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特定技能の申請で理由書や説明書の提出が必要になったら?書き方のコツやテンプレートを配布

公開日: 最終更新日: PV:3253

みなさんこんにちは!

SMILEVISAです。

今回は、特定技能の在留資格の新規申請や更新、変更などの際に、出入国在留管理庁へ提出する理由書や説明書について解説します。

本記事の最後に、テンプレートもダウンロード可能なのでチェックしてみてくださいね!

特定技能の理由書や説明書はどんな時に必要?

特定技能を受け入れている多くの受入れ企業の担当者にとって、在留資格の申請はわからないことが多いものですよね。特に、通常の書類であればよいのですが、ケースによっては出入国在留管理庁から追加の書類を提出してほしいと連絡が来ることもあります。

その際に、行政機関や受入れ企業から発行できる書類などであればよいのですが、そのほかにも

  • なぜ特定技能を取得した外国人が海外に長期滞在しているのか?
  • なぜ特定技能外国人がこの時期に納税をしていないのか、もしくは納税が遅れたのか?
  • なぜ〇〇について違反をしてしまったのか?
  • なぜ給与条件について他の従業員と差があるのか?
  • なぜ途中で日本語学校を中退して特定技能になったのか?

など、出入国在留管理庁より確認をしたい事項について理由書や説明書の提出を求められることがあります。

このようなケースは、申請時の状況や個人によっても全く異なるものになるため、なかなかどのように書いていいのか?と悩んでしまう担当者の方が多いようです。

出入国在留管理庁より提出をして下さい、とあらかじめ定められているフォーマットについては、こちらの公式サイトにてダウンロードができますので、まずは該当するフォーマットがないかを確認しましょう。

理由書・説明書の書き方や含めるべき項目は?

まず第一に、理由書・説明書に関して以下の情報については最低限含めるようにしましょう。

  1. 提出先の出入国在留管理庁の情報(東京・大阪等の支局)・担当者名(わかれば)
  2. 作成した日付
  3. 受け入れ企業名・住所・電話番号・担当者の連絡先
  4. タイトル(〇〇に係る理由書、説明書等)
  5. 該当する外国人の名前・在留カード番号(あれば)・申請番号(現在申請中の場合)
  6. 書類を作成した人物の名前・サインもしくは印鑑

当然にはなりますが、本文には該当する内容の理由や説明を詳細に記載します。

記載が終わりましたら、下記のような文面を締めておくとよいでしょう。

  • 上記についてご考慮いただきまして、在留資格の許可をお与えくださいますよう、お願い申し上げます。
  • 貴職におかれましては上記の説明書をご賢察頂きまして、在留資格の許可をお与え下さいますよう、深くお願いを申し上げます。

理由書を書く際の注意点は?

理由書を書く際の注意点ですが、下記のことに注意して自分が準備した書類を確認してみましょう。

  • 外国人自身、会社のことについての基本的な情報を入れているか
  • どのような目的で理由書を提出するのかを明記しているか
  • 説明したい事柄について、詳しい過去の経緯などが必要な場合、簡潔に、漏れなく記載できているか
  • 外国人の過去の在留経緯、納税状況などを説明できているか(必要な場合)
  • 日本語が冗長で読みづらくないか
  • 矛盾している点はないか
  • 虚偽の情報が入っていないか

理由書を読むのはたいてい入管の職員のため、あまりに文章がわかりづらかったり、必要な情報が抜けていたりすると、再提出となったり、在留資格の結果にも影響しかねません。

できれば、社内でもダブルチェックを行い、必要な情報がカバーできているか、伝わりやすい内容になっているかを確認しておきましょう。

理由書によって在留資格の結果に影響も

以上、特定技能外国人の申請の際に必要となる理由書や説明書について解説をしました。

理由書や説明書は、在留資格許可の大事な判断材料となります。提出を求められた場合は必ずすみやかに提出をするようにしましょう。

理由書・説明書のダウンロードは下記からできます。ぜひご活用ください!

※こちらの理由書・説明書はあくまでサンプルとなります。必要に応じて編集してお使いください。こちらのサンプルを使用して申請した結果については、弊社は一切の責任を負いかねますのでご了承くださいませ。

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