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【特定技能受入れ企業向け】特定技能の申請業務を本人の代理で行う申請等取次者とは?手続きの方法も解説

公開日: 最終更新日: PV:164

みなさんこんにちは!
SMILEVISAです。

特定技能を自社で受け入れ(自社支援)をするとなると、在留資格の申請や更新などの業務が発生しますよね。外国人の受入れ機関としてたびたび訪れる機会があるのが出入国在留管理庁です。

特に、在留資格の申請や更新など、外国人本人が自ら行ってくれる場合は問題ありませんが、受け入れ企業の支援業務担当者が代わりに出入国在留管理庁に提出する場合はある資格が必要ということをご存じでしょうか?

その資格というのが、申請等取次制度の「申請等取次者」です。今回の記事では、この申請等取次者の資格をどのように取得するのか、条件や流れ、手続きの方法など詳しく解説していきます。

申請等取次制度・申請等取次者とは?

在留資格の申請など、基本的には外国人本人が出入国在留管理庁まで行き、書類を提出することが原則となっています。(本人出頭の原則)

しかし、申請・届出案件の増加による窓口の混雑緩和や申請人・届出人の負担軽減等を目的として本人に代わって申請等を行うことを可能とする申請等取次制度が作られました。

そして、申請等取次者とは、出入国在留管理庁にて在留資格の申請や更新を行う場合、本人(外国人)の代わりに申請業務を代行できる人物になります。

例えばですが、特定技能外国人を受け入れている受入れ企業においては、申請する外国人が複数にわたりまとめて申請をするケースなどが出てくるかと思います。その場合、申請等取次者の資格を持っていた場合は該当する外国人の代わりに手続きができるようになります。

特定技能外国人を自社で受け入れ(自社支援)をしたい、始めたいという場合は、まずはこの申請等取次者の資格を取っておきましょう。


申請等取次者になる対象と条件とは?

申請取次を行える対象としては以下の通りとなります。

  • 受入れ機関等の職員

特定技能に関わる受け入れ機関等の職員が、特定技能外国人の受け入れを行っている企業の支援担当者に該当します。

取次ができる条件は、以下の通りです。

  • 地方出入国在留管理局長へ申請等取次ぎの申出を行い、資格を得ること
  • これまでに入管法に違反する行為や不法な滞在などの取次をしたことがないこと
  • 外国人の入国・在留手続に関する知識を有していること


こちらの詳細については、出入国在留管理庁「申請等取次制度について」にて詳しく記載があります。

また、③外国人の入国・在留手続に関する知識を有していることについて、まだそんなに知識がないのですが…と不安になるかと思いますがこちらは出入国在留管理庁が指定する研修会に出席することで条件を満たすことができます。こちらについては本記事の後半で詳しく解説しています。

申請等取次者ができることは?

申請等取次者の認定を受けた場合、以下の業務を外国人の代わりに行うことが可能となります。

  •  在留資格認定証明書交付申請
  •  資格外活動許可申請
  •  在留カードの住居地以外の記載事項変更届出
  •  在留カードの有効期間更新申請
  •  在留カードの紛失等再交付申請
  •  在留カード汚損等再交付申請
  •  在留カードの交換希望による再交付申請
  •  在留カードの再交付申請命令による再交付申請在留資格変更許可申請
  •  在留期間更新許可申請
  •  在留資格の変更による永住許可申請
  •  在留資格取得許可申請
  •  在留資格の取得による永住許可申請
  •  再入国許可申請
  •  就労資格証明書交付申請
  •  申請内容の変更申出
  •  在留カードの受領

※在留資格認定証明書交付申請については、受入れ企業は申請等取次ぎではなく、「代理人」として申請を行うことになります

※技能実習生については、資格外活動が認められていませんのでご注意ください
  

申請等取次者になるために必要な手続きと書類は?

申請等取次者としての承認を希望する場合は、地方出入国在留管理局に下記の書類を郵送で送付するか、直接窓口まで持参します。

  • 申請等取次申出に係る提出書類一覧・確認表(新規手続用)(参考様式)
  • 申請等取次申出書(別記第1号様式)
  • 承認を受ける人物の写真(3cm×2.4cm)2葉
  • 承認を受けようとする者の経歴書及び在職証明書(外国人の場合はこれに加えて在留カードの写し)
  • 外国人の入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料
  • 登記事項証明書(法人の場合(登記事項証明書が提出できない場合は、会社等の概要が記されたパンフレット等))又は住民票の写し(個人の場合)
  • 本人確認書類(本邦の公的機関が発行した身分証明書、健康保険証(保険者番号及び被保険者番号等記号・番号にマスキングが施されたものに限る。)、又は住民票(外国人の場合は在留カード、特別永住者証明書)のいずれかの写し)→郵送での申請の場合のみ
  • 返信用封筒(定型封筒に宛先を明記の上、404円分の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの)

※出入国在留管理庁「受入れ機関等の職員の方」のページより抜粋

   
この中で、

・外国人の入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料

という書類がありますが、こちらは入管が定めた団体が実施している研修会に出席することで、証明書が取得できます。その証明書を疎明資料として提出すればOKです。

入管が定めている研修会を行っている団体は、こちらのページより確認が可能です。このほかにも研修会を行っている団体もあるため、希望する場合は詳細について、最寄りの地方出入国在留管理局に問い合わせることもできます。

例えばですが、公益財団法人入管協会を例に挙げてご紹介すると、参加方法についてはこちらの公益財団法人入管協会の申請等取次研修会日程表のページより参加可能な日程をチェックし、同サイトの受付中の研修会より申し込みを行ってください。

また、外国人の入国や在留手続きについて知識がある、もしくは一定の職歴等がある方については研修会を受講したことを証する文書の代わりに、それが立証できるような資料を提出すればOKです。(資格の写し、外国人の入国や在留手続きを行った経歴書など)


取次申請者は、毎年1月に出入国在留管理庁まで定期報告が必要です

特定技能の受入れに定期報告がありますが、実は取次申請者にも年に1度(1月)の定期報告が義務づけられていることをご存じですか?

取次申請人として認定されている担当者の方は、毎年、1月に下記の書類を出入国在留管理庁まで提出をします。郵送でもOKとされています。報告対象の期間は、前年1月から12月末までとなります。

報告の対象は、申請した外国人の国籍や地域情報、在留資格認定証明書や変更や更新等、在留カードの手続きが何件あったかなどになります。

  • 登記事項証明書(法人)もしくは住民票(個人)
  • 申請等取次者の氏名及び職名等一覧(第17号様式)
  • 申請等取次実績報告)(第9号様式)

ちなみに登記事項証明書については、法人が上場企業である場合は会社案内書を提出すれば、登記事項証明書は提出不要です。

上記の書類については、出入国在留管理庁のこちらのページよりダウンロードが可能です。

同じ受け入れ企業内の職員でも、取次申請は毎回必要?



特定技能外国人受け入れている企業で、例えば現在取次申請の資格を持っており、すでに経験も実績もある職員が在籍している場合は、これから新しく取次者になる職員に十分な説明・指導を受けたという説明書類を提出すれば免除が可能です。


フォーマットについては入管によって定められており、こちらのページよりDLが可能です。フォーマットはこちら→説明書

毎回上記の書類を提出すると非常に手間がかかるため、同じ企業内で同様の申請業務を行う職員が増えた場合はこのように取次申請の資格を取得することができます。

特定技能外国人を自社支援で受け入れする場合は必ず取得しましょう

以上、取次申請の方法について詳しく解説しましたが、受入れ企業は取次の資格がなくとも在留資格認定証明書交付申請はできますが、そのほかの業務については行うことができないため、自社支援を始める場合は必ずこの取次申請の資格を取得するようにしてください。

SMILEVISAでは、特定技能を自社支援をする企業様向けに、手続きを効率化するためのシステムを提供しています。業務効率化やコストカットにつながるため、ご興味のある方はこちらから資料を請求いただけます。また、弊社では自社支援を始める企業様のご相談に乗っています。お気軽にご相談ください。

※本記事は現時点(2023年1月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

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