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【特定技能/随時届け出】特定技能の退職の手続きの届け出マニュアル【2023年最新】

公開日: 最終更新日: PV:4654

みなさんこんにちは!
SMILEVISAです。

特定技能外国人が退職するケースは珍しいことではなく、特定技能の上限年数に達してしまったり、何らかの個人的な事情で退職したり転職することがありますよね。

その際に、受け入れ企業は特定技能の退職について、出入国在留管理局へ報告する義務があります。これは随時報告となりますが、退職の方法や状況により提出する書類や流れが異なります。

今回の記事では、自社支援で特定技能を受け入れている企業がするべき退職の手続きと届け出について詳しく解説しています。

特定技能外国人が退職するのは、どんな場合?


そもそも、今回の随時届け出に該当する退職とはどのようなものがあるのでしょうか?
出入国在留管理庁が定めている退職の理由としては以下の通りです。

  • 特定技能外国人による自己都合
  • 経営上の理由による退職(解雇)
  • 特定技能所属機関が基準不適合となったとき
  • 重責解雇
  • 行方不明
  • 特定技能外国人のケガや病気
  • 特定技能外国人や経営者の死亡


ほとんどの退職はこれらのいずれかに当たりますが、中でも一番多いのが特定技能外国人の自己都合による退職です。

それでは実際に特定技能外国人が退職する際に、どのような流れで随時届け出を進めればよいのかご紹介します。


自社支援で特定技能外国人が自己都合で退職する場合に提出する書類は?


まず初めに、自己都合で退職する場合は職場で働いている特定技能外国人が、退職したいという旨を上司に伝えることが一般的です。その場合は、退職したいと外国人側から申し出があった日から14日以内に下記の書類を提出する必要があります。

  1. 受け入れ困難にかかわる届出書(参考様式第3-4号)
  2. 受け入れ困難にとなるに至った経緯に係る説明書(参考様式5-11号)

こちらは注意すべき点として、外国人から申し出があってから14日以内となるためご注意ください。

退職の対象となる外国人が複数人にわたる場合は参考様式第3-4号(別紙)を使用してまとめて報告が可能です。

※特定技能外国人の受け入れ中に不幸にも事故や病気などで死亡してしまった場合については上記2点の書類を提出するとともに、労働基準監督署に届け出をする必要があります。


その後、実際に退職した日から14日以内に下記の書類を提出して終了となります。

  • 特定技能雇用契約に係る届出書(参考様式3-1-2号)

退職の申し出から実際の退職まで14日以内の場合は3点まとめて提出する必要があります。14日以内に申し出から退職につながる例としては個人的な事情や急な事故、病気などがあげられます。

例)特定技能外国人が深刻な病気にかかってしまい、退職の申し出とほぼ同時に退職、数日後に帰国してしまった。

※参考様式については出入国在留管理庁のこちらのページよりダウンロードできます

自社支援で特定技能外国人が会社都合で退職する際は?

会社の経営不振や、人員整理などで特定技能外国人を退職させる場合についても、退職させることが決まった時点から14日以内に、同様に以下の書類を提出してください。

  • 受け入れ困難にかかわる届出書(参考様式第3-4号)
  • 受け入れ困難にとなるに至った経緯に係る説明書(参考様式5-11号)


その後、実際に退職した日から14日以内に下記の書類を提出して終了となります。

  • 特定技能雇用契約に係る届出書(参考様式3-1-2号)

※こちらも退職の申し出から実際の退職まで14日以内の場合は3点まとめて提出しましょう

実際には、自己都合で退職した場合も会社都合で退職した場合も手続きは同様となっています。

※参考様式については出入国在留管理庁のこちらのページよりダウンロードできます

特定技能外国人が会社都合で退職する際の注意点


経営上の理由や、欠格事由にあたり特定技能の受け入れが出来なくなった場合は、そのまま特定技能外国人を退職させるのではなく、必要な支援を行うことが求められます。

会社都合で退職が決まった場合、まずは特定技能外国人が、特定技能としての活動(就労)を引き続き日本で継続したいかどうかの意思確認を行います。

活動継続の希望を持っている場合には、受け入れ企業側が退職者に対して責任をもってハローワークや民間の職業紹介会社の案内といった転職支援を行う義務があります。

また、特定技能外国人が特定技能雇用契約の終了前に帰国することになった場合も、外国人に意に反して特定技能の活動を中止して帰国する必要がないことを伝えましょう。

特定技能外国人の中には、会社を退職したら強制的に帰国しなければいけないと考えているケースもあるため、本人の意思を必ず確認し、説明をした上で意思確認を書面により行う必要があります。

特定技能外国人が契約満了で退職した場合はどうなる?

これまで自己都合と会社都合で契約満了前に退社した場合の報告についてご紹介しましたが、契約満了で外国人が退社した場合はどうなるのでしょうか?

その場合については、下記の書類を提出する必要があります。

  • 特定技能雇用契約に係る届出書(参考様式3-1-2号)

具体的には、こちらの書類の中のb終了の自由の01番、雇用契約の終期到来にチェックをすればOKです。

外国人が退職する際は必ず随時届け出を忘れずに!


以上、特定技能外国人が退職する際に行うべき手続きや書類、届け出についてご紹介しました。随時届け出をうっかり忘れてしまうと、今後の特定技能外国人の受け入れが難しくなってしまうこともあります。ついつい忘れがちな随時届け出は必ずポイントを押さえて行いましょう。

SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい!とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。

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※本記事は現時点(2023年8月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

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