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【建設分野】外国人就労管理システムとは?登録方法や使い方を解説!

公開日: 最終更新日: PV:2142

みなさんこんにちは、SMILEVISAです!

建築分野で特定技能を受け入れる場合には、国土交通省の管轄下において色々な手続きや申請が必要となります。それらを一括して行うことができるのが、外国人就労管理システムです。

また外国人就労管理システムは、建築分野における特定技能を受け入れるにあたって、外国人就労システムへの登録が必要となります。本記事では、外国人就労管理システムをまだ登録していないという方へ向けて、外国人就労管理システムへの登録方法やシステム上でどのような申請ができるのかについて説明します。

すでに登録済みの方の退職報告・継続不可事由発生報告書・計画取消などについては、リンクを掲載していますので、そちらからご確認ください。

建設分野の外国人就労管理システムとは?

建設分野で特定技能を受け入れる際、たくさんの手続きが必要となります。そのため、外国人就労管理システムに登録し、そのシステム内で申請を行います。

  • 新規申請
  • 計画確認
  • 変更申請
  • 変更届出
  • 受入報告書
  • 退職報告書
  • 継続不可事由発生報告書
  • 計画取消申請

外国人就労管理システムを利用するためには、システムへの登録が必要となります。次の項目で登録方法をご説明した後、上記それぞれの申請や報告書について解説します。

外国人就労管理システムの登録の準備

外国人就労管理システムへアクセスするにあたって、まず登録にあたってパソコンのOSやブラウザのバージョンを以下より確認してください。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】「はじめに」P1-2より引用

ログイン画面を起動できない場合は、外国人就労管理システムを信頼済みサイトに登録した上で、インターネットオプションより「ポップアップブロック」の制限を解除してください。具体的な手順は、記事後半のリンクリスト「各手続きの詳細」の1.1 システムの起動から確認できます。

外国人就労管理システムに登録する

外国人就労管理システムにアクセスすると、以下の画面が開きます。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】2.1利用者ポータルより引用

①仮登録→②本登録の順に登録を行い、登録が完了次第③登録済みの方からログインが可能になります。

外国人就労管理システムの仮登録を行う

上記画像、利用者ポータル画面の①をクリックして仮登録を行います。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】2.1利用者ポータルより引用

上記画像①の項目を入力します。ログインIDは半角英数字混在(8〜16桁)でご自身で設定します。※システムログインに必要なので、忘れないようにしてください。

②より、利用者仮申請を行うと、登録したメールアドレスに仮パスワードが送付されます。このメールが届き次第、本登録に移ります。

外国人就労管理システムの本登録を行う

利用者ポータル画面の②利用者本登録をクリックします。下記画像が本登録の画面です。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】3.2利用者本申請より引用

①のログインIDに仮登録の際に設定したログインID、仮パスワードにはメールで届いた仮パスワードを入力します。また新規パスワードには以下の規定があります。

  • 8 文字以上 64 文字以内
  • 半角英数字および記号が使用できます。スペースは使用できません。
  • 英大文字1文字以上、英小文字1文字以上、数字または記号 1 文字以上を含む文字列で設
    定してください。
  • 氏名やアカウント名に含まれる 3 文字以上連続する文字は使用できません。 (田中
    (Tanaka)さんの場合は、「12ana463X」は使用できません。)
  • 過去 3 回までに設定したパスワードと同じ文字列は使用できません。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】5.1 ログインID・パスワードの管理より引用

外国人就労管理システムにログインする

利用者ポータル画面の画像③より、ログインできます。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】4.1 外国人就労管理システムへのログインより引用

上記画像①にログインIDと新しく設定したパスワードを入力し、ログインします。ログインIDやパスワードを忘れた場合は、②③をクリックして再設定が可能です。

外国人就労管理システムには国土交通省のホームページからもログイン可能です。

なお、外国人就労管理システムの登録や利用者ポータルの画面に関する説明は、記事後半のリンクリスト「各手続きの詳細」の「はじめに」からご確認可能です。

外国人就労管理システムで行う手続きと申請について

前述しましたが、外国人就労管理システムへの登録が完了すると、システム内で以下の手続きをすることが可能となります。

  • 新規申請
  • 計画確認
  • 変更申請
  • 変更届出
  • 受入報告書
  • 退職報告書
  • 継続不可事由発生報告書
  • 計画取消申請

それぞれ「メニュー」の画面から選択して申請をすることが可能です。ここからは、新規申請と変更に関する手続きごとのトップ画面と入力の際の注意点について簡単に説明します。「受入報告書・退職報告書・継続不可事由発生報告書・計画取消申請」の詳細については、記事後半に記載しているリンクリスト「各手続きの詳細」よりご確認ください。

建設特定技能受入計画機能は、ログイン者の権限情報に応じて表示されますので一部異なる可能性がございますのでご注意ください。

外国人就労管理システムでの新規申請

外国人就労管理システムに登録が完了した後、まずはじめに行うのは「新規申請」です。ログイン後に、『メニュー』画面から建設特定技能受入計画-新規申請を選択して申請します。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】2-1より引用

必要事項「*」を全て入力の上、確認ボタンをクリックします。もし未入力の欄があった場合は、エラー画面が表示されますのでエラー内容を確認してください。

新規申請に関しましては、必要書類の添付等も必要となります。書類の詳細については、記事後半のリンクリスト「新規申請に必要な書類」からご確認いただけます。また新規申請の進捗状況などについてもシステムから随時確認できます。

新規申請から特定技能外国人の新規登録や情報編集に関する「情報登録」を行います。画面は『建設特定技能受入計画(新規申請)』画面の「追加」を選択すると以下のトップ画面が表示されます。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】2-5より引用

受け入れを行う特定技能外国人の情報は全てこちらから新規登録(追加の登録)を行います。

外国人就労管理システムでの計画確認

上記で申請した建設特定技能受入計画の登録情報の確認を行う画面です。『建設特定技能受入計画(新規申請)』画面から確認ボタンをクリックして確認ができます。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】2-8より引用

上記画像下部の「全て・受入前・就労中」を選択することでそれぞれの情報一覧を閲覧できます。また各氏名をクリックすることで、それぞれの特定技能外国人(情報確認)画面に遷移します。PDFの出力や申請状態が「申請中」であれば、引戻し・再編集が可能です。※「審査中」になると引戻し・再編集は不可になります。

計画確認から次に行うのが「宣誓」です。『建設特定技能受入計画(計画確認)』画面から確定ボタンをクリックします。

この画面では適正な就労管理及び労働環境の確保に関する事項について、当特定技能所属機関は事実と相違ないことを宣誓します。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】2-10より引用

「宣誓(次へ)」をクリックすると、7つの項目が1つずつ順番に表示され、「宣誓(次へ)」をクリックしていくと、最後に全7つが表示されます。「同意宣誓」をクリックすることで、申請が完了し、メニュー画面に移動し、完了となります。

外国人就労管理システムでの変更申請

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】2-13より引用

各項目にチェックボックスが付いています。変更する項目については、チェックボックスにチェック
を入れます。チェックをした項目の背景がピンクになっている欄が入力必須項目です。申請完了後の手当の追加や変更等の申請もこちらから行ってください。

特定技能外国人の情報を変更する場合は、『建設特定技能受入計画(変更申請)』画面から1号特定技能外国人リストの氏名リンクをクリックして申請します。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】2-16より引用

建設特定技能受入計画の変更同様、変更の必要がある項目にチェックして、ピンクの欄に入力してください。

また建設特定技能受入計画、特定技能外国人の変更を申請した後の確認については、どちらの申請も『建設特定技能受入計画(変更申請)』画面から確認が可能です。新規登録の際同様、申請状態が「申請中」であれば申請の引戻しや再編集も確認画面から可能となっております。

外国人就労管理システムでの変更届出

変更申請に該当しない変更事項につきましては、建設特定技能受入計画の変更届出から申請を行います。『メニュー』画面から建設特定技能受入計画-変更届出をクリックします。

外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】2-21より引用

建設特定技能受入計画、特定技能外国人の変更について、届出ボタンをクリックすることで変更の届出が完了となります。

外国人就労管理システムに関するよくある質問と注意点

外国人就労管理システムを利用するにあたって、よくある疑問や注意点についてお伝えします。

登録後について

登録申請後、国交省から発行される「建設特定技能受入計画認定証」(様式第3(第4条関係))と別紙の外国人のリストを特定技能の申請の際に入管へ提出しなければ在留資格はおりません。忘れずに提出しましょう。

審査にかかる日数

登録から審査まで2か月、審査に1か月、認定証発行までに2週間ほどかかります。
早くても4か月ほどはかかるため、特定技能の申請前に余裕をもって登録しておきましょう。

受け入れ後について

受け入れ後には、システムからの受け入れ申請が必要となります。こちらも忘れずに行いましょう。

アカウントを複数申請した場合

アカウントについて、IDは1社につき2つ以上取得できません。IDは認定番号に紐付きされ、1社に発行できる認定番号は1つのみですので、複数のIDで申請がなされた場合、片方は却下となります。

変更申請と変更届出の違いについて

変更申請雇用の根幹に関わる事項の変更・受入の根幹に関わる事項・その他の重要事項
変更届出上記以外の変更事項 ※国交省で審査・認定を行わないもの

事実と異なる内容の申請・届出を行った場合や、変更の事実が生じたにもかかわらず届出をしない場合は、許可の取消などの監督処分や罰則(懲役又は罰金)の対象となる可能性がありますので注意してください。

申請の手引きについて申請の手引き、様式、システム操作方法【特定技能制度(建設分野)】
各手続きの詳細外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】
新規申請に必要な書類オンライン申請に必要な書類について(P4)
登録内容の変更について変更申請・変更届出の手引き
よくあるQ&A外国人就労管理システム よくある質問とその対応方法
問い合わせ窓口国土交通省HPの建設業の許可に関する問い合わせ先

建設分野の外国人就労管理システムへの登録は必須

建設分野で特定技能を受け入れる場合は、外国人就労管理システムへの登録が必要です。外国人就労管理システムでは、新規申請・計画確認・変更申請・変更届出・受入報告書・退職報告書・継続不可事由発生報告書・計画取消申請が可能です。

新規申請に関しては、添付書類が多数必要となります。その他の各手続きに当たっては、外国人就労管理システム操作説明書【申請者用】から詳細を確認することが可能です。

SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい!とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。

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