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みなさんこんにちは！特定技能の書類作成・人材管理システムを提供しているSMILEVISAです。
特定技能を受け入れる際に、必ず必要となる業務のうちの一つが定期届出（定期報告）です。
定期報告は年に１回かならず出入国在留管理庁へ、特定技能受入れの現状を報告書にまとめて提出しなければならないと定められています。
本記事では、
- 特定技能の定期届出とは何か
- 提出のタイミングや方法
- 必要な書類や注意点
をわかりやすく解説し、企業の担当者が確実に対応できるようにガイドします。2025年の最新情報を踏まえて解説しているので、制度に不安がある方もぜひ最後までご覧ください！
特定技能の定期届出（定期報告）とは？
特定技能外国人を受け入れる全ての企業は、出入国在留管理庁への定期報告が義務とされています。
定期報告とは、特定技能を受け入れているすべての企業は、特定技能外国人の受入れ状況、特定技能外国人の活動状況、支援の実施状況を整理して、所定の様式に記入し、提出することです。この定期報告により、出入国在留管理庁は受け入れ企業が適切な特定技能外国人の受け入れを行っているかどうかを定期的にチェックしています。
定期届出（定期報告）の対象者
- 特定技能1号外国人
- 特定技能2号外国人
提出義務があるのは誰？
- 特定技能外国人を雇用している企業（受入れ企業）
万が一、この定期報告を怠ってしまうと今後の受け入れができなくなる可能性があるため、しっかり押さえておきましょう！
特定技能の定期報告の提出時期は？
特定技能の定期報告については、年に1回と定められています。前年１年分の内容を、翌年の４月１日～５月３１日に提出しなければならないと期間が決まっています。
前年１年分の内容については、翌年のこの期間内に必ず提出するように注意しましょう。
提出方法と提出先は？
提出先
各地の地方出入国在留管理局
提出方法
- 郵送
- 持参
- オンライン申請（事前に登録が必要です）
特定技能の定期報告で提出する書類と記入例は？
特定技能を受け入れる企業が、定期届出の際に提出するべき書類については以下の通りです。
- 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（参考様式第３－６号）
- 賃金台帳の写し （特定技能外国人のもの）
- 賃金台帳の写し （比較対象の日本人のもの）
- 報酬支払証明書（給与が手渡しの場合）
※2025年4月開始の制度変更により、受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（参考様式第３－６号）に書式が一本化されました。
※2025年4月以降は、受入れ機関としての適格性に関する書類の提出が求められます。（免除有）
※提出書類についても、特定技能所属機関の登記事項証明書、決算関係書類、役員の住民票写し、公的義務の履行証明書などに変更される予定です。詳細が発表され次第アップデートします。（2025年5月現在）
※もし期限内に提出できなかった場合は、任意の形式で理由書を提出する必要があります
また、上記の書類とともに、特定技能外国人の受け入れ体制によって提出書類が変わってきます。本記事では特定技能外国人を自社で管理・支援している場合をご紹介します。
特定技能外国人で自社で支援している場合
- 相談記録書（参考様式第５－４号）
- 定期面談報告書/１号特定技能外国人用（参考様式第５－５号）
- 定期面談報告書/監督者用（参考様式第５－６号）
※2025年4月の制度変更によりこちらもアップデートされる可能性があります
また、下記の書類は転職支援を起こった場合や、計画されていた支援が実施できなかった際に必要となりますので、該当する場合は提出しましょう。
- 転職支援実施報告書（参考様式第５－１２号）
- 支援未実施に係る理由書（参考様式第５－１３号）
そのほか、期間中に生活オリエンテーションを行った場合は生活オリエンテーションの確認書(５－８号)については保管のみでOKです。
これらの書類については、出入国在留管理庁のこちらのページより参考様式がダウンロードが可能です。これから作成をする場合は、まずは必要な書類をダウンロードしましょう。
受入れ機関としての適格性に関する書類とは？
受入れ企業は年に1回の定期届出の際に、機関の適格性を確認する書類（特定技能所属機関概要書、登記事項証明書、役員の住民票や誓約書、労働保険や社会保険、税金に関する書類など）を添付する必要があります。
ただし、以下の条件を全て満たす場合は、適格性に関する書類の提出を省略可能です。
- 在留諸申請をオンライン申請で行っている。
- 各種届出を電子届出で行っている。
- 一定の事業規模がある機関である
- 過去３年間に指導勧告書の交付を受けていない
書類省略を希望する場合は、令和8年4月までにオンライン申請の利用者登録を行う必要があります。従来のルールとは異なり、オンライン申請と電子届出の両方の実施が必須条件となっていることに注意しましょう。オンライン申請や利用者登録について出入国在留管理庁オンライン申請にて確認が可能です。
また、一定の事業規模については下記の記事で解説しています。
受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（参考様式第３－６号）の記入例
受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（参考様式第３－６号）については、2025年4月より 「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」が一体化されました。
現時点で出入国在留管理庁より記入例については発表されていませんが、書式のサンプルが公開されています。
こちらの書類については、出入国在留管理庁「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」より確認が可能です。
また、新たなフォーマットとして、署名欄が追加されています。こちらは特定技能の受け入れ企業の他、支援業務を委託している場合は登録支援機関からの署名も必要となるため注意しましょう。
出入国在留管理庁「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」より抜粋
特定技能の定期届出に関するQ&A｜よくある質問
Q1. 定期届出が年に1回になりましたが、定期的な面談についても１回でいいですか？
→ いいえ、定期面談に関しては、従来通り3か月に1回は必要となりますのでご注意ください。定期面談についてはこちらの記事で解説しています。
Q2. 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（参考様式第３－６号）について登録支援機関を複数委託している場合は、全ての署名が必要ですか？
→ はい、必要となります。複数の登録支援機関を利用している場合は、全ての登録支援機関の署名をもらうようにしましょう。自社で管理している場合は不要となります。
Q3. 定期届出の書類をオンライン申請したいです。申請書類は、システムを使って作成したものでも問題ありませんか？
→ はい、問題ありません。実際に多くの受け入れ企業が特定技能の書類作成システムを利用して定期届出の書類を作成しています。出入国在留管理庁への提出においても、定められた様式であれば全く問題ありません。
今後は特定技能の定期報告届出（報告）の新様式に
以上、特定技能の定期報告について解説しました。定期届出は、外国人を適切に雇用・支援するための重要な仕組みです。制度を理解し、正しく手続きを行うことで、適正な外国人雇用を行うことができます。
本記事を参考に、2025年の届出にも確実に対応できるよう、社内体制を整えておきましょう。
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※本セミナーは、受入れ企業様を対象としたセミナーとなります。それ以外の方、競合他社様のお申し込みについてはご遠慮くださいませ。
SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい！とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。
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※本記事は現時点(2025年5月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
