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【自社支援】特定技能外国人の通訳翻訳はどうしたらいい?方法や費用について詳しく解説

公開日: 最終更新日: PV:2035

みなさんこんにちは!
SMILEVISAです。

技能実習や特定技能を受け入れている場合、様々な国籍の外国人を雇用することになると思います。そんな時、通訳翻訳については管理委託しているから大丈夫…という場合も多いかと思います。

しかし、中にはこれから特定技能の自社支援を始めるにあたり、通訳と翻訳をどうしよう・・・?と悩まれることもありますよね。

今回は、特定技能を自社支援する際に必要な通訳翻訳の手配方法について詳しく解説します!

そもそも、特定技能の通訳・翻訳はなぜ必要?

まず初めに、なぜ特定技能の通訳・翻訳が必要なのでしょうか?


特定技能外国人の中には、日本語学校を卒業していたり、別のビザで滞在しているケースがあります。その場合は、日本語能力が高いケースもありますよね。しかし一方で、特定技能外国人が初めて海外から来日するケースもあります。

さらに、日本語能力によって話すことはできるけど、読むことが苦手、という外国人もいます。そのため、個人に合わせた様々な状況で、日本語を十分理解が出来ないとなった場合に、出入国在留管理庁では、必ず必要に応じて通訳・翻訳を手配するように受入れ企業側に求めています。

生活オリエンテーションや雇用条件、普段の相談や苦情の申し入れなど、日本語がわからないままでは受け入れ企業にとっても外国人にとっても、スムーズに業務を進めることができません。

そのため、問題が起こらないように日本語の通訳・翻訳を用意することは、受け入れ企業の義務となります。

どのような場面で特定技能の通訳・翻訳が必要?

出入国在留管理庁では、下記の場面において通訳・翻訳を手配するように受入れ企業側に求めています。

通訳が必要な場面(翻訳も含む)

  • 事前ガイダンス(在留資格申請前1回)
  • 生活オリエンテーション(入社後1回)
  • 定期面談(3か月に1回以上)
  • 相談・苦情対応(随時)

※その他、普段の生活や業務中に関しても必要に応じて通訳の手配が必要です。

翻訳が必要な書類

出入国在留管理庁では、下記の書類について外国人が理解できるよう翻訳したものを提出するよう求めています。

  • 参考様式第1-3号 健康診断個人票
  • 参考様式第1-5号 特定技能雇用契約書
  • 参考様式第1-6号 雇用条件書
  • 参考様式第1-7号 事前ガイダンスの確認書
  • 参考様式第1-10号 技能移転に係る申告書
  • 参考様式第1-13号 就業条件明示書
  • 参考様式第1-16号 雇用の経緯に係る説明書
  • 参考様式第1-17号 1号特定技能外国人支援計画書
  • 参考様式第5-7号 報酬支払証明書
  • 参考様式第5-8号 生活オリエンテーションの確認書

こちらについても、外国人が必要である場合は翻訳をし、理解できるようにする必要があります。こちらの様式については、出入国在留管理庁サイトのこちらのページにて各言語に翻訳されている様式をダウンロードできます。(ページの下部です)

通訳・翻訳が不要な場合はある?

特定技能外国人に対し、通訳・翻訳を付ける必要があるという点を解説しましたが、実際には通訳・翻訳が不要なケースもあります。

通訳・翻訳が不要となるケースとしては、特定技能外国人の日本語能力が高く、通訳・翻訳が不要なレベルである場合です。日本語能力試験N3以上を取得しているなど、判断ができる材料があれば申請時に通訳・翻訳が不要であるとして説明することができます。

日本語能力が十分でないと出入国在留管理庁から判断された場合は、申請書類の再提出(翻訳したもの)や、外国人本人への電話での聞き取り等が行われる可能性がありますので注意しましょう。

しかし、特定技能外国人の日本語能力が高い場合でも、万が一の際に備えて通訳・翻訳が手配できる体制を整えておくと緊急時などでも安心です。

通訳・翻訳の手配する際の条件や注意点は?

出入国在留管理庁では、特定技能外国人へ対する通訳翻訳について、

「特定技能外国人が十分に理解できる言語による適切な相談体制」とは、通訳人を特定技能
所属機関の職員として雇い入れることまでは必要なく、必要なときに委託するなどして通訳人を確保できるものであれば足ります。」

「出入国在留管理庁/特定技能運用要領」

と出入国在留管理庁の運用要領では定めています。

そのため、受入れ企業側で正社員やフルタイムとして通訳・翻訳者を採用することもできますが、必ずしも必須ではありません。

それでは、自社支援している受入れ企業ではどのように通訳・翻訳を手配しているのか、実際の例も交えてご紹介します。

方法①正社員もしくはパートとして通訳・翻訳を雇用する/社内通訳を利用する

受入れ企業側で、正社員やパート、アルバイトとして通訳・翻訳スタッフを雇用する方法です。例えばですが、受入れ企業の規模が大きく、特定技能外国人以外にも通訳翻訳が必要な場合ではオススメの方法となります。

メリットは常に安定した質の高い通訳・翻訳者が在籍しており、急な場合でもすぐに対応が可能なことでしょう。デメリットとしては、コストが他の方法に比べ高くなりがちです。

方法②受入れ企業の支援責任者(担当者)が通訳・翻訳も担当する

受入れ企業の支援責任者(担当者)が通訳・翻訳も担当する場合もあります。この場合は多くの受入れ企業では支援担当者を外国人か、バイリンガルの日本人スタッフにするパターンです。

支援担当者を外国人にする場合としては、例えば今後も特定の国籍の特定技能外国人のみ受け入れるという方針が決まっている場合に、該当する国籍の外国人スタッフを支援担当者として任命します。

ベトナム語であればベトナム人の特定技能のみを採用し、支援担当者を日本語が堪能なベトナム人にするという形です。

また、英語やベトナム語、インドネシア語など、言語に堪能な日本人スタッフを支援担当者にし、通訳・翻訳も担当する場合もあります。

メリットは社内で支援担当者としても、通訳・翻訳としても活動できるのでコストパフォーマンスが高くなり、情報共有もスムーズになります。デメリットとしては、支援担当者の他言う可能言語によって受け入れる外国人の国籍が制限されることがあります。

方法③通訳翻訳会社やフリーランスの通訳・翻訳者に依頼をする

外部の通訳翻訳会社や、フリーランス通訳・翻訳者に依頼することもできます。必要に応じて通訳・翻訳を依頼することになるため、メリットとしてはコストの削減が期待できます。

デメリットとしては、信頼できる通訳・翻訳を見つける手間やリスクがあること、フリーランスに関しては、何か問題が起こった際に、すぐに対応ができない場合があります。

方法④多言語対応のオンライン通訳・翻訳サービスを利用する

外部委託するケースとして近年人気が高まっているのが、多言語対応のオンライン翻訳・通訳サービスを利用する方法もあります。多言語対応のオンライン通訳・翻訳サービスと受け入れ企業が契約を結び、毎月〇分までなら月額〇円、というようにプランを選んで利用をする方法です。

ブラウザ上やアプリなどでオンライン環境があればいつでも・どこでも通訳・翻訳の利用が可能となり、利便性が高いのが特徴です。

メリットとしては、多言語対応のため様々な国籍の特定技能を受け入れていても対応が可能なこと、オンライン環境があればどこでも対応ができる点です。デメリットとしては、提供している企業の対応時間にもよりますが、深夜など営業時間外の対応が難しい場合があることです。

→SMILEVISAでは多言語対応の通訳・翻訳サービスをご紹介しています。こちらよりお気軽にお問い合わせください。

受入れ企業の状況に合わせて通訳・翻訳を活用しましょう

以上が、特定技能を自社支援で受け入れる企業向けの通訳・翻訳についての解説でした。受入れ企業により様々な状況や予算などがありますので、ぜひ一番合う方法を見つけてみてくださいね!

SMILEVISA では書類の申請を効率化するシステムを提供しています。現在の煩わしい書類の作成にお困りの方や、特定技能の自社支援を始めたい!という企業様や、自社支援の際に通訳・翻訳の手配についてお悩みの方はこちらよりお気軽にご相談ください!

※本記事は現時点(2023 年4月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書 式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国 在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

SMILEVISAサポートチーム
SMILEVISAのサポートチームです♪ このブログでは、特定技能に関するお役立ち情報を発信しています。 日々、SMILEVISAのサポートメンバーとして特定技能外国人の自社支援を実現するためのお手伝いや、書類の手続き、外国人のサポートなどを行っています。
       

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