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みなさんこんにちは！特定技能の書類作成・人材管理システムを提供しているSMILEVISAです。
オンラインで在留申請ができるようになり、さっそく申請を始めようとしたら
「認証IDがなくてログインできない」という声をよく耳にします。
実は、オンライン在留申請を利用する前に申請等取次者の承認が必要なことをご存知ですか？
オンラインシステムは単なるWebの申請窓口ではなく、利用者ごとにアカウント登録して使う仕組みになっています。まず入管に利用申出を行い、承認後に届く通知メールからパスワードを設定すると、ログインに必要な認証IDが発行され、ようやく申請ができるようになります。
※2026年1月予定のオンライン在留手続システムの大規模改修では、在留申請オンラインの入力画面や添付方法など申請操作部分（STEP2）の改善が中心となります。
一方で、受け入れ企業がオンライン利用を始めるための 利用申出（STEP1）や、電子届出システムのID取得手続きは別制度のため、基本の流れに大きな変更はありません。
「利用手続きって、なんだか面倒そう…」
「そこまで必要なら窓口申請のほうが楽では？」
と感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで本コラムでは、受け入れ企業が在留申請オンラインを始める前に行う利用手続き（STEP1）の方法と注意点を、わかりやすく整理して解説します。
ポイントを押さえれば、よりスムーズにオンライン申請を進められます。
また記事末では、オンライン申請マニュアルを無料でダウンロードいただけますので、ぜひ最後までご覧ください。
初めに申請等取次者の承認を取得します
通常、外国人の在留資格の変更や更新などの申請は本人が行うのが原則です。
しかし近年、地方出入国在留管理局長が適当と認める者については、外国人本人の代わりに在留申請等の取次ぎを行うことを可能とする「申請等取次制度」を設定しました。
受入れ企業の職員が、外国人本人の代わりにオンライン在留申請システムを利用し、申請を行う行為も「申請等取次」に該当するため、在留申請を行う担当者は、必ず「申請等取次者の承認」を最初に取得するようにしましょう。
※取次者の承認が下りるまでに1ヶ月前後かかります。
申請等取次者の承認の取得方法
では、申請等取次者の承認を取得する方法について解説していきます。
STEP① 研修会に参加し受講証明書を取得する
まず、申請取次者の研修会に参加します。研修の中にはオンラインで参加できるものもありますので、ご都合に合わせて受講しやすい形式を選ぶとよいでしょう。
受講後、修了書を受け取れます。こちらの修了書は、オンライン申請利用申し込みの際の「入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料」に該当しますので、大切に保管しておいてください。
研修会の実施機関や詳細については、出入国在留管理庁のHPより確認することが可能です。
STEP②必要書類を用意する
修了書を受け取りましたら、出入国在留管理局へ取次者の申請を行いましょう。
取次者の承認を申請する際に必要書類は以下の通りです。
- 申請等取次申出に係る提出書類一覧・確認表（新規手続用）（参考様式）
- 申請等取次申出書（別記第１号様式）
- 承認を受ける人物の写真（3cm×2.4cm）２葉
- 承認を受けようとする者の経歴書及び在職証明書（外国人の場合はこれに加えて在留カードの写し）
- 外国人の入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料
- 法人の場合：登記事項証明書（登記事項証明書が提出できない場合は、会社等の概要が記されたパンフレット等）、個人の場合：住民票の写し
- 本人確認書類の写し（本邦の公的機関が発行した身分証明書、健康保険証（保険者番号及び被保険者番号等記号・番号にマスキングが施されたものに限る。）、又は住民票（外国人の場合は在留カード、特別永住者証明書）いずれかの写し）
- 返信用封筒（定型封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手（普通郵便料金と簡易書留料金の合計額）を貼付したもの） またはレターパックプラス（赤）
※出入国在留管理庁「受入れ機関等の職員の方」のページより抜粋
申請等取次申出書の記入例
申請等取次申出書ダウンロードは、出入国在留管理庁のHPにありますので、確認しましょう。
STEP③必要書類を窓口や郵送で提出する
必要書類をもう一度確認し、最寄りの地方出入国在留管理局及び管下出張所の窓口または郵送にて提出しましょう。
地方出入国在留管理局及び管下出張所の一覧は、出入国在留管理庁のHPから確認することができます。
オンライン在留資格申請を行う利用手続きについて
申請等取次者として承認されただけでは、オンライン申請はまだ開始できません。
その後に 「オンライン在留資格申請システムの利用申込み（利用者登録）」 を行う必要があります。
地方出入国在留管理局の窓口又は郵送により必要書類を提出し新規利用手続きを行い、承認を受ける事が必要です。
※出入国審査のみを担当する地方出入国在留管理局及び入国者収容所ではオンライン在留申請システムの利用手続きを受け付けていませんので、事前に確認しましょう。
必要書類
利用手続きの際、地方出入国在留管理局の窓口又は郵送により提出しなければならない書類は、以下の通りです。
- 在留資格申請オンラインシステム利用申出書
- 本人確認資料の写し
- 申請等取次申出の承認
- 在職証明書
- 登記事項証明書（法人の場合）又は住民票の写し（個人の場合）
- 返信用封筒
在留資格申請オンラインシステムの利用手続きに関するフォーマットは、出入国在留管理庁のHPに掲載されていますのでご活用ください。
必要書類についての無料ダウンロードは、こちらからできます。
次に書類の注意点について説明します。
本人確認書類の写し
本人確認書類は、以下の書類を用意しましょう。万が一に備え２種類あると安心です。
- 身分証明書
- 健康保険証（健康保険番号や記号にマスキングをしてコピーしてください。）
- 運転免許証
- 戸籍謄本
- 外国人の方の場合は、在留カード、特別永住者証明書
※窓口で提出する場合、原本を提示すれば写しの提出は不要です。
在職証明書
3ヶ月以内に発行された物。社印は不要です。
登記事項証明書又は住民票の写し
受入れ企業は、登記事項証明書（登記事項証明書が提出できない場合は、会社等の概要が記され
たパンフレット等）の提出が必要になります。個人の場合は、住民票の写しが必要となります。
必要書類が一式揃いましたら、最寄りの地方出入国在留管理局（オンライン在留申請システムの利用手続きを受け付けている管理局）の窓口又は郵送にて提出しましょう。
オンライン在留資格申請を行う必要手続きの注意点
注意点としては、オンライン在留申請は結果メールの到着に1〜2週間かかること、認証IDは有効期限があり更新が必要で、担当者が変わる場合は追加申請が必要な点などが挙げられます。
以下で詳しく説明します。
オンライン在留申請利用手続きの結果について
オンライン在留申請利用手続きの結果は、利用申出書に記載したメールアドレス宛てにメールでお知らせします。結果メールは利用手続きから1週間～2週間程度かかります。
オンライン在留申請システムの始め方
メール本文中にあるＵＲＬからログインし、パスワードの設定を行うと、ログインに必要な「認証ＩＤ」をメールで受け取ることができます。
認証IDとパスワードで、オンライン在留申請システムを始めることができます。
オンライン在留申請システムの詳しい利用方法は下記のブログで紹介してあります。
オンライン在留申請利用手続きの有効期間
実は、オンライン在留申請の認証IDには、有効期間があります。令和8年1月以降に新規利用申出を承認された者、定期報告を承認された機関は利用者IDの有効期限が3年になることが予定されています。
オンライン在留申請システムの利用の継続を希望する場合は、1ヶ月前に有効期限に関するメールが届きますので、定期報告を行ってください。
オンライン在留申請の認証IDは使いまわしができない
認証IDは、個人に対して付与しています。ですので、もし、職場の在留申請の担当が移動、あるいは退職した場合、追加利用申出の申請を行うことが必要です。
また今回の改修により、外国人本人は同じ利用者ＩＤで在留申請オンラインシステムと電子届出システムの利用が可能となりますが、所属機関等の職員の方については、在留申請オンラインシステム用の利用者ＩＤと電子届出システム用のＩＤをそれぞれ取得する必要があります。
特定技能のオンライン申請マニュアルを無料配布中
特定技能の在留資格をオンラインで申請したい場合の無料マニュアルはこちらからダウンロード可能です。これから始めようと考えている方はぜひご活用ください。
まとめ
以上、オンライン在留申請の利用手続きについてご紹介しました。外国人本人に代わって申請を行う場合は、まず申請等取次者としての承認を取得したうえで、オンライン在留申請システムに必要書類を提出し、認証IDを受け取ることで手続きを進められます。
また、在留申請の担当者が異動・退職した場合でも、追加の利用申出を行えば新しく認証IDを取得でき、引き続きオンライン申請システムを利用することが可能です。スムーズに運用を継続するためにも、手続きは余裕をもって進めることをおすすめします。
SMILEVISAではこうしたオンライン申請や特定技能人材の受入れをより効率的に進めたい企業様向けに、特定技能管理を一元化できるクラウドシステムをご用意しています。
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特定技能の自社支援をご検討中の企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
※本記事は現時点(2025年12月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
