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みなさんこんにちは！
SMILEVISAです。
特定技能外国人を受け入れる際に、申請書類を用意して、いざ出入国在留管理庁に提出しよう！と思ったときに、どうやって持っていったらいいのか疑問に思ったことはありませんか？
申請書類はまとめて一気に出せばいいというわけではなく、出入国在留管理庁のほうで実は決まった形式で提出してほしい！というお願いをしているのをご存じでしょうか。
今回はその提出方法と、提出の際に必要な書類の有効期限についても注意点としてまとめました。これから特定技能の申請を進める方はぜひチェックしてみてください♪
在留資格変更申請時の提出ルール
まず初めに簡単にご説明すると、在留資格変更申請とは、現在すでに日本に技能実習や留学生などの在留資格で滞在している外国人を、特定技能へ変更する申請です。すでに特定技能の在留資格で、転職する場合も変更申請になります。
対象者：すでに日本に在留している方で、特定技能への移行を希望している方
出入国在留管理庁では、申請書類について下記の通り注意書きを掲載しています。
- 申請人とは、日本への入国・在留を希望している外国人の方を指す
- 申請書は、出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロードできますが、地方出入国在留管理局でも用紙を用意しているため、直接取りに行くことも可能
- 掲載している申請書等は、A4サイズで作成
- 片面１枚ずつ印刷（両面印刷はNG）
- 日本で発行される証明書は全て、発行日から３か月以内のものを提出
- 各分野の技能試験及び日本語試験の合格証明書については、有効期限内のものを提出
※それぞれ有効期限が異なるなるため、記事の後半で解説しています - 提出書類が外国語で作成されている場合には、訳文（日本語）を添付
※翻訳サービスを利用するなどして日本語も準備 - 原則として申請書を含む提出書類への押印は不要
※押印が不要な参考様式についてはこちらから確認できます。 - 原則として、提出された資料は返却不可のため、再度入手することが困難な資料の原本等の返却を希望する場合は、申請時に申し出が必要
- 申請後に、審査の過程においてさらに追加書類が発生する可能性もあり
- 登記事項証明書は、法務局のホームページからオンラインによる交付請求を行うことが可能
- 記載が必要な項目について、該当がない場合は空欄とせずに、「なし」や「０名」などと記載
- 参考様式などで、外国国籍を有する方の氏名を記載する場合には、原則として旅券（パスポート）や在留カードに従いアルファベットで記載
※例：ひらがなやカタカナで記載ではなく、アルファベットで記載 - WORDやEXCELに情報を直接入力して印刷する場合は、文字の見切れがないかなど、印刷時のレイアウトを必ず確認
- ホッチキス止めをせず、まとめたい場合はクリップでとめる
出入国在留管理庁 在留資格「特定技能」のページより
書類の有効期限については後ほど詳しく解説しますが、ここで注意が必要なのは、書類のサイズは全てA4の片面印刷と定められており、さらにホッチキスで書類をとめてはいけません。
出入国在留管理庁のほうで書類を審査する際にホッチキスで留められていると、外す際に大変なので必ずクリップで留めるようにしましょう。
特定技能の書類提出先はどこ？
特定技能の書類提出先は、申請人の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署です。
最寄りの出入国在留管理庁についてはこちらから検索が可能です。
提出書類の書き方がわからない場合の問い合わせ先はどこ？
申請書の書き方や必要書類等についてわからない部分があった場合の問い合わせ先は下記の通りです。
外国人在留総合インフォメーションセンター
TEL：0570-013904
（IP電話・海外から：03-5796-7112）
また、最寄りの地方入国管理局へ問い合わせも可能です。
特定技能の提出書類の順番は？
書類を提出する際に、順番がバラバラで提出するのではなく以下のルールに従って提出する必要があります。
| １番目 | 「表紙」 |
| ２番目 | 「第１表」 (申請人に関する必要書類) |
| ３番目 | 「第２表の１～２のいずれか」 ・第2表の1 (法人に関する必要書類) ・第2表の2 (個人事業主に関する必要書類) |
| ４番目 | 「第３表の１～１４のいずれか」 ※介護、外食、製造など分野別の必要書類についてはこちらからDLができます |
同じ企業で複数名の申請を行う場合は？
同じ企業内で、複数の特定技能外国人の申請を行いたい場合はどうすればいいのでしょうか？
その場合は、同時申請用の申請人名簿をダウンロードし、そちらに申請する外国人の情報を入力＋申請人ごとの申請書類を一緒に提出します。申請人名簿についてはこちらからダウンロードが可能です。
上図のように、
申請人名簿
→「申請人名簿」において筆頭の申請人(表紙→第１表→第２表→第３表をまとめてクリップ止め)
→「申請人名簿」の２人目以降の申請人(表紙→第１表→第３表をまとめてクリップ止め)……
……(名簿順)……と並べて提出します。
こちらのSMILEVISA申請書類作成マニュアルについては、資料請求ページより無料で配布を行っております。ご希望の方はこちらよりお問い合わせください。
申請書類の有効期限はいつまで？
申請書類については、日本の役所で発行されるものなどについて古すぎる場合は無効とみなされてしまうため注意が必要です。日本で発行される証明書は全て、発行日から３か月以内のものを提出と定められているため、必ず提出する書類が古すぎないか確認するようにしましょう。
また、各分野の技能試験及び日本語試験の合格証明書については、有効期限は以下の通りとなっています。
日本語試験の有効期限
| 日本語能力試験 | 有効期限なし |
| JFT-Basic | 有効期限なし。予約ウェブサイトにテスト結果データが保存される期間は5年間までのため、それまでに印刷して保管しておく必要あり。それ以降は結果が見られなくなり、印刷ができない |
実技試験の有効期限
| 介護 | 受験日から10年後 |
| ビルクリーニング | 合格証明書の発行日から10年間 |
| 素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業 | 合格発表日から 10年後 |
| 建設 | 合格証明書の発行日から10年後 |
| 造船・舶用工業 | 結果証明書の発行日から 10 年後 |
| 自動車整備 | 受験日から10年後 |
| 航空 | 合格判定日から10年間（10年後の同じ日の前日まで） |
| 宿泊 | 合格証明書の発行日から10年 |
| 農業 | 受験日から10年後 ※全国農業会議所における試験結果データの保存期限は５年間のみ |
| 漁業 | 受験日から10年 |
| 飲食料品製造業 | 発行日から10年間 |
| 外食業 | 国内試験→合格証書の発行日から10年間 国外試験→試験日から10年間 |
また、注意点として、各分野の協議会の加入証明書については申請や定期報告のたびに必要になりますので、いざとなったときに慌てないように必ず準備しておきましょう。
特定技能の申請手続きをスムーズに！
以上、特定技能外国人の在留資格更新の際に知っておくべきルールを解説しました。
書類申請については、細かいルールや期限などがあります。一歩間違えてしまうと、スムーズに申請が通らない可能性もありますので、気を付けて申請をするようにしましょう。
SMILEVISAでは申請書類の作成手続きをすべてオンラインで簡単に出来るシステムを提供しています。ぜひお気軽にお問い合わせください。
