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こんにちは、SMILEVISA です！
特定技能外国人を受け入れるすべての受入れ企業にとって、必ず最低でも3か月に1回は行わなくてはならない業務として、「定期面談」というものがあります。
定期面談とは特定技能外国人を受け入れている企業が、外国人とその監督者の両方に対して面談を行うことです。この面談で特定技能外国人の生活状況や雇用条件が適切であるか確認し、入管に報告書を提出します。
特定技能外国人の受け入れを始めたばかりの企業では、これからどのように面談を行っていけば良いの？と疑問に思うこともありますよね。
そこで、今回は面談の条件や面談後に作成する書類、提出方法まで詳しくご紹介します。
「定期面談」はなぜ、必要？
そもそも、なぜ「定期面談」は必要なのでしょうか。
まず第一に、外国人労働者が適切な環境で労働が出来ているのかをチェックし、問題を解決するためにあります。
そしてさらに実は、「定期面談」は受け入れ企業の支援担当者と外国人・その監督者と決まった時期に行えばいい単なる面談というわけではなく、定期面談の内容について必ず4半期に1回の「定期届出」で、書類として出入国在留管理庁への提出が求められているからです。
「定期届出」とは、特定技能外国人の受入れ企業（特定技能所属機関）が、受入れ・活動状況、支援実施状況を年に4回、定期的に入管局に届け出ることです。この報告をもとに入管局は特定技能外国人の労働状況などが適切かどうか判断します。
そのため、うっかり忘れていたり、適切に面談を行わなかったり、報告書として記録を取っていない場合はこの定期届け出が出来なくなりますので注意しましょう。4半期に一回の定期報告については、こちらの記事（【自社支援】特定技能の定期報告とは？方法と必要な書類・手続きについて解説！）で詳しく解説しています。
定期面談は実際に何をする？
特定技能外国人の受入れ企業は、特定技能外国人の労働状況や生活状況を定期的に確認する必要があります。このため、支援責任者または支援担当者は、外国人と、その監督する立場にある者（直接の上司や雇用先の代表者、派遣先の監督的立場にある人）それぞれと定期的な面談を実施しなければなりません。
つまり、特定技能外国人1名あたり、下記の2回、面談を行う必要があるということになります。
- 支援責任者（担当者）→特定技能外国人
- 支援責任者（担当者）→監督的立場にある人（外国人の上司など）
面談の実施は、登録支援機関に1号特定技能外国人支援計画の全部を委託する場合を除き、第三者に委託することはできません。
また、当該外国人が十分に理解することができる言語により実施することが求められているため、特定技能外国人の日本語能力が十分でない場合は通訳者を用意する必要があります。
面談で確認すべき内容は？
定期面談で確認すべき内容については、外国人と監督者向けのフォーマットがありますが、例を挙げてご紹介すると、以下は特定技能外国人に対して支援責任者（担当者）が聞くべき項目となります。
こちらの項目は、定期届出時に提出する定期面談報告書にも記載する必要がある内容となりますので、漏れなく確認するようにしてください。
①業務内容に関する事項
- 雇用契約と異なる業務に従事していないこと。
- 他の事業主の下で業務に従事していないこと。
- 安全衛生に配慮して適切に業務を行っていること。
②待遇に関する事項
- 雇用契約に基づき毎月適切に報酬を受け取っていること。
- 雇用契約と異なる労働時間となっていないこと。
- 休日，休暇等が適切に付与されていること（一時帰国休暇を含む。）。
- 適切な住居が確保されていること。
- 定期的に負担する食費，居住費等が合意したとおりの内容であること。
- 支援計画にのっとった支援の提供を受けていること。
③保護に関する事項
- 暴行・脅迫・監禁等の不法行為を受けていないこと。
- 相手方を問わず保証金の徴収・違約金を定める契約等がないこと。
- 預金通帳の管理など不当な財産管理を受けていないこと。
- 旅券・在留カードを自分で保管していること。
- 私生活上の自由を不当に制限されていないこと。
④生活に関する事項
- 日常生活においてトラブルが発生していないこと。
- 健康診断を定期的に実施し、健康状態に異常がないことを確認していること。
⑤その他の事項
- 不法就労者が働いていないこと。
こちらを支援責任者（担当者）が、外国人に対しひとつずつ聞いていき、確認を行っていきます。監督者用の内容についても同様です。
なお、問題があった場合はその発生日を記載する必要があります。上記の項目について問題があれば詳しくヒアリングを行い、発生日や詳細を把握しておきましょう。対応済みかどうか、どう対応したかも届出時に記載が必要となります。
この面談については、もちろんのこと、外国人と監督者を一緒の部屋で一度に面談する、といった方法はとらないようにしましょう。問題があったとしても報告しづらくなり、面談の意味がなくなってしまうからです。
ちなみに定期面談の報告書のフォーマットは出入国在留管理庁のこちらのページよりダウンロードができます。定期面談を行う場合は印刷して手元に置いておくか、データで管理・保管をしましょう。
SMILEVISAではこの定期面談の報告書をクラウド上で行い、保管することができます。
定期面談で違反や問題が発覚した場合は？
もし定期面談を行う中で定められた項目に違反や問題があった場合には、支援責任者（担当者）は、報告・通報義務があります。
支援担当者（責任者）は中立的な立場から、外国人と監督者双方の言い分を聞き、その事実を報告書に記載する必要があります。また、下記の3つの項目に該当する部分に支援責任者（担当者）の対応結果を記載します。
万が一双方の言い分が食い違っていた場合は、こちらも中立的な立場として報告を受けた内容をそのまま記載し、双方の意見が異なっていることのみを記載すればOKです。
| 特定技能外国人への対応 | ・労働基準監督署等の関係行政機関を案内 |
| 特定技能所属機関への対応 | ・責任者への法令違反事実の通知 ・法令違反事実の出入国在留管理庁への届出の案内 |
| 関係行政機関への対応 | ・関係行政機関への通報（通報日、 通報先機関） |
対応や通報が不要と判断した場合も、その旨を記載する部分があるので理由を必ず記載しておきましょう。
定期面談を行う際の注意点は？
定期面談を行う場合に、注意すべき点についてご紹介します。
①外国人が十分理解できる言語により実施します
日本語が十分理解できれば日本語でも問題ありませんが、十分な意思疎通ができない場合は必ず通訳や翻訳などを企業側が手配する義務があります。
②面談は対面で直接話をする必要があり、テレビ電話などで行うことはできません
以前はコロナウイルスの影響により、収束するまでの間、テレビ電話を使用することが許されていましたが、2024年1月より対面での実施が必要となります。
＊遠洋漁業などの場合は長期間にわたって洋上で操業するため、3か月以上にわたり支援責任者（担当者）と会えないことがあります。そのような時は、3カ月に1回以上の頻度で、無線や船舶電話によって、特定技能外国人と外国人の監督者と連絡を取ることとし、近隣の港に寄港した時に支援担当者が面談を行います。
③必要に応じて、生活オリエンテーションで説明した情報を改めて外国人に説明します
特定技能外国人の理解度に応じて必要があれば、日本での生活に関することや、防災、防犯、急病時、緊急時の対応に関する情報を改めて提供します。
④支援責任者、担当は中立な立場の役職である必要があります
外国人が問題を話しやすくする環境を作るため、支援責任者、担当者は、個人の直属の上司ではなく中立な立場の役職である必要があります。代表取締役も支援責任者、担当にはなれませんので、担当者の選任時は注意してください。
定期面談は必ず最低3か月に1回は行いましょう！
以上、定期面談についての解説でした。
受入れ企業は、特定技能外国人や監督者との定期面談を通じ、コミュニケーションをとることで、外国人と日本人が双方がお互いに働きやすい環境を作ることの助けになります。
ぜひ、定期面談を機に双方の様々な課題や悩み、意見などを聞いたうえで、より良い職場を目指していけるようにしましょう！
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※本記事は現時点(2023年12月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書 式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国 在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
