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【特定技能/随時届け出】支援責任者・担当者を変更した場合の届け出マニュアル

公開日: 最終更新日: PV:4455

みなさんこんにちは、SMILEVISAです!

特定技能外国人の受入れをしている際に、支援責任者や担当者が退職や休職、部署移動などで変更になってしまうことがあるかと思います。

支援責任者・担当者を交代した際は、実施する支援計画は同じであっても、地方出入国在留管理署宛てに変更の随時届け出が必要です。

「届け出の書類は何を準備すれば良いのか?」

「どこまで記入すればよいのか?」

いざ手続きを始めると、さまざまな疑問点が出てくるかと思います。今回は支援責任者・担当者の変更に必要な届出書の書き方から提出方法まで、分かりやすく解説します。

手続きに関する疑問を解消して、スムーズに申請を行いましょう!

支援責任者・担当者を変更した場合の随時届け出とは?

そもそもの前提として、特定特定技能外国人を受け入れるには、支援計画書の作成と支援責任者または担当者の選任が必須となっています(責任者と担当者は兼任でもOK)。

最初に作成する支援計画書は、特定技能外国人が安心して働きながら生活するために重要なものです。

雇用を続けていくなかで支援計画書に変更があった場合は、変更の事実が発生してから14日以内に地方出入国在留管理署宛てに届け出を行いましょう。支援計画書内容自体の変更があった場合の届け出手続きについてはこちらの記事(【特定技能/随時届け出】支援計画の内容を変更した場合の届け出マニュアル)で解説しています。

今回対象となる手続きは、支援責任者または担当者のみを変更した場合です。こちらについても、支援内容の変更点であるため随時届け出が必要です。

ちなみに、支援責任者・担当者の変更手続きは、自社支援か委託支援かによって記入する箇所や添付書類が異なります。

企業の支援状況に応じて、どの書類が必要なのか確認しておきましょう。この記事では、「特定技能外国人を自社支援で受け入れている企業」が行う手続きについて解説しています。

支援責任者・担当者を変更した場合に必要な届け出は?

支援責任者・担当者を変更した場合は、支援計画変更に係る届出書(参考様式第3-2号)を提出します。

また、併せて提出が必要な書類は下記のとおりです。

  • 1号特定技能外国人支援計画書(参考様式第1-17号)

※参考様式については出入国在留管理庁のこちらのURLよりダウンロードできます

それぞれの参考様式について記入方法を確認しましょう。

支援計画変更に係る届出書(参考様式第3-2号)

グラフィカル ユーザー インターフェイス

低い精度で自動的に生成された説明

上記にある届出の事由のB変更事項から、当てはまる変更箇所にチェックを入れてください。支援担当者を変更した場合は、特定技能機関の欄にある29.支援責任者の氏名及び役職にチェックとなります。万が一担当者数も変更になった場合は、31もチェックを入れましょう。

支援責任者・担当者の変更の理由には、次のようなケースがあります。

  • 新しい担当者に変更する
  • 担当者が複数になる
  • 役職の変更
  • 担当者を減らす

どのような理由であっても、変更になった場合は期限内に忘れず手続きを行いましょう。

※支援計画に実質的な影響がなければ軽微な変更となり、届け出は不要です。たとえば同じ支援責任者・担当者が、婚姻等により氏名が変更になった場合などが当てはまります。

1号特定技能外国人支援計画書(参考様式第1-17号)

変更した部分と、書類の末尾にある機関名・作成責任者を記入します。今回は支援責任者・担当者の変更なので、それぞれ次の項目を確認してください。

支援計画書の、特定技能所属機関の項目にある「4 支援業務を行う体制の概要」を記入します。

※支援責任者・担当者の変更について、届け出には、新たな支援責任者・担当者の名前を記入します。

「支援の中立性を確保していること」の有無について、必ず選択してください。

支援責任者・担当者の変更届け出に関する注意点は?

支援責任者・担当者の変更に関する随時届け出は、変更が生じた日から14日以内に地方出入国在留管理官署宛てに提出しましょう。

届け出を忘れてしまうと特定技能を雇用できなくなったり、罰金や罰則が発生したりする可能性もあるので注意してください。提出期限を過ぎてしまった場合は、遅れた理由を説明できる文書を添付して速やかに提出しましょう。

ここで注意したいことが、支援を登録支援機関に委託している場合でも、変更の届け出は特定技能所属機関の責任のもとで行います。登録支援機関に管理委託していたとしても、必ず書類は責任をもって受け入れ機関が管理することになりますので注意してください。

届け出は特定所属機関本社の住所を管轄する地方出入国在留管理局へ提出します。提出先を間違えないように確認しておきましょう。

※管轄する地方出入国在留管理署は、こちらの地方出入国在留管理庁のHPから確認できます。

支援責任者・担当者の変更届け出の提出方法は?

提出方法は、窓口に持参・郵送・インターネットで申請の3つから選択できます。窓口での提出は、持参する人の身分証を提示してください。

郵送の場合は身分証の写しを同封し、封筒に「特定技能届出書在中」と記載します。14日以内に到着するように余裕をもって準備しましょう。インターネットでのオンライン申請には、事前に利用者情報の登録が必要となります。

支援責任者・担当者に変更があれば忘れず随時届け出を行いましょう

今回は、特定技能の支援責任者・担当者を変更した場合の届け出について解説しました。必要な書類を記入し終えたら、提出する前に下記の点をチェックしましょう。

  • 記載漏れはないか
  • 届出者は登録支援機関ではなく特定技能所属機関になっているか
  • 署名が必要な場所が印字になっていないか

特定技能外国人の雇用には、支援責任者・担当者の存在が大きく関わってきます。支援責任責任者(担当者)がしっかりと特定技能外国人をケアしている受入れ企業は、人材の定着率が良くなります。より良い支援を継続するために、支援責任者・担当者を変更した場合は忘れず届け出を行いましょう。

SMILEVISAでは書類の申請を効率化するシステムを提供しています。現在の煩わしい書類の作成にお困りの方は、お気軽にご相談ください!



※本記事は現時点(2023年2月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

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