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【保存版】特定技能の事前ガイダンスとは?説明すべき内容、完全マニュアルを公開!

公開日: 最終更新日: PV:644

みなさんこんにちは!
SMILEVISAです。

特定技能外国人を受け入れる際に必ず必要となるものが事前ガイダンスですが、実際にはどのように、何を伝えればいいのかわからない…とお困りの受け入れ企業の担当者様も多いのではないでしょうか。

今回は、特定技能外国人の事前ガイダンスとは何か、何を話せばいいのか、いつどのように行えばいいのか?など、必ず押さえておくべきポイントについて詳しくご紹介します!

特定技能外国人への事前ガイダンスとは?



受け入れ企業(もしくは登録支援機関)は、特定技能外国人1号が日本で働く事が決まった際に、日本で働き、生活するうえで知っておくべきことについて必ず事前に説明する義務があります。

このことを事前ガイダンスと言いますが、事前ガイダンスは大きく分けて2つに分かれています。

  • 必ず事前ガイダンスで伝える必要がある内容(義務的)
  • 必ずしも事前ガイダンスで伝える必要がないが、伝えたほうがいいこと(任意的)

義務的な内容に関して言えば、こちらは必ず特定技能外国人に説明をしておかなければいけない内容と定められているものになります。任意のほうについては、伝えることを推奨している内容となります。

基本的には義務的な内容のみ伝えていれば問題はないということになりますが、日本で生活を始める特定技能外国人がスムーズに馴染めるように任意的な内容も説明しておいたほうが親切と言えます。


事前ガイダンスはいつ・どのくらい行えばいい?



事前ガイダンスが必要なことは理解したけれど、いつのタイミングで、何時間くらいで説明をすべきなのか?と疑問ですよね。

事前ガイダンスを行うタイミングについては、海外から特定技能外国人を呼ぶ場合と国内で特定技能外国人を採用した場合で異なります。

海外から特定技能外国人を呼ぶ場合特定技能雇用契約を締結した後、そして、在留資格認定証明書の交付の申請前
特定技能外国人がすでに日本にいる場合在留資格の変更の申請前


いずれも共通の事項として、雇用契約を結び、在留資格を申請する前となりますので注意して下さい。


また、事前ガイダンスにかかる時間については3時間程度と定められています。
しかし、すでに日本での滞在歴が長い特定技能外国人に関しては、おおよその内容を理解しているということもあります。その場合は一部項目(生活に関することなど)は、本人の同意を取った上で便宜上スキップしてもよいでしょう。

事前ガイダンスはどうやって行うべき?



事前ガイダンス実施の方法については、対面とビデオ通話のどちらでも可能とされています。

海外に滞在している特定技能外国人についてはビデオ通話になりますが、対面でもビデオ通話でも必ず押さえておきたいこととして、特定技能外国人(本人)の顔が必ず確認できる状態で行うということです。これは確実に本人に説明した、ということを受け入れ企業が確認するためでもあります。

また、言語については特定技能外国人の母国語でも、日本語でも問題ありません。しかし、説明を受ける特定技能外国人が必ず理解できる言語で行う必要があるため注意して下さい。例えば、特定技能外国人が日本語が十分理解できない場合は母国語の通訳を用意する義務があります。

それでは次に、実際に事前ガイダンスで何を説明すべきなのか、まずは義務的支援として必ず説明すべき内容をご紹介します。




事前ガイダンスで必ず伝えなくてはいけないこと(義務的支援)



①業務内容・報酬の額・労働条件について


特定技能外国人が日本の受け入れ企業で働くにあたり、事前ガイダンスでは業務や給与の額、労働条件について説明する必要があります。具体的な内容としては以下の通りです。

  • 実際に従事する作業内容について賃金はいくらなのか(ボーナスや昇給、残業・手当など)
  • 休日・休暇・一時帰国について
  • 就業場所や環境について
  • 労働時間について(シフト制や変形労働時間制など)

※高所からの墜落・転落災害や機械設備、車両系建設機械等によるはさまれ・巻き込まれ等のおそれのある業務、化学物質、石綿、電離放射線等にばく露するおそれのある業務などの危険又は有害な業務に特定技能外国人が従事すると見込まれる場合には、その内容と安全衛生に関する事項を説明します。

外国人にとってボーナスや残業、シフト制、住居手当といった馴染みのないものがあるかもしれませんので、細かく説明してあげましょう。


②日本で行うことができる活動について


特定技能外国人は、在留資格で許されている範囲内の活動しか行うことができません。
ここでいう活動とは主に、仕事内容のことを指しています。特定技能外国人が日本にいる間、どんな業務ができるのか、反対にしてはいけないことはどんな業務なのかを伝える必要があります。

  • 特定技能外国人が従事できる仕事内容
  • 技能水準が認められた業務区分を超えてはいけないということ
  • 副業は原則、不可であること

在留資格にはそれぞれ定められた範囲での仕事があります。特定技能外国人ができる業務の範囲について必ず事前に伝えておきましょう。

③保証金等の支払、違約金等に係る契約について



特定技能外国人(もしくは配偶者、家族、親族や近い知り合い)に対して、受け入れ企業が保証金の徴収や金銭その他の財産を管理することは禁じられています。

禁じられている具体的な事項としては以下の通りです。

  • 特定技能外国人本人・家族、親戚、友人などへ就職にあたり保証金を請求したり、財産を管理したりする行為は禁止されています。
  • 雇用契約の不履行(途中退職や怠慢など)について違約金を定めたり、金銭や財産の請求することはできません。
  • 現時点ではもちろんのこと、将来的にも保証金や違約金、罰金などは請求ができません。

日本滞在中に何かあると困るから、保証金を徴収する…などといったことはもってのほかです。必ず特定技能外国人にはそういったことは禁止されていると説明しましょう。

④雇用契約や活動の準備に関しての費用について


特定技能外国人が、雇用契約の申込みの仲介や、外国における特定技能活動の準備に関して外国の機関に費用を支払っている場合について事前ガイダンスで確認します。

流れとしては、まず特定技能外国人に対し、雇用契約を結ぶ・準備をするにあたり、海外の仲介機関(送り出し機関等)に費用を払っているかどうかをまず確認します。

払っていた場合は、支払った機関の名称、支払年月日、支払った金額とその内訳について確認する必要があります。

費用については外国人本人が理解・納得しており、仲介機関との間で合意がなされているかどうかまで確認を取りましょう。



⑤支援に要する費用について


特定技能外国人を雇用する際、支援計画に記載をした内容については、受け入れ企業が費用を負担する必要があります。つまり、受け入れ企業が特定技能外国人から支援委託費用などを徴収することは禁止されています。

しかし、日本語学習支援、マナー研修などについては企業が負担しますが、例えばイベントへの参加を受け入れ企業が紹介し、外国人が自分の意志で参加した場合については参加費は外国人負担となります。(福利厚生の一環として受け入れ企業側が負担しても問題はありません)

事前ガイダンスで伝える理由としては、特定技能外国人が知らず知らずのうちに、自分たちの支援委託費用を支払っていた…ということがないように、特定技能外国人に必ず伝えておく必要があります。


⑥入国に当たっての手続について



特定技能外国人が実際に、日本へ入国するまでにどのような手続きをする必要があるのかを説明する必要があります。

日本と海外にいる場合で、入国までのステップが異なります。海外からの場合やや複雑になるので、しっかりと説明することでトラブルを減らすことができます。

海外から日本へ来る場合交付された在留資格認定証明書の送付を特定技能所属機関から受け、受領後に管轄の日本大使館・領事館で査証申請を行い、在留資格認定証明書交付日から3か月以内に日本に入国すること
すでに日本にいる場合既に在留している場合は、在留資格変更許可申請を行い、在留カードを受領する必要があります。

こちらはしっかり説明していない場合、入国時の空港でトラブルになったり、就労開始日に間に合わないということにもなりかねません。必ず事前ガイダンスにて理解してもらいましょう。

⑦生活支援に関する事項


特定技能外国人が日本で生活を始めるにあたり、日常生活のことや、困った際にどこに連絡をすればいいかなどを伝えておく必要があります。

生活支援に関する事項で伝えるべき内容としては具体的に以下の通りです。

出入国時の送迎入国の際、到着する港や飛行場で出迎え、帰国の際の送り
受け入れ企業の事務所もしくは滞在する家まで送迎
住居アパートや社宅など適切な住居確保の支援
相談所属機関等支援担当者の氏名・連絡先(メールアドレス等)
連絡あらゆる相談や苦情の申出を受ける体制について(誰にいつ相談すればいいか等)


これらは特定技能外国人が安心して日本の生活を始めるために必要不可欠な情報のため、必ず伝える必要があります。

事前ガイダンスで出来れば伝えたほうがいいこと(任意的支援)


これまで必ず伝えなくてはいけない義務の部分をご説明しましたが、続いて、事前ガイダンスにて義務ではありませんが伝えてあげるとよい任意的支援の内容についてご紹介します。


会社からの支給品受入れ企業から支給されるものや備品について(作業着等)
海外からの持参物海外から持参すべき・した方がよい物および持参禁止物
(海外からの持ち込み禁止物のリストと罰則についてはこちら)
必要なお金入国後当面必要となる金額や、その使い道
服装入国時の日本の気候やそれに合った服装

こちらは義務ではないため必ずしも伝える必要はありませんが、事前ガイダンスにて伝えてあげると日本に来てからの生活がスムーズになります。

特定技能外国人がスムーズに日本での仕事や生活を始めるために


以上、特定技能外国人に事前ガイダンスで伝えるべき内容をご紹介しました。


言葉が通じない日本へ来日し、仕事をし、生活を始めるということは特定技能外国人にとってとても大変なことであり、不安や心配なことも多いことが予想されます。そんな特定技能外国人が日本の生活にスムーズに適応し、安心して過ごしてもらうためにも事前ガイダンスはしっかりと行っておきましょう!

初めて事前ガイダンスを自社受入れでする場合については、伝えるべき内容をまとめた事前ガイダンスチェックリストをこちらよりダウンロード可能です。

また、生活オリエンテーションの実施についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

事前ガイダンスは受け入れ企業にとっても、特定技能外国人にとっても大事なステップになります。事前にできるお互いの関係づくりでもあるため、うまく活用してみてくださいね。




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