援内容を書類に記載したものが「支援計画書」となります。

支援計画書に記載するのは次の項目です。こちらの項目を、先ほど述べた支援内容ごとに詳細として記載をしていきます。

  • 支援の実施内容や方法など
  • 支援責任者および支援担当者の氏名や役職
  • 支援の実施を契約により、他の者に委託する場合の当該、他の者の氏名や住所等
  • 登録支援機関に委託する場合は、登録支援機関の詳細

受入れ企業は特定技能外国人を雇用する際に、在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請などの在留諸申請にあたり、この支援計画書を作成して併せて提出する必要があります。この支援計画書を見て、出入国在留管理庁は受け入れ企業が適切な外国人の受入れができるのかを判断します。

支援計画書の作成方法

では、自社支援を行う場合の具体的な支援計画書の作成方法を紹介していきます。

支援計画書を作成する際は、「1号特定技能外国人支援計画書(参考様式第1-17号)」を使用しましょう。様式については、出入国在留管理庁の在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式)よりダウンロードが可能です。

まず届出の支援対象となる特定技能外国人について、下記の情報を記入します。

  • 氏名
  • 性別
  • 生年月日
  • 国籍、地域

次に受け入れる企業について、下記の情報を記入します。

  • 氏名または名称
  • 住所と電話番号
  • 支援責任者の氏名と役職
  • 本支援計画書による支援を行う予定の者も含めた、支援を行っている特定技能外国人の人数
  • 支援担当者
  • 支援の中立性を確保しているかどうか

登録支援機関を記載する欄がありますが、自社支援の場合は記載不要です。

次に支援内容に関して、下記を記載していきます。


いずれの項目においても、実施予定の日付や担当者氏名、手段、説明する際の言語などの詳細を記載する必要があります。

  • 事前ガイダンスの提供
  • 出入国時の送迎
  • 住居の確保や生活に必要な契約に係る支援
  • 生活オリエンテーションの実施
  • 日本語学習の機会の提供


記載する支援内容の項目で、「相談または苦情への対応」とありますが、こちらは対応時間等も記載する必要があります。

 また、事故が発生した場合などの緊急時対応については、通常の対応時間以外の緊急時の連絡先を設けるなど、基本的にいつでも連絡が受けられる支援体制を構築しておきましょう。

引き続き、下記の内容を記載していきます。

  • 日本人との交流促進の支援
  • 非自発的離職時の転職先支援
  • 定期的な面談の実施、行政機関への通報

最後に企業名、作成責任者の氏名、本書面を特定技能外国人に対して翻訳した言語を記載して完了となります。

忘れないようにしたいのが、支援計画書の最後に、特定技能外国人の署名が必要です。必ず直筆で署名をもらうようにしましょう。

出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式) | 出入国在留管理庁 「特定技能外国人の在留書申請に関するもの」

支援計画書を作成する際の注意点は?


支援計画書については、日本語で作成するほか、特定技能外国人が十分に理解することができる言語で作成する必要があります。もし特定技能外国人の日本語能力が十分ではない場合は、必ず母国語に翻訳したものを作成しましょう。


また、特定技能外国人に支援計画書の写しを外国人へ渡し、支援計画の内容を説明した上で、特定技能外国人が十分に理解したことについて署名をしてもらうようにしましょう。

支援対象者が複数いる場合は?


支援対象となる特定技能外国人が複数名いる場合は、支援内容が全員同じなら支援計画書と、第3-2号(別紙)を併せて申請時に提出することで、支援計画書を1名づつ作成し、提出する必要はなくなります。

しかし、この場合であっても支援対象者全員にそれぞれ支援計画書を渡し、署名してもらう必要がありますのでご注意ください。


出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式) | 出入国在留管理庁

支援計画を変更した場合は?


支援計画を変更した場合には、その都度報告を行う必要があります。

また、この報告は随時報告にあたり、最初に作成した支援計画書を1か所でも変更した場合は、変更内容について随時届け出が必要となりますので注意しましょう。

こちらの随時報告については、こちらの記事「【特定技能/随時届け出】支援計画の内容を変更した場合の届け出マニュアル」で詳しく解説しています。

支援計画書は在留書申請時に提出をしましょう!


支援計画書は、特定技能1号に関する在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請などの在留諸申請時に併せて提出する必要があります。

内容が不十分であった場合、特定技能外国人の受け入れが許可されない可能性もあるので忘れずに提出しましょう。

支援計画書は記入する欄も多く、手動で行っていると膨大な時間がかかってしまいます。SMILEVISA では支援計画についても必要事項を入力するだけで自動的&簡単に書類が出力されるシステムを提供しています。

現在の煩わしい書類の作成にお困りの方や、特定技能の自社支援を始めたい!という企業様は、こちらよりお気軽にご相談ください!

 ※本記事は現時点(2023 年3月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国 在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

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