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【特定技能】在留資格申請時の書類の提出方法は?ルールや有効期限についても解説!

公開日: 最終更新日: PV:5124

みなさんこんにちは!
SMILEVISAです。

特定技能外国人を受け入れる際に、申請書類を用意して、いざ出入国在留管理庁に提出しよう!と思ったときに、どうやって持っていったらいいのか疑問に思ったことはありませんか?

申請書類はまとめて一気に出せばいいというわけではなく、出入国在留管理庁のほうで実は決まった形式で提出してほしい!というお願いをしているのをご存じでしょうか。

今回はその提出方法と、提出の際に必要な書類の有効期限についても注意点としてまとめました。これから特定技能の申請を進める方はぜひチェックしてみてください♪

在留資格変更申請時の提出ルール



まず初めに簡単にご説明すると、在留資格申請とは、海外にいる外国人を特定技能として呼び寄せる場合や、すでに日本にいる外国人を特定技能資格へ変更する申請です。すでに特定技能の在留資格で、転職する場合も変更申請になります。

出入国在留管理庁では、申請書類について下記の通り注意書きを掲載しています。

  • 申請人とは、日本への入国・在留を希望している外国人の方を指す
  • 申請書は、出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロードできますが、地方出入国在留管理局でも用紙を用意しているため、直接取りに行くことも可能
  • 掲載している申請書等は、A4サイズで作成
  • 片面1枚ずつ印刷(両面印刷はNG)
  • 日本で発行される証明書は全て、発行日から3か月以内のものを提出
  • 各分野の技能試験及び日本語試験の合格証明書については、有効期限内のものを提出
    ※それぞれ有効期限が異なるなるため、記事の後半で解説しています
  • 提出書類が外国語で作成されている場合には、訳文(日本語)を添付
    ※翻訳サービスを利用するなどして日本語も準備
  • 原則として申請書を含む提出書類への押印は不要

  • 原則として、提出された資料は返却不可のため、再度入手することが困難な資料の原本等の返却を希望する場合は、申請時に申し出が必要
  • 申請後に、審査の過程においてさらに追加書類が発生する可能性もあり
  • 登記事項証明書は、法務局のホームページからオンラインによる交付請求を行うことが可能
  • 記載が必要な項目について、該当がない場合は空欄とせずに、「なし」や「0名」などと記載
  • 参考様式などで、外国国籍を有する方の氏名を記載する場合には、原則として旅券(パスポート)や在留カードに従いアルファベットで記載
    ※例:ひらがなやカタカナで記載ではなく、アルファベットで記載
  • WORDやEXCELに情報を直接入力して印刷する場合は、文字の見切れがないかなど、印刷時のレイアウトを必ず確認
  • ホッチキス止めをせず、まとめたい場合はクリップでとめる

出入国在留管理庁 在留資格「特定技能」のページより

書類の有効期限については後ほど詳しく解説しますが、ここで注意が必要なのは、書類のサイズは全てA4の片面印刷と定められており、さらにホッチキスで書類をとめてはいけません。

出入国在留管理庁のほうで書類を審査する際にホッチキスで留められていると、外す際に大変なので必ずクリップで留めるようにしましょう。

特定技能の書類提出先はどこ?

特定技能の書類提出先は、申請人の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署です。

最寄りの出入国在留管理庁についてはこちらから検索が可能です。

提出書類の書き方がわからない場合の問い合わせ先はどこ?



申請書の書き方や必要書類等についてわからない部分があった場合の問い合わせ先は下記の通りです。


外国人在留総合インフォメーションセンター

TEL:0570-013904


また、最寄りの地方入国管理局へ問い合わせも可能です。



特定技能の提出書類の順番は?


書類を提出する際に、順番がバラバラで提出するのではなく以下のルールに従って提出する必要があります。

1番目「表紙」※提出書類のリスト(申請人、企業、分野の3つ)
2番目「第1表」 (申請人に関する必要書類)
3番目「第2表の1~2のいずれか」
 ・第2表の1 (法人に関する必要書類)
 ・第2表の2 (個人事業主に関する必要書類)
4番目「第3表の1~14のいずれか」
※介護、外食、製造など分野別の必要書類についてはこちらからDLができます



同じ企業で複数名の申請を行う場合は?



同じ企業内で、複数の特定技能外国人の申請を行いたい場合はどうすればいいのでしょうか?

その場合は、同時申請用の申請人名簿をダウンロードし、そちらに申請する外国人の情報を入力+申請人ごとの申請書類を一緒に提出します。申請人名簿についてはこちらからダウンロードが可能です。



上図のように、

申請人名簿
→「申請人名簿」において筆頭の申請人(表紙→第1表→第2表→第3表をまとめてクリップ止め)
→「申請人名簿」の2人目以降の申請人(表紙→第1表→第3表をまとめてクリップ止め)……
……(名簿順)……と並べて提出します。



こちらのSMILEVISA申請書類作成マニュアルについては、資料請求ページより無料で配布を行っております。ご希望の方はこちらよりお問い合わせください。

提出省略可能な書類についてはどうやって記載する?

特定技能の在留資格申請をする際に、ある一定の条件を満たせばいくつかの書類の提出を省略することができます。省略ができる条件については、こちらの記事にて詳しく解説しています。

省略できる書類がある場合は、表の提出確認欄に過去に提出した申請日、申請番号などの申請を特定できる情報を記載します。

※【記載例】2021年3月1日・東労三C(または、ベトナム人NGUYEN THI VIETの2021年3月の在留資格変更許可申請)

もしくは、前回の申請時に入管からもらった申請受付表に記載されてある内容を記入するか、もしくは該当外国人の名前と以前申請した日にちなどを記載して入管の担当者がすぐにわかるようにしておきましょう。

申請書類の様式は必ず利用しないとダメ?

出入国在留管理庁では、申請の際に使うことのできるフォーマットとして「参考様式」を用意しています。

必要書類のうち参考様式の利用は必須ではありませんが、使用しない場合は同様の内容の書類を提出しなくてはいけないため、特別な理由がなければ出入国在留管理庁の定めた参考様式を使うようにしましょう。

様式は下記の出入国在留管理庁のホームページから入手できます。

在留資格「特定技能」 | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp)

本人の直筆の署名と原本が必ず必要な箇所は?

出入国在留管理庁では、本人の署名かつ、書類が原本である必要のある書類を定めています。

在留資格申請の際に、確認表に「写し」と記載がないものは、基本的にすべて原本での提出が必須となります。

本人の直筆かつ、原本が必要な書類としては下記の通りとなります。ここでいう「署名」とは、パソコンで打ち込んだものではなく、「本人の直筆」を意味します。

  • 健康診断個人票(参考様式第1-3号)
  • 受診者の申告書(参考様式第1-3号別紙)
  • 1号特定技能外国人支援計画書(参考様式第1-17号)
  • 雇用の経緯に係る説明書(第1-16号)

また、注意すべきポイントとして、外国人を海外から呼びよせる在留資格認定証明書交付申請書については外国人の直筆ではなく、代理人の署名が必須となります。ここでいう代理人の署名とは、会社の担当者の署名となります。


また、在留資格変更・更新申請書については外国人本人が日本にいることが想定されるため、本人(外国人)の署名が必須となります。間違えやすいポイントとなりますので、気を付けて作成しましょう!

これらの書類については、必ず原本かつ、署名は本人の直筆で行うようにしましょう。

また、本人や受け入れ機関の担当者の署名は必要ありませんが、原本の提出が必要な書類は下記の通りです。

  • 特定技能外国人の報酬に関する説明書(参考様式第1-4号)
  • 徴収費用の説明書(参考様式第1-9号)
  • 特定技能所属機関概要書(参考様式第1-11号)
  • 登記事項証明書
  • 特定技能所属機関の役員に関する誓約書(参考様式第1-23号)
  • 公的義務履行に関する説明書

そのほか、行政機関から発行される納税書や納付書については原本の提出となります。

取次申請人の資格取得は必須?

受入れ企業が外国人に代わって申請を行う場合の注意点として、取次申請人という制度があります。

在留期間変更許可申請などの在留諸申請や在留カードの記載事項変更等の手続きを、外国人本人に代わって、地方出入国在留管理局長が認める者が申請などの取次ぎを行うことができる制度です。

申請取次者が行うおもな手続きは、

  • 在留資格認定証明書交付申請
  • 在留期間更新許可申請
  • 在留資格変更許可申請
  • 再入国許可申請
  • 在留カードの有効期間更新申請
  • 在留カードの住居地以外の記載事項変更届出
  • 在留カードの再交付申請
  • 在留カードの受領

【引用】申請等取次制度について | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp)

などがあります。このなかで、在留資格認定証明書交付申請(つまり新規の申請)は受入れ機関の職員は申請取次ではなく「代理人」として申請を行うことができます。

外国人本人の代わりに受入れ企業の職員が申請書を提出する場合は、代わりに申請をする代理人の身分を証明するIDや書類が必要です。

取次申請についての詳細は、こちらの記事(【特定技能受入れ企業向け】特定技能の申請業務を本人の代理で行う申請等取次者とは?手続きの方法も解説)にてご紹介しています。

申請書類の有効期限はいつまで?



申請書類については、日本の役所で発行されるものなどについて古すぎる場合は無効とみなされてしまうため注意が必要です。日本で発行される証明書は全て、発行日から3か月以内のものを提出と定められているため、必ず提出する書類が古すぎないか確認するようにしましょう。

また、各分野の技能試験及び日本語試験の合格証明書については、有効期限は以下の通りとなっています。

日本語試験の有効期限

日本語能力試験有効期限なし
JFT-Basic有効期限なし。予約ウェブサイトにテスト結果データが保存される期間は5年間までのため、それまでに印刷して保管しておく必要あり。それ以降は結果が見られなくなり、印刷ができない

実技試験の有効期限

介護受験日から10年後
ビルクリーニング 合格証明書の発行日から10年間
素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業 合格発表日から 10年後
建設 合格証明書の発行日から10年後
造船・舶用工業 結果証明書の発行日から 10 年後
自動車整備受験日から10年後
航空 合格判定日から10年間(10年後の同じ日の前日まで)
宿泊 合格証明書の発行日から10年
農業 受験日から10年後
※全国農業会議所における試験結果データの保存期限は5年間のみ
漁業 受験日から10年
飲食料品製造業発行日から10年間
外食業国内試験→合格証書の発行日から10年間
国外試験→試験日から10年間

また、注意点として、各分野の協議会の加入証明書については申請や定期報告のたびに必要になりますので、いざとなったときに慌てないように必ず準備しておきましょう。

特定技能の申請手続きをスムーズに!



以上、特定技能外国人の在留資格更新の際に知っておくべきルールを解説しました。
書類申請については、細かいルールや期限などがあります。一歩間違えてしまうと、スムーズに申請が通らない可能性もありますので、気を付けて申請をするようにしましょう。

SMILEVISAでは申請書類の作成手続きをすべてオンラインで簡単に出来るシステムを提供しています。ぜひお気軽にお問い合わせください。

※本記事は現時点(2023 年4月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書 式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国 在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

SMILEVISAサポートチーム
SMILEVISAのサポートチームです♪ このブログでは、特定技能に関するお役立ち情報を発信しています。 日々、SMILEVISAのサポートメンバーとして特定技能外国人の自社支援を実現するためのお手伝いや、書類の手続き、外国人のサポートなどを行っています。
       

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