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【特定技能/随時届け出】特定技能の雇用契約の内容を変更した場合の届け出マニュアル

公開日: 最終更新日: PV:4013

みなさん、こんにちは。SMILEVISAです!

雇用している特定技能外国人の賃金や就業時間の見直しをした際、雇用契約内容を変更したいという場合が出てくるかと思います。雇用契約の内容に変更が出た場合は、特定技能所属機関は出入国在留管理庁まで届け出をする義務があります。

この届出は、雇用条件に変更があった際にその都度行う随時届出となっています。また、変更する内容に応じて、必要な書類や手続き方法は異なります。

今回は、特定技能外国人の雇用契約の内容を変更した場合の手続きと届け出について詳しく解説します!

届出が必要な雇用契約内容の変更とは?

届出が必要な変更内容とは、どのような場合が当てはまるのでしょうか。

出入国在留管理庁が定める届出が必要な雇用契約内容の変更項目は下記の通りです。

  • 雇用契約期間
  • 就業場所
  • 従事する業務内容
  • 労働時間
  • 休日、休暇
  • 賃金
  • その他(社会保険、労働保険の加入状況など)

ただし、雇用契約期間、休日、休暇の変更においては、必ず届出が必要なわけではありません。
雇用契約期間の変更においては元々の契約期間よりも短くしたい場合、休日や休暇の変更においては当初より減少する場合が、届出が必要となる対象になります。

また、2023年8月より、雇用条件の「賃金(給与)」を変更する際に、これまでは金額の増減に関して全て届け出が必要でしたが、今後は減少になる場合のみ届け出が必要となります。対象となる内容は以下の通りです。

①基本賃金→減額する場合のみ届け出が必要
②諸手当→手当を廃止する場合は届け出が必要
③昇給→有から無にする場合は届け出が必要

こちらの詳細については、特定技能外国人の運用要領より確認が可能です。

雇用契約変更の届け出に必要な書類は?

変更される雇用契約内容によって、必要な書類は異なります。
必ず、何の書類が用意するべきなのかを確認しましょう。

共通して必要な書類は下記の通りです。

  • 特定技能雇用契約の変更に係る届出書(参考様式第3-1-1号)
  • 雇用条件書(参考様式1-6号)

届出の際には「雇用条件書」は変更部分を記載した後に、対象となる特定技能外国人が変更内容について十分理解したことを確認した上で、特定技能外国人本人の署名が必要となります。

雇用契約内容を変更する場合、特定技能外国人が日本語で内容を十分理解できない場合は母国語での翻訳や説明が必要です。変更する項目が複数ある場合、特定技能雇用契約の変更に係る届出書(参考様式第3-1-1号)にまとめて記載しても問題ありませんが、項目ごとに必要な添付書類は異なるので注意が必要です。

下記にて、変更した雇用条件ごとに何の書類を提出する必要があるのかを解説します。

就業場所に関する変更の場合

就業場所に関する変更の場合、変更内容が事業所か派遣先なのかで必要な添付書類は異なります。

それぞれの場合を見ていきましょう。

①就業している事業所の変更

就業場所は事業所の連絡先のみの変更の場合、届出は不要ですがそれ以外の場合、分野別で必要な添付書類は異なります。

介護業・業務を行わせる事業所の概要書(介護分野参考様式第1-2号)
ビルクリーニング・建築物清掃業登録証明書、建築物環境衛生総合管理業登録証明書
宿泊・旅館業許可証または旅館、ホテル営業許可書
外食・保健所長による営業許可書の写し
・営業許可を要さなくても保健所長の届出の対象となる施設はその届出の写し

②特定技能外国人の派遣先の変更

特定技能外国人の雇用形態が派遣であり、契約書に記載のない派遣先などで就労する場合は下記の添付書類が必要となります。

  • 派遣計画書(参考様式第1-12号)
  • 就労条件明示書(参考様式第1-13号)
  • 派遣先の概要書(農業分野は参考様式第1-14号、漁業分野は参考様式第1-15号)
  • 労働者派遣契約書
  • 労働先に係る労働、社会保険や租税の法令を遵守していることを証明する資料
  • 派遣先事業者誓約書(農業分野のみ必要、参考様式第1 1-2号)

従事する業務を変更する場合

特定技能外国人の業務区分を変更した場合は下記の添付書類が必要となります。

  • 特定技能外国人が従事しようとする業務において、必要な技能水準を有していることを証明する資料(認定申請の際に提出が求められる証明資料と同様)

例えば、農業分野の耕種農業全般の業務に従事していたが、畜産農業全般に変更するという場合は、必要な技能水準を有していることを証明する資料が必要となります。

しかし、特定技能外国人の従事する業務内容が同一分野内で変わった場合や、同一分野内で業務区分が1つしかない場合は、追加の書類は必要ありません。


ただし、いずれの場合でも、入管は特定技能外国人の指定書の記載内容を変更する必要があります。
そのため、業務内容に変更がある場合は最寄りの地方入管局へ書類を持参のうえ、届出を提出しなければなりません。

労働時間を変更する場合

労働時間の変更の場合、下記のいずれかの添付書類が必要となります。

  • 労働基準監督署へ届け出た変形労働時間制に関する協定書の写し(変形労働時間制の場合)
  • フルタイムでなくなったことの理由書

ただし、始業時間と就業時間が変わっても、所定労働時間に変更はない場合は届出の必要はありません。始業時間と就業時間が固定されていたが、交代勤務制に変更するという場合は届出が必要となります。また、年間合計休日日数が減少した場合も、届け出が必要となります。

それぞれの資料が必要な場合を見ていきましょう。

変形労働時間制に関する協定書の写しが必要な場合

1年単位の変形労働時間制になった、もしくは廃止した場合が当てはまります。
所定労働時間数、もしくは所定労働日数を変更した場合も同様です。

フルタイムでなくなったことの理由書が必要な場合

労働時間がフルタイムではなくなった場合が当てはまります。
なぜフルタイムではなくなったのかの理由書を、添付書類として提出しましょう。

いずれの場合も、不当な理由で特定技能外国人の不利益を与えるようなことはあってはなりません。

賃金に関する変更の場合

特定技能外国人の賃金を変更した場合は、下記の添付書類が必要となります。

  • 特定技能外国人の報酬に関する説明書(参考様式第1-4号)

「特定技能外国人の報酬に関する説明書」は、「比較対象となる日本人」の賃金改定に伴い、特定技能外国人の賃金も変更となった場合に必要となります。

この「比較対象となる日本人」とは、特定技能外国人の在留を申請する際、特定技能外国人の賃金を決定する際に比較対象として申告した日本人を指します。

届出は賃金の増減にかかわらず、必須となります。昇給制がある場合や、最低賃金の改定により影響を受ける場合は特に出し忘れないように注意しましょう。

事業所の保険適用の変更があった場合も届出の必要があります

事業所自体が労働保険と厚生年金保険、もしくは労働保険の適用対象となった場合、届出をする必要があります。健康保険と厚生年金保険の適用事業所ではなくなった場合も同様です。

下記のいずれかかが、添付書類として必要となります。

  • 未納なしの証明がある、労働保険料等納付証明書
  • 労働保険関係成立届の写し
  • 労働保険の概算保険料申告書の写し等

雇用契約内容に変更があった場合の届出はいつまでに提出?

届出は変更から14日以内にする必要があります。

これを怠ったり、虚偽の内容の場合、特定技能外国人を受け入れることが出来なくなる可能性もありますのでご注意ください。もし、どうしても14日以内の提出が難しい場合は、提出できない理由を記載した理由書が必要となります。

特定技能外国人の雇用契約内容に変更があった場合は必ず随時届出が必要!

以上、特定技能外国人の雇用契約内容に変更があった場合に、必要な手続きや届出について解説しました。契約内容を変更する場合、必ず対象の特定技能外国人への説明と確認を怠らないようにする必要があります。

また、届出の提出を忘れてしまうと特定技能外国人の受け入れが困難になる可能性もあります。
契約内容に変更があった場合は、必要な書類を確認して随時届出を必ず行いましょう。

SMILEVISA では書類の申請を効率化するシステムを提供しています。現在の煩わしい書類の作成にお困りの方や、特定技能の自社支援を始めたい!という企業様は、こちらよりお気軽にご相談ください!

 ※本記事は現時点(2023 年2月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書 式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国 在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

SMILEVISAサポートチーム
SMILEVISAのサポートチームです♪ このブログでは、特定技能に関するお役立ち情報を発信しています。 日々、SMILEVISAのサポートメンバーとして特定技能外国人の自社支援を実現するためのお手伝いや、書類の手続き、外国人のサポートなどを行っています。
       

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