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こんにちは！
SMILEVISAです。
特定技能を受け入れる企業は、外国人に対し、必ず特定技能外国人に対して「支援業務」をするように定められています。支援業務は組合や登録支援機関へ委託するか、自社で行うか選ぶことができます。
今回は、受入れ企業が特定技能外国人を自社支援をする際に、どのような業務が発生するかを詳しく解説していきたいと思います。
特定技能の支援とは？
特定技能の支援内容には、必ず実施するように定められている義務的支援と実施が望ましい任意的支援があります。
どこまで支援の対象になっているのか理解しておかなければ、雇用する側の企業も働く側の特定技能外国人もお互いに不安になってしまいますよね。
特定技能の支援とは、特定技能外国人を雇用するにあたって職場でのサポートはもちろんのこと、日常生活・社会上のルールなど日本で安心して暮らせるようにあらゆる面からサポートすることです。
具体的な内容は、入管申請や電気・水道・ガスなど手続きに関する補助から、困りごとの相談を受けたり近隣との交流を促したりする社会上の支援まで多岐にわたります。
受け入れを支援する特定技能所属機関は、義務づけられた支援内容を確実に実施するために「特定技能外国人支援計画」の作成を行い、記載した項目をもとに支援を実施していきます。
まずは支援計画に記載が必要な下記の10項目について、内容をわかりやすく解説します。
特定技能の支援は実際に何をすればいいのか？
特定技能の支援には義務的支援と任意的支援があります。どちらも行うことが望ましいですが、まずは必ず実施すべき内容をしっかり把握しておきましょう。
特定技能の義務的支援の内容は？
下記の義務的支援は、特定技能外国人が安心して雇用を継続するために必須の項目です。
- 入国前の生活ガイダンス
労働に関する条件や日本での活動範囲などについて事前に3時間程度の説明をします。対面が望ましいですが、テレビ電話も可能です。※郵送やメールは不可
ガイダンスの詳しい内容は次の通りです。
- 仕事内容、報酬などの労働条件
- 在留資格の範囲で可能な活動
- 来日するためのビザ手続き
- 送り出し機関に支払った費用の確認
- 日本での住居の費用や広さ
- 所属機関の支援担当者の連絡先
特定技能外国人が日本に来たときに困らないために、最初に実施する大切な支援です。内容については外国と日本国内どちらで採用するのか、技能実習から特定技能に変更する場合などの条件によって異なります。
事前ガイダンスについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
- 入国時の迎えと帰国時の見送り
空港などの到着場所まで迎えに行き、雇用先や住居まで送ります。帰国の際も同行し見送りますが、一時帰国の場合は必要ありません。
バスやタクシーを利用した場合の費用は企業側が負担します。労働者側への請求は違法となるケースがあるため、特定技能外国人に負担させることのないように注意してください。
- 住宅確保の補助
賃貸物件などの不動産に関する情報を提供し、必要であれば一緒に住居探しをします。場合によっては連帯保証人や緊急連絡先となって手続きを行います。
多くの企業では最初に社宅や借り上げ物件などを提供しますが、その後は外国人が希望する物件に転居することもあります。
特定技能外国人の住居についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
- 生活オリエンテーション
預貯金口座の開設や携帯の契約手続き・交通ルール・医療機関についてなど、安心して生活を送るために必要な情報を提供します。実施時間の目安は8時間で、テレビ電話やDVDなどの動画でも問題ありませんが、必ず本人の出席が必要です。終了したら確認書に署名をもらいましょう。
オリエンテーションの詳しい内容は下記の通りです。
- 生活マナー
- 生活必需品の購入方法
- 日本での違法行為
- 警察や消防などの緊急時の連絡先
- 保険の案内
- 災害時の避難場所
生活オリエンテーションの実施時期については、入社後数日以内がよいでしょう。生活オリエンテーションについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
- 生活に必要な日本語の習得
日本語教室や日本語学校の入学案内や手続きの補助をします。また、オンライン学習などの教材に関する情報提供を行います。
特定技能外国人の日本語学習に関してはこちらの記事で詳しく解説しています。
- 相談・苦情の対応
困りごとや悩みについて、個人情報を守りながら解決に向けてのアドバイスをします。相談を受けたらなるべく早く対応し、相談記録書に記載しておきましょう。休日や就業時間外にも行い、場合によっては行政機関へ同行します。
相談苦情に関してはこちらの記事で詳しく解説しています。
- 各種行政手続きについての情報提供
社会保障や税金などの行政手続きの補助をします。書類作成を手伝ったり行政機関に同行して手続きをサポートしたりします。
- 日本人との交流の促進
自治会や地域行事への案内をし、地域の人との交流を深めてもらいます。必要であれば現地に同行します。
- 転職支援
企業側の事情によって雇用契約を解除する場合、外国人が他社に転職を希望した場合はサポートします。求職中の有給休暇や離職の手続きについての説明も行います。
- 定期的面談・定期報告と行政機関への通報
特定技能外国人が日本人と同等の扱いを受けているか、3か月に1回以上の面談を行います。労働基準法違反や在留カードの取り上げなどの問題があれば、出入国管理局又は関係する行政機関へ通報します。
定期報告についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
※1・4・6・7の支援項目は、特定技能外国人が十分に理解できる言語での説明が必要のため、日本語能力に不安がある場合は必ず通訳や翻訳を手配しましょう。
任意的支援は？やっておいた方がよいこと
下記の項目は必須ではありませんが、実施が望ましい任意的支援として定められています。
- 入国時の気候や服装、持ってきたら良いもの又は持ってきてはいけないものについて
- 日本に来てから当面のあいだ必要になる金額や用途の説明
- 特定技能雇用契約が解除された場合に、次の受け入れ先が決定するまでの住居支援
- 支援担当者による日本語の指導、講座受講料などの経済支援
- 特定技能外国人が労働に関係する事故を起こした場合に、家族に対して労災保険制度その他の手続きについて説明する
- 地域との交流促進を目的とする行事の参加のため、勤務時間の調整や有休休暇を与える
- 行政に関わる問題が発生した際に、通報しやすいように関係窓口の一覧を提供する
- 生活に関する契約の途中変更や解除手続きの補助
義務的支援に加えて任意的支援もすべて実施しようと考えると企業の負担は大きくなりますが、どの項目もより外国人が働きやすい環境を作るには大事な支援と言えるでしょう。
しっかりとした管理体制のもと、支援に必要な手続きを確認しておきましょう。
自社支援に必要な各種手続きについて
特定技能を自社で支援する場合の手続きについては、こちらの記事（特定技能を自社支援に切り替えるにはどうしたら良い？手続きについて解説！）で解説しています。自社支援が負担になるのであれば、登録支援機関に支援の一部または全部を委託することも可能です。会社にとって安定して雇用できる方法を選びましょう。
自社支援と登録支援機関どちらかに迷ったらこちらの記事（【どっちがお得！？】特定技能の自社支援VS登録支援機関へ委託のメリット・デメリットを比較してみた）もおすすめです。
随時、必要な届け出について
受け入れ機関は次の場合に出入国在留管理庁長官に対して届け出が必要です。
- 契約内容の変更・終了・新規の契約
- 支援計画の変更
- 特定技能外国人の受け入れが困難
- 出入国、労働に関する不正行為があった等
上記の届け出は、登録支援機関に委託している場合も受け入れ機関の責任で随時行います。随時届け出に関してはこちらの記事（【特定技能】随時届出とは？届出時期と提出書類について解説！）で詳しく解説しています。
四半期に一回！定期的に必要な届け出について
受け入れ機関は下記の内容についての定期報告が義務付けられています。
- 特定技能外国人の受け入れ状況や活動について
- 支援計画の進捗について
定期報告についての詳細は、こちらの記事（【自社支援】特定技能の定期報告とは？方法と必要な書類・手続きについて解説！）で詳しく解説しています。
正しく届け出がされていないと特定技能の受け入れができなくなるので注意しましょう。
支援には受け入れ側の万全な準備が大切！
今回は特定技能の支援内容について解説しました。支援には10項目の義務的支援と実施が望ましい任意的支援があり、特定技能外国人が日本で暮らしていくために必要な内容が含まれています。
外国人労働者の離職理由には、コミュニケーションがうまくとれなかったとの声も少なくありません。安心して生活してもらうためにはすべて重要な項目であり、企業側が万全な管理体制を整えておくことが大切ですね。
SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい！とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。
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※本記事は現時点(2023年8月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
