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みなさんこんにちは！特定技能の書類作成・人材管理システムを提供しているSMILEVISAです。
オンラインで在留申請ができるようになり、さっそく申請を始めようとしたら
「利用者IDがなくてログインできない」という声をよく耳にします。
実は、オンライン在留申請を利用する前に必要な申請取次の取得、利用者登録、利用申し出という手続きを経て、承認を得ることが必要なことをご存知ですか？
これらが完了することで、オンライン申請を利用できるようになります。
「利用手続きって、なんだか面倒そう…」
「そこまで必要なら窓口申請のほうが楽では？」
と感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで本コラムでは、受け入れ企業が在留申請オンラインを始める前に行う利用手続きの方法と注意点を、わかりやすく整理して解説します。
ポイントを押さえれば、よりスムーズにオンライン申請を進められます。
また記事末では、オンライン申請マニュアルを無料でダウンロードいただけますので、ぜひ最後までご覧ください。
1. 申請等取次者の承認を受ける（未取得の場合）
通常、外国人の在留資格の変更や更新などの申請は本人が行うのが原則です。
しかし近年、地方出入国在留管理局長が適当と認める者については、外国人本人の代わりに在留申請等の取次ぎを行うことを可能とする「申請等取次制度」を設定しました。
受入れ企業の職員が、外国人本人の代わりにオンライン在留申請システムを利用し、申請を行う行為も「申請等取次」に該当するため、在留申請を行う担当者は、必ず「申請等取次者の承認」を最初に受けるようにしましょう。
※取次者の承認が下りるまでに1ヶ月前後かかります。
申請等取次者の承認の取得方法
では、申請等取次者の承認を受ける方法について解説していきます。
STEP① 研修会に参加し受講証明書を取得する
まず、申請取次者の研修会に参加します。研修の中にはオンラインで参加できるものもありますので、ご都合に合わせて受講しやすい形式を選ぶとよいでしょう。
受講後、修了書を受け取れます。こちらの修了書は、オンライン申請利用申し込みの際の「入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料」に該当しますので、大切に保管しておいてください。
研修会の実施機関や詳細については、出入国在留管理庁のHPより確認することが可能です。
取次申請人の申請の方法はこちらの記事、【特定技能受入れ企業向け】特定技能の申請業務を本人の代理で行う申請等取次者とは？手続きの方法も解説をチェックしてみてください。
STEP②必要書類を用意する
修了書を受け取りましたら、出入国在留管理局へ取次者の申請を行いましょう。
取次者の承認を申請する際に必要書類は以下の通りです。
- 申請等取次申出に係る提出書類一覧・確認表（新規手続用）（参考様式）
- 申請等取次申出書（別記第１号様式）
- 承認を受ける人物の写真（3cm×2.4cm）２葉
- 承認を受けようとする者の経歴書及び在職証明書（外国人の場合はこれに加えて在留カードの写し）
- 外国人の入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料
- 法人の場合：登記事項証明書（登記事項証明書が提出できない場合は、会社等の概要が記されたパンフレット等）、個人の場合：住民票の写し
- 本人確認書類の写し（本邦の公的機関が発行した身分証明書、健康保険証（保険者番号及び被保険者番号等記号・番号にマスキングが施されたものに限る。）、又は住民票（外国人の場合は在留カード、特別永住者証明書）いずれかの写し）
- 返信用封筒（定型封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手（普通郵便料金と簡易書留料金の合計額）を貼付したもの） またはレターパックプラス（赤）
※出入国在留管理庁「受入れ機関等の職員の方」のページより抜粋
申請等取次申出書の記入例
申請等取次申出書ダウンロードは、出入国在留管理庁のHPにありますので、確認しましょう。
STEP③必要書類を窓口や郵送で提出する
必要書類をもう一度確認し、最寄りの地方出入国在留管理局及び管下出張所の窓口または郵送にて提出しましょう。
地方出入国在留管理局及び管下出張所の一覧は、出入国在留管理庁のHPから確認することができます。
2. オンライン申請システム 利用者登録、利用申出
申請等取次者として承認を受けただけでは、オンライン申請はまだ開始できません。
その後に オンライン在留資格申請システムの利用者登録、そして利用申出を行う必要があります。
事前に利用者登録をオンラインで行い、本人（または法人担当者）のメールアドレスを使ったID登録をし、その後に行う利用申出を行う際に登録されたIDを元に、これからオンライン在留申請をする者としての資格があるのかが審査されます。
なお、2026年1月より利用者登録後の利用申出は、郵送だけでなくオンラインでも可能となっています。
また、利用申出人になるにはいくつかの条件があるので確認しておきましょう。
利用申出人になるには次の５つの条件をすべて満たす必要があります。
- 申請等取次者証明書を所有している又は承認要件を満たしている
- 所属機関が申請等取次者の承認要件を満たしている
- 外国人の受け入れ開始・終了の届け出を行っている
- 誓約書を提出している
- 経営・財政状況から安定的・継続的に企業が運営できていることを認められる又は見込まれる
詳細については出入国在留管理庁「所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の方」より確認ができます。
※出入国審査のみを担当する地方出入国在留管理局及び入国者収容所ではオンライン在留申請システムの利用申出を受け付けていませんので、事前に確認しましょう。
最寄りの地方出入国在留管理官署の住所、連絡先等は出入国在留管理庁の「地方出入国在留管理官署」一覧から確認できます。
また、利用申出の結果は、1か月程度かかることもあります。早めに提出をしておきましょう。
特定技能オンライン利用者登録、利用申出の手順
※以下で紹介する申請画面は出入国管理庁の在留申請オンラインシステム
操作マニュアルから再編成しています。
STEP①利用者 ID（旧：認証 ID） を取得する
まず、在留申請オンラインシステムにログインするためには、利用者登録をして「利用者ＩＤ」を取得する必要があります。在留申請オンラインシステム利用登録後に届くメールに記載されているURLから、利用者区分「所属機関等の職員」を選択し、必要事項を入力してパスワードの設定をします。
以下で、利用者IDを取得する手順を説明します。
⚠️「＠rasens-immi.moj.go.jp」のドメイン受信拒否設定されていると、メールが届かないので注意して下さい。
⚠️［利用者登録］画面に進めるのはメールが送付されてから 24 時間以内です。24 時間を過ぎた場合はメールアドレスの入力からやり直しになるので、メールの確認も同時に行いましょう。
メールアドレスの登録
在留申請オンラインシステムのトップページ右下にある新規登録を押して、利用規約をお
読みください。
在留申請オンラインシステムのトップページへのリンクはこちら
利用規約に同意する場合は、「同意する」ボタンを押すと、次のメールアドレスを登録する画面に移ります。
利用者区分「所属機関等の職員」を選択
登録したメールアドレスに送付されたURLから、入力画面に進みます。利用者区分
「所属機関等の職員」を選択し、必要事項を入力します。
パスワードの設定
パスワードは10〜20文字、4種類以上の文字で入力しましょう。使用できる記号は、英大文字、英小文字、数字、記号です。
入力した事項が全て正しいことを確認し、［登録する］をクリック
利用者 ID が発行され、［利用者登録完了］画面が表示されます。登録したメールアドレスに、利用者 ID が記載されたメールが送付されます。
［ログインへ戻る］をクリック
STEP②利用申出をして承認を受ける
利用申出に対して承認があれば、各種申請可能となります。
利用申出は、オンラインや所属機関・公益法人又は登録支援機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署へ郵送又は窓口への持参により手続きが可能です。
利用者 ID（旧：認証 ID）とパスワードを入力して［ログイン］をクリック
在留申請オンラインシステムのトップページより取得した利用者IDと登録したパスワードでログインします。
［オンライン申請手続き］をクリック
［手続き一覧］で［利用申出(新たに在留諸申請の実施を希望する所属機関等の方)］を
クリック
利用申出の種類の選択
［ファイルの選択］をクリックし、添付する資料を選択して［開く］をクリック
利用申出に必要な書類は、合計 20 ファイルまで、合計 20MB までの資料を添付できます。
添付できるファイルの形式は PDF 形式です。
※以下に必要書類一覧をまとめています。
全ての資料を添付し、［入力へ戻る］をクリック
入力した事項が全て正しいことを確認し、［申込む］をクリック
［申込完了］画面が表示され、申込が完了します。
問題がなかった場合は、数分後に受付完了メールが送付されます。
お疲れさまでした。以上で、在留申請オンラインシステムを使用するための利用申出の手続は完了です。
地方出入国在留管理官署の審査の結果、利用申出を「承認」された場合は、承認を知らせるメールが送信され、在留申請オンラインシステムを使用できるようになります。
利用申出必要書類一覧
地方出入国在留管理局へオンラインでの資料添付、または郵送により提出しなければならない書類は、以下の通りです。
⚠️郵送申請の場合のみ、在留申請オンラインシステム利用申出書の提出が必要です！
【受け入れ企業のオンライン申請利用申出登録 提出書類一覧】
〇新規利用申出に必要な書類は以下のとおりです。
- 必要書類のチェックシート
- 別記第１号様式_在留申請オンラインシステム利用申出書 （郵送提出の場合のみ）
- 本人確認資料の写し
- 申請等取次者証明書の写し又は研修会の修了証書等の写し
- 在職証明書（任意様式）
- 別記第２号様式_誓約書
※カテゴリー審査を受ける在留資格（技人国、企業内転勤、技能、研究、高度専門職）に係る申請を行う機関の職員の方は、上記(1)～(5)に加えて、カテゴリー立証資料等を提出する必要があります。
在留資格申請オンラインシステムの利用手続きに関するフォーマットは、出入国在留管理庁のHPに掲載されていますのでご活用ください。
必要書類についての無料ダウンロードは、こちらからできます。
次に書類の注意点について説明します。
本人確認書類の写し
本人確認書類は、以下の書類を用意しましょう。万が一に備え２種類あると安心です。
- 身分証明書
- 健康保険証（健康保険番号や記号にマスキングをしてコピーしてください。）
- 運転免許証
- 戸籍謄本
- 外国人の方の場合は、在留カード、特別永住者証明書
※窓口で提出する場合、原本を提示すれば写しの提出は不要です。
在職証明書
3ヶ月以内に発行された物。社印は不要です。
登記事項証明書又は住民票の写し
受入れ企業は、登記事項証明書（登記事項証明書が提出できない場合は、会社等の概要が記され
たパンフレット等）の提出が必要になります。個人の場合は、住民票の写しが必要となります。
必要書類が一式揃いましたら、最寄りの地方出入国在留管理局（オンライン在留申請システムの利用手続きを受け付けている管理局）の窓口又は郵送にて提出しましょう。
以上で、利用申出までの事前準備は完了となります。その後、承認を得ると実際のオンライン在留資格申請を行えるようになります。
上記のオンライン申請を始めるまでの事前準備を完了した後の、オンライン在留申請システムの詳しい利用方法は下記のブログで紹介しています。
オンライン申請利用のための手続きを行う際の注意点
注意点としては、利用申出結果メールの到着に1〜2週間かかること、認証IDは有効期限があり更新が必要で、担当者が変わる場合は追加申請が必要な点などが挙げられます。
以下で詳しく説明します。
オンライン在留申請利用申出の結果について
オンライン在留申請利用申出の結果は、利用申出書に記載したメールアドレス宛てにメールでお知らせします。結果メールは利用手続きから1週間～2週間程度かかります。
オンライン在留申請利用者IDの有効期間
実は、オンライン在留申請の利用者IDには、有効期間があります。令和8年1月以降に新規利用申出を承認された者、定期報告を承認された機関は利用者IDの有効期限が3年になりました。
オンライン在留申請システムの利用の継続を希望する場合は、1ヶ月前に有効期限に関するメールが届きますので、定期報告を行ってください。
オンライン在留申請の利用者IDは使いまわしができない
利用者IDは、個人に対して付与しています。ですので、もし、職場の在留申請の担当が移動、あるいは退職した場合、追加利用申出の申請を行うことが必要です。
また今回の改修により、外国人本人は同じ利用者ＩＤで在留申請オンラインシステムと電子届出システムの利用が可能となりますが、所属機関等の職員の方については、在留申請オンラインシステム用の利用者ＩＤと電子届出システム用のＩＤをそれぞれ取得する必要があります。
特定技能のオンライン申請マニュアルを無料配布中
特定技能の在留資格をオンラインで申請したい場合の無料マニュアルはこちらからダウンロード可能です。これから始めようと考えている方はぜひご活用ください。
まとめ
以上、オンライン在留申請の利用手続きについてご紹介しました。外国人本人に代わって申請を行う場合は、まず申請等取次者としての承認を取得したうえで、オンライン在留申請システムに必要書類を提出し、利用者IDが承認されることで手続きを進められます。
また、在留申請の担当者が異動・退職した場合でも、追加の利用申出を行えば新しく利用者IDを取得でき、引き続きオンライン申請システムを利用することが可能です。スムーズに運用を継続するためにも、手続きは余裕をもって進めることをおすすめします。
SMILEVISAではこうしたオンライン申請や特定技能人材の受入れをより効率的に進めたい企業様向けに、特定技能管理を一元化できるクラウドシステムをご用意しています。
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実際にご利用いただいた企業様の100％が、自社支援の成功に至っています。
特定技能の自社支援をご検討中の企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
※本記事は現時点(2026年1月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
