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【特定技能】第1-9号徴収費用の説明書の記入例をわかりやすく解説

公開日: 最終更新日: PV:1523

みなさんこんにちは、SMILEVISAです!

今回の記事では、特定技能外国人の申請時に必要な「第1-9号徴収費用の説明書」に関して、どのようなケースで必要なのか、具体的な記入方法、注意点などをわかりやすく解説しています。

第1-9号特定技能外国人の徴収費用の説明書とは?

まず初めにですが、第1-9号特定技能外国人の徴収費用の説明書は、出入国在留管理庁のこちらのページよりダウンロードが可能です。

特定技能外国人の徴収費用の説明書とは、給料から控除される費用の内容を詳しく説明する書類です。具体的には下記の項目について記載していきます。

  1. 食費
  2. 居住費
  3. 水道光熱費
  4. その他特定技能外国人が定期に負担する費用(通信費など)

※税金、社会保険料などの控除する項目は、徴収費用の説明書には該当しません。

食費は社員食堂の利用やまかないなど、特定技能外国人に対して受入れ企業で発生する食費のことです。食費については受入れ企業で決まった金額を徴収しますが、居住費・水道光熱費・その他の費用の項目については、以下のパターンによって徴収金額が変わります。

①特定技能外国人が自分で契約した自己所有物件に住んでいる場合

②特定技能外国人が自分で契約せずに受入れ企業が契約した借上物件に住んでいる場合

居住状況によって徴収費用の説明書の記載方法も異なるため「自己所有物件」と「借上物件」の2パターンの記載例を解説していきます。

それでは具体的な記載方法を見ていきましょう。

第1-9号特定技能外国人の徴収費用の説明書の記入例・記入方法

まずは共通の項目である報酬の概算額と食費についてです。こちらは自己所有物件と借上物件の場合にも同じように記載する項目です。

出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式)」記載例:複数人より引用

1.特定技能外国人に対する報酬の支払い概算額

特定技能外国人に対する1か月当たりの報酬を記載します。概算額は手取り額を記載するのではなく、社会保険料・税金などの項目を控除する前の金額を記載してください。

2.食費

①食費、食材等の提供の有無有・無のどちらかにチェックを入れます。 ※「無」の場合、次の②~④の項目を記載する必要はありません。
②食費として徴収する費用1か月当たりの食費として徴収する費用を記載します。
③提供する食事、食材等の具体的な内容社員食堂や宅配弁当など、どのように食事を提供しているのか記載します。
④食費が実費に相当する額その他の適正な額であることの説明「1食〇〇円であるから〇日分でいくらになる」といったように、徴収費用が適切であることを証明する説明が必要です。

書類の注意欄にも記載があるように、食費の説明については食事の提供方法によって下記のような説明方法があります。受入れ企業の提供方法に適した説明を記載しましょう。

  • 宅配弁当の場合は、購入にかかった費用から説明する
  • 社員食堂での食事提供の場合は、特定技能外国人以外の職員の徴収額から説明
  • 受入れ企業で食事を調理する場合は、材料費・水道光熱費・人件費などの総額を、食事提供を受ける人数で割った金額から説明する

例えばですが、外国人がその日によって食堂を利用する・しないというようにその都度発生する場合は、おおよその予想される金額を記載すればOKとなります。

3.居住費

居住費については、自己所有物件と借上物件の場合に分けて解説します。

まずは、自己所有物件の記載方法についてです。

出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式)記載例:自己所有より引用

①居住費の徴収の有無有・無のどちらかにチェックを入れます。 ※「無」の場合、次の②~④の項目を記載する必要はありません。
②居住費として徴収する費用1か月当たりの居住費としての徴収額を記載します。
③提供する宿泊施設の具体的な内容自己所有物件または借り上げ物件に〇をつけます。
④費用が実費に相当する額その他の適切な額であることの説明自己所有物件の場合:実際にかかった建設費用÷物件の耐用年数÷12か月÷特定技能外国人の入居人数で求められる金額を記載するなどして、1か月の徴収額が適切であることを説明します。

借り上げ物件の場合:受入れ企業が借上げにかかる1か月の賃料÷入居する特定技能外国人の人数で求められる金額を記載し、1か月の徴収額が適切であることを説明します。 ※借上げにかかる賃料には管理費・共益費を含みますが、敷金・礼金・保証金・仲介手数料は含みません。

4.水道光熱費

次に水道光熱費の記載方法です。水道光熱費は自己所有物件・借上物件それぞれの状況に合わせて、下記のように記載します。

出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式)」記載例:複数人より引用

①水道光熱費の徴収の有無有・無のどちらかにチェックを入れます。特定技能外国人が、水道光熱費の業者と直接契約をする場合は「無」にチェックを入れ、②の徴収費用の記載は必要ありません。
②水道光熱費として徴収する費用の内容1か月の水道光熱費としての徴収の見込額を記載します。実際に特定技能外国人から徴収する際は、受入れ企業が業者に支払った費用÷水道光熱費を利用した人数(特定技能外国人以外も含む)で割った金額以内でなければなりません。

5.その他特定技能外国人が定期に負担する費用

最後に食費・居住費・水道光熱費以外の特定技能外国人が負担する徴収項目について解説します。

記載方法は下記の通りです。借り上げ物件、自己所有物件ともに同じような内容となります。

出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式)記載例:自己所有より引用

①その他特定技能外国人が定期に負担する費用の有無食費・居住費・水道光熱費以外に特定技能外国人が定期に負担する費用があれば「有」、なければ「無」にチェックを入れます。「無」の場合は②~④の記載は必要ありません。
②特定技能外国人が定期に負担する費用の内容費用の内容と特定技能外国人が1か月当たりに負担する額を、項目ごとに記載します。
③特定技能外国人が定期に負担する費用に関し特定技能外国人が受ける具体的な便益の内容負担する費用の内容に関して、特定技能外国人にどのようなメリットがあるのか、具体的な利用内容を記載します(例:通信費の支払いによってインターネットが利用できるなど)。
④費用が実費に相当する額その他の適正な額であることの説明実際に特定技能外国人が利用した費用と会社が負担する額を記載し、②の特定技能外国人が負担する金額が適切であることを証明します。

以上で「その他の特定技能外国人が定期に負担する費用」に関して、自己所有物件・借上物件の場合の記載は終了です。

最後に共通の内容である下記の項目を記入して、徴収費用の説明書の記載が完了となります。

  • 書類の作成日
  • 特定技能所属機関の氏名又は名称
  • 作成責任者の役職・氏名

対象となる特定技能外国人が複数の場合の記載方法

徴収費用の説明書は、人数に関係なく1通のみで可能です。対象となる特定技能外国人が複数の場合は、該当する記入欄に「別紙のとおり」と記入し「立件資料の対象となる申請人の名簿(参考様式・補助用紙)」に記入してください。

※参考様式は出入国在留管理庁のこちらのページからダウンロードできます。

補助用紙に対象となる特定技能外国人の情報をまとめ、徴収費用の説明書と併せて提出しましょう。補助用紙に記載する項目は下記の通りです。

出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式)」記載例:複数人より引用

  • 立証資料の名称(第1-9号徴収費用の説明書と記載します)
  • 特定技能外国人の氏名
  • 生年月日
  • 性別
  • 申請人の署名

上記の補助用紙は、徴収費用の説明書の後ろに添付して提出してください。

第1-9号特定技能外国人の徴収費用の説明書の注意

徴収費用の説明書は母国語に翻訳した書類が必要?

徴収費用の説明書については、母国語に翻訳された様式が用意されていません。だからといって特定技能外国人に不当な徴収額とならないように、記載内容が適切であることを説明できなければなりません。

家賃や水道光熱費などの項目は、実際の費用を超えた徴収によって受入れ企業の利益になることがないように十分注意してください。

ちなみに徴収費用の説明については、特定技能外国人を雇う際に提出する「雇用条件書の別紙(賃金の支払)」でも丁寧に説明して理解してもらいましょう。

第1-6号雇用条件書の別紙「賃金の支払」と金額が合っているか確認する

今回解説した徴収費用の説明書は、特定技能外国人を雇う際に必要である「第1-6号雇用条件書の別紙(賃金の支払)」にも同様に徴収する金額が記載されます。

つまり「徴収費用の説明書」と「賃金の支払」に記載された費用の項目と徴収金額は一致していなければなりません。金額に違いがないように雇用条件書と照らし合わせて記載しましょう。

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※本記事は現時点(2024年4月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

SMILEVISAサポートチーム
SMILEVISAのサポートチームです♪ このブログでは、特定技能に関するお役立ち情報を発信しています。 日々、SMILEVISAのサポートメンバーとして特定技能外国人の自社支援を実現するためのお手伝いや、書類の手続き、外国人のサポートなどを行っています。
       

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