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【特定技能】随時届出とは?届出時期と提出書類について解説!

公開日: 最終更新日: PV:127

こんにちは!SMILEVISAです。
今回は特定技能を受け入れた後に発生する「随時届出」について、届出時期や提出書類について詳しく解説していきます。

そもそも、特定技能の随時届出とは?

届出とは、特定技能外国人の受け入れ状況を国に報告するための制度です。届出には、定期的に年4回行う「定期届出」と、“受け入れ状況に変化があった場合”に行う「随時届出」があります。

随時届出は受け入れ機関の責任で行わなければならず、忘れてしまうと受け入れの継続ができなくなってしまう可能性があるため、注意が必要になります。

また、随時届出を登録支援機関に委託することは不可ですので、“随時届出が必要になるタイミング”については、受け入れ企業自身でしっかりと把握しておきましょう。

随時届出の提出期限は?

提出期限は”報告すべき内容が発生してから14日以内”です。”報告すべき内容が発生”してから書類の用意を進めると考えると、意外と短いため注意が必要になります。

随時届出はどこに提出する?

届出の提出先は、届出方法によって異なります。具体的には以下の通りです。

・窓口に持参する場合
特定技能所属機関の本店の住所を管轄する地方出入国在留管理官署へ直接持参します。(空港支局を除く)

・書類を郵送する場合
身分証明書の写しを同封の上、特定技能所属機関の本店の住所を管轄する地方出入国在留管理官署宛てに送付します。その際、封筒の表面に朱書きで「特定技能届出書在中」等と記載します。

・インターネットで申請する場合
出入国在留管理庁電子届出システムを利用して届出をします。利用するには事前に利用者情報登録を行う必要があります。

随時届出はいつ&何を提出する?

以下では随時届出が必要になるタイミングについて詳しく解説します。

タイミング①:雇用契約を変更したとき

雇用契約の内容に変更があった場合は、随時届出により、そのことを出入国在留管理庁に報告します。具体的には以下の通りです。

・雇用契約の内容に変更があった
特定技能の受け入れに関して変更があった場合には、その内容を出入国在留管理庁に報告します。以下は雇用契約変更とみなされる例の一部です。

  • 雇用契約期間
  • 労働時間等
  • 社会保険・労働保険の加入状況
  • 就業の場所
  • 休日
  • 退職に関する事項
  • 従事すべき業務の内容
  • 休暇  
  • 賃金
  • 健康診断

※雇用契約の変更に関して、届出が必要な契約変更事由についてより詳しく知りたい方は、特定技能外国人受入れに関する運用要領のp90~の表をご確認ください。

参照:特定技能雇用契約にかかる届出書(参考様式3−1)

・雇用契約を終了した
特定技能を受け入れている企業で働いている外国人と、何らかの理由により雇用契約を終了することになった場合に報告します。

雇用契約の終了に至る理由としては、主に以下のものがあります。

  1. 雇用契約の終期が到来
  2. 受け入れ企業の都合による終了(経営上の都合、基準不適合、雇用主(個人事業主)の死亡など)
  3. 外国人の都合による終了(死亡、病気・怪我、行方不明、重責解雇、自己都合解雇)

※特に「2. 受け入れ側都合による終了」の場合は、届出とは別に求職者の転職活動支援が必要になってくるため注意が必要です。具体的には転職先探し、推薦状の作成等、求職活動を行うための有給休暇の付与を行います。

・新しく雇用契約を結び直した
外国人が雇用契約を終了した後、在留期限内に再度同じ企業にて雇用契約を締結した場合に報告が必要となります。

雇用契約の変更に関して、届出が必要な項目についてより詳しく知りたい方は、特定技能雇用契約にかかる届出書(参考様式3−1)をご確認ください。

雇用契約を変更した時の提出書類

  1. 届出書(参考様式3−1号)(記載例はこちら)
    ※契約変更の対象者が複数いる場合は、参考様式第3-1号(別紙)も合わせて記載し提出します。
  2. 変更内容を証明する資料(新しい雇用契約書など)
  3. 身分証明書(郵送の場合はコピーを同封)

届出書のフォーマットについては、こちらからダウンロードが可能です。

タイミング② 支援計画の変更

支援計画を変更した場合も、随時届出をします。具体的には、以下の項目を変更した場合には届出が必要です。

  • 事前ガイダンス
  • 出入国する際の送迎
  • 適切な住居の確保・生活に必要な契約に係る支援
  • 生活オリエンテーションの実施
  • 日本語学習の機会の提供
  • 相談又は苦情への対応
  • 日本人との交流促進に係る支援
  • 非自発的離職時の転職支援
  • 定期的な面談の実施・行政機関への通報
  • 上記全ての変更
  • その他

支援計画を変更したときの提出書類

  1. 提出書類届出書(参考様式第3−2号)(記載例はこちら)※契約変更の対象者が複数いる場合は、参考様式第3-2号(別紙)も合わせて記載し提出します。
  2. 変更内容を証明する資料(新しい支援計画書など)
  3. 身分証明書(郵送の場合はコピーを同封)

※届出書には変更年月日を記載する欄がありますが、ここは実際に新しい支援計画を運用し始めた日付を記入します。

タイミング③: 支援委託機関の変更

支援委託機関を変更した際も届出が必要です。具体的には以下の通りです。

・支援機関と新たに契約を結んだ
特定技能を受け入れている企業が、新しい支援機関と契約を結んだ場合に報告します。

・支援委託契約内容が変更になった
特定技能を受け入れている企業が、支援委託契約内容に何らかの変更があった場合に報告します。

・支援委託契約を終了した
特定技能を受け入れている企業が、現在の支援委託契約を終了した場合に報告します。

支援委託機関を変更した時の提出書類

  1. 届出書(参考様式3−3号)(記載例はこちら)※契約変更の対象者が複数いる場合は、参考様式第3-3号(別紙)も合わせて記載し提出します。
  2. 変更内容を証明する資料(登録支援機関との支援委託契約に関する説明書)
  3. 身分証明書(郵送の場合はコピーを同封)
  4. 支援委託契約に関する説明書(参考様式第1−25号)(記載例は1人用はこちら複数人用はこちら

タイミング④:外国人受け入れが難しくなった

何らかの事情で、外国人の受け入れが難しくなった場合も届出が必要です。主な理由は以下の通りです。

  • 経営上の問題
  • 外国人の死亡やケガ
  • 外国人の帰国や行方不明

外国人受け入れが難しくなった時の提出書類

  1. 届出書(参考様式第3−4号)(記載例はこちら)※契約変更の対象者が複数いる場合は、参考様式第3-4号(別紙)も合わせて記載し提出します。
  2. 受け入れ困難になるに至った経緯に係る説明書(参考様式5―11
  3. 身分証明書(郵送の場合はコピーを同封)

※通常は受け入れ困難になった場合、特定技能雇用契約の終了も迎えるため、先に受け入れ困難の届出をし、その後に特定技能雇用契約の終了に係る届出を行う必要があります。

※万が一受け入れ困難の届出が間に合わなかった場合は、特定技能雇用契約の終了に係る届出と一緒に提出してください。

タイミング⑤ :不正行為があった

不正行為があった場合も届出が必要です。不正行為の例は以下の通りです。

  • 外国人に対しての暴行、脅迫、監禁
  • 外国人の人権を著しく侵害する行為
  • 特定技能に係る届出をしない、もしくは虚偽の届出をした
  • 外国人のパスポートもしくは在留カードを取り上げる
  • 虚偽文書を作成もしくは提供
  • 入管への報告や、求められた調査について応じない
  • 外国人に支給する給与の不払い
  • 保証金等違反行為
  • 改善命令処分に対して従わない
  • 外国人の外出や私生活の自由を不当に制限する
  • 保証金等違反行為を行う仲介業やの紹介を受けて特定技能外国人を雇用した
  • その他の出入国・労働に関する法令に関する不正をした

不正行為があった時の提出書類

  1. 届出書(参考様式第3-5号)(記載例はこちら
  2. 身分証明書(郵送の場合はコピーを同封)

随時報告に関してよくある質問

Q1. 届出すべき14日以内を過ぎてしまったらどうしたら良いですか?

A. 過ぎてしまった場合でも可能な限り早めに出してください。

Q.2 一度受け入れ困難の報告をしたら、今後は受け入れできないのでしょうか?

A. 受け入れ困難の状況が改善すれば、今後も受け入れができます。

Q3. 登録支援機関を他社に切り替える場合の提出書類はどうなりますか?

A. 委託契約の終了と、新規契約のどちらも必要です。定められた様式を2部用意し、別々に記入してください。契約の終了と切り替えがほぼ同時の場合は、まとめて提出してもOKです。

特定技能の管理業務を効率的に行うには?

今回は特定技能外国人の受け入れ後に必要な、「随時届出」について解説しました。煩雑な特定技能業務に追われて、うっかりすると届出を忘れてしまうため、どんな時に届出が必要なのかをきちんと押さえておくことが大切です。

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