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【特定技能】在留資格申請の際に、外国人が用意すべき書類を一覧でわかりやすく解説

公開日: 最終更新日: PV:916

みなさんこんにちは、SMILEVISAです!

特定技能の在留資格申請の際に外国人が用意すべき書類には、さまざまな項目があります。また、外国人の状況によっても必要な書類は異なるため、どの書類を外国人に用意してもらえばいいのか悩んでしまう企業も多いのではないでしょうか。

提出した書類に不備があった場合は追加の書類が必要となり、手続きに時間がかかってしまいます。

そこで今回は外国人のさまざまな状況に応じて、外国人が用意すべき書類を一覧で解説していきます。

手続きに不備がないように書類の条件を確認し、スムーズに申請を完了させましょう!

特定技能の在留資格申請とは?

特定技能の在留資格申請とは、外国人が特定技能の資格を持って日本に入国または在留するために必要な申請です。

申請が承認されることで、特定技能として最長5年間の在留が可能となります。

また、特定技能の在留資格申請には、外国人の受入れ方法によって下記の3つの申請に分けられます。

  1. 外国人を海外から呼び寄せて認定する
  2. 現在日本に在留している外国人の在留資格の変更
  3. 特定技能として在留する外国人の在留期間の更新

それぞれのケースに応じて、外国人が用意すべき書類を詳しく解説していきます。

特定技能の在留資格申請の際に外国人が用意すべき共通の書類は?

はじめに、特定技能の在留資格申請の際に、外国人が用意すべき共通の書類を確認しておきましょう。

特定技能の在留資格申請には、共通のものとして外国人の写真が必要となります。申請に使用する写真は下記の条件を満たしていなければなりません。

  • 写真サイズは縦4cm×横3cm
  • 6か月以内に撮ったもの
  • 外国人本人のみ撮影されている
  • 無帽で正面を向いている
  • 背景がないもの(影を含む)
  • 裏面に氏名が記載されている

これらの条件を満たしていない場合は不適当であると判断され、写真の撮り直しが必要となることがあります。写真の規定を満たしているかよく確認して準備しておきましょう。

1.外国人を海外から呼び寄せて認定する場合

新しく外国人を海外から呼び寄せて特定技能の在留資格を認定する場合は、在留資格認定証明書交付申請を行います。

在留資格認定証明書交付申請の際に、外国人が用意すべき書類は下記のとおりです。

書類詳細
①在留資格認定証明書交付申請書外国人・受入れ企業のどちらも記載が必要です。
②健康診断の診断書健康診断の条件は次のとおりです。
・申請する3か月以内に受診している
・入管が指定する項目をすべて満たしている
・翻訳がついている
これらの条件を満たすためには、入管の参考様式第1-3号「健康診断個人票」の活用をおすすめします。 ※様式はこちらの出入国在留管理庁HPからダウンロードできます。
③健康診断の受診申告書参考様式第1-3号の別紙「受診者の申告書」を用意してください。受診申告書は、通院歴や入院歴などを医師に申告したうえで診断を受けたことを証明する書類です。
※外国人が健康診断の後に記載するものです。
④技能要件を満たしている証明書例:特定技能評価試験の合格者の写し
⑤日本語要件を満たしている証明書例:日本語能力試験N4の合格証明書の写し、国際交流基金日本語基礎テストの合格証明書の写し
※技能実習2号を良好に修了した外国人は提出不要です(ただし技能実習2号良好修了者であることを証明する書類が必要)。

2.現在日本に在留している外国人の在留資格変更の場合

すでに他の在留資格で日本に滞在している外国人が特定技能として活動する場合は、在留資格変更許可申請を行います。

在留資格変更許可申請の際に、外国人が用意すべき書類は下記のとおりです。

書類詳細
①在留資格変更許可申請書外国人・受入れ企業のどちらも記載が必要です。
②在留カード在留資格を取得した際に地方出入国在留管理局から発行されます。
③パスポート在留カードと同じく、申請時に提示が必要です。
④健康診断の診断書特定技能への在留資格へ変更申請の日から1年以内に、日本国内の医療施設で受診した診断書が必要です。 また、診断項目は入管が指定する項目をすべて満たしていることが必須条件です。
⑤健康診断の受診申告書受診申告書は健康診断の後に記入しなければならないため、署名の日付は受診した日以降となります。
⑥課税所得証明書直近1年分が必要です。
⑦納税証明書すべての納期が経過している直近1年度のものが必要です。
⑧源泉徴収票⑥の課税所得証明書で証明されている内容に対応する年度のものが必要です。
※複数枚の源泉徴収票がある場合は、確定申告のうえ税務署発行の納税証明書の提出も必要です。
⑨技能要件をみたしている証明書例:特定技能評価試験の合格者の写し
⑩日本語要件を満たしている証明書例:日本語能力試験N4の合格証明書の写し、国際交流基金日本語基礎テストの合格証明書の写し
※技能実習2号を良好に修了した外国人は提出不要です(ただし技能実習2号良好修了者であることを証明する書類が必要)。
⑪国民健康保険被保険者証の写し・国民健康保険料納付証明書外国人が国民健康保険の被保険者である場合に必要な書類です。保険者番号及び被保険者等記号・番号は黒塗りにしておきます。 また、国民健康保険料納付証明書は直近1年分のものを用意してください。
⑫国民年金保険料領収証書の写し又は被保険者記録照会外国人が国民年金の被保険者である場合に必要です。基礎年金番号は黒塗りにしておきます。

さらに、在留資格の変更は外国人がどの資格から変更するかによって用意する書類が異なります。それぞれのケースごとに見ていきましょう。

特定技能から転職する場合

特定技能外国人が受入れ企業や分野の変更によって転職する場合は、新たに在留資格変更許可申請が必要なほか、退職届の写しが必要となります。

留学生から特定技能に変更する場合

外国人が在留資格「留学」から特定技能に変更する場合は、上記で説明した書類に加え、卒業証明書や成績出席証明書の写しが求められる場合があります。外国人に確認し、用意しておきましょう。

3.特定技能として在留する外国人の在留期間更新の場合

すでに特定技能の在留資格で日本に滞在している外国人が継続して特定技能として活動する場合は、在留期間更新許可申請を行います。在留期間更新許可申請の際に、外国人が用意すべき書類は下記のとおりです。

書類詳細
①在留期間更新許可申請書外国人・受入れ企業のどちらも記載が必要です。
➁在留カード在留資格を取得した際に地方出入国在留管理局から発行されます。
③パスポート在留カードと同じく、申請時に提示が必要です。
④課税所得証明書直近1年分が必要です。
⑤納税証明書すべての納期が経過している直近1年度のものが必要です。
⑥源泉徴収票④の課税所得証明書で証明されている内容に対応する年度のものが必要です。 ※複数枚の源泉徴収票がある場合は、確定申告のうえ税務署発行の納税証明書の提出も必要です。
⑦国民健康保険被保険者証の写し・国民健康保険料納付証明書外国人が国民健康保険の被保険者である場合に必要です。保険者番号及び被保険者等記号・番号は黒塗りにしておきます。 また、国民健康保険料納付証明書は直近1年分のものを用意してください。
⑧国民年金保険料領収証書の写し又は被保険者記録照会外国人が国民年金の被保険者である場合に必要です。基礎年金番号は黒塗りにしておきます。

スムーズに申請が行えるように、企業のほうでも何を準備しないといけないのかを事前に確認しておきましょう。

在留資格申請で外国人が用意すべき書類の注意点

外国人の健康診断の状況をチェックしておく

在留資格の認定申請では3か月以内、変更申請では1年以内に外国人は健康診断を行い、医師に健康診断個人票を記入してもらう必要があります。

国によっては健康診断のための病院の予約が取りづらい場合もあるため、期限内に受診できるか外国人に確認しておきましょう。

また、病気が原因で安定した就労が難しい場合も考えられます。健康診断の結果は在留資格申請前に、受入れ企業で確認しておくことが大切です。

用意すべき書類の内容を外国人に理解してもらう

納税義務不履行や保険料の滞納などの理由によっては、在留資格の変更や更新に時間がかかったり、許可がされなかったりする場合もあります。

手続きを計画通りに進めていくために、受入れ企業において事前に外国人の状況を把握しておきましょう。納税義務や社会保険料の納付義務については、外国人にしっかり理解させることが求められます。

外国人が用意すべき書類は条件を満たしているか受入れ企業でチェックしましょう

以上、特定技能の在留資格申請の際に、外国人が用意すべき書類について解説しました。

在留資格申請では、状況に合わせて外国人が用意すべき書類が異なります。

まずは受入れ企業が外国人一人ひとりの状況を理解し、何の書類を用意すべきか条件を確認しておくことが大切です。

加えて、外国人本人にも分かるように書類の内容を説明し、申請の準備をサポートしていきましょう!

SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい!とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。

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SMILEVISAサポートチーム
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