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みなさん、こんにちは。SMILEVISAです！
特定技能外国人を受入れる企業は、特定技能外国人への支援など様々な業務が必要とされます。
その中の必要な業務の1つとして、四半期に一度、企業は出入国管理庁への定期届出を提出しなければなりません。
そこで今回は、定期届出の1つである「第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書」の具体的な記入例や注意点を解説していきます。
第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書とは？どんな時に記入が必要？
「第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書」とは、受け入れている特定技能外国人の活動内容について報告する書類で定期届出の1つです。定期届け出についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
具体的に届出が必要な内容は、以下の通りです。
- 「特定技能」の活動を行った日数、場所や従事した業務の内容
- 給料の支払い状況（預金口座などへの振込み状況を含む）
- 離職者数や行方不明者数
- 社会保険の加入状況や、労働保険の適用状況など
「第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書」は、四半期の初日から14日以内に「支援実施状況に係る届出書（参考様式第３－７号）」と一緒に提出しなければなりません。
第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書の記載例・記載方法
では、「第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書」の記載方法を記載例を用いて、項目順に解説していきます。
事業所が複数ある場合は、事業所ごとに作成するのではなく法人全体で1部を作成して提出しましょう。
個人事業主の場合、事業主が傘下の事業分もまとめて作成して提出してください。
①届出対象期間について
まずは届出対象期間について記載します。
下記の「届出対象期間」に当てはまる期間を記載しましょう。
- 「第１四半期」…１月１日～３月３１日
- 「第２四半期」…４月１日～６月３０日
- 「第３四半期」…７月１日～９月３０日
- 「第４四半期」…１０月１日～１２月３１日
ただし、初めて届出を出す場合は、特定技能外国人が在留資格「特定技能」の許可を受けた日を始期としてください。
出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp) 定期又は随時届出に関するもの
②特定技能所属機関について
続いて、特定技能所属機関について以下の内容を記載します。
- 13桁の法人番号
- 特定産業分野(複数の特定産業分野に当てはまる場合は全て記載)
- 企業の名称もしくは氏名
- 企業の住所と電話番号
住所においては、法人の場合は登記上の本店所在地、個人事業主の場合は事業主の住民票の住所を記載してください。
出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp) 定期又は随時届出に関するもの
③受入れ状況と報酬に関する内容について
受入れ状況と報酬に関する内容については、「参考様式第３－６号（別紙）」に記載して提出しましょう。さらに、「参考様式第３－６号（別紙）」に加えて、下記の資料も添付します。
- 基本賃金、残業代などの手当の支給額、控除額と労働時間、所定時間外労働時間が分かる賃金台帳の写し
- 報酬の支払方法を「通貨払」としている場合は、「報酬支払証明書（参考様式第５－７号）」も添付
- 在留資格認定証明書交付申請時または在留資格変更許可申請時に比較対象とした日本人労働者の賃金台帳の写し
「参考様式第３－６号（別紙）」の記載方法は、こちらの記事で紹介しています。
④雇用状況について
雇用状況について、以下の内容を記載します。
該当する者がいない場合は、空欄にせず「0」を記載してください。
| 在籍者数 | 届出の対象期間末日における雇用者数。届出の対象期間中に退職した者は含まない |
| 新規雇用者数 | 届出の対象期間中に就労開始した人数。 ※届出の対象期間中に在留資格「特定技能」の許可を受けていても、就労開始していない者は含まない |
| 自発的離職者数 | 届出期間中に自己都合退職した人数 |
| 非自発的離職者数 | 届出期間中に解雇など、会社都合で退職した人数 ※非自発的離職者がいる場合、労働者名簿（労働基準法第１０７条に規定）の写しを添付 |
| 行方不明者数 | 届出の対象期間中、特定技能所属機関の責任ではない理由で行方不明になった人数 ※行方不明者が発生した日から１４日以内に「受入れ困難に係る届出書（参考様式第３－４号）」を提出し、特定技能雇用契約を終了した日から１４日以内に「特定技能雇用契約に係る届出書（参考様式第３－１号）」を提出 |
また、これらの人数は特定技能所属機関が雇用している全ての従業員が対象です。
「フルタイム」で就労している者（原則、労働日数が週５日以上で年間２１７日以上であり、かつ、週労働時間が３０時間以上であること）が対象となるので、パートやアルバイトであっても、就労日数と時間がフルタイム雇用者と変わらない場合は、「従業員」に含まれます。
出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp) 定期又は随時届出に関するもの
⑤労働保険の適用状況、社会保険の加入状況について
雇用保険・労災保険・社会保険の手続きがされているか、料金が納付されているかについて、当てはまる項目にチェックを入れます。
被保険者資格取得手続がされていない場合、手続きされていない特定技能外国人について、以下の情報を記載した理由書（任意様式）を添付してください。
- 氏名、生年月日、性別
- 国籍か地域、住居地
- 在留カード番号
- 手続がされていない理由
出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp) 定期又は随時届出に関するもの
⑥税の納付状況について
雇用する全ての特定技能外国人に関する税と、特定技能所属機関に関する税がきちんと納付されているかについて、当てはまる項目にチェックを入れます。
納付しなければならない税が、一部または全て納付されていない場合は、納付していない税の内容と理由について記載した理由書を添付しなければなりません。
出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp) 定期又は随時届出に関するもの
⑦安全衛生の状況について
雇用する全ての特定技能外国人に対して、労働安全衛生が確保されているかについて、当てはまる項目にチェックを入れます。
労働安全衛生法の規定に反する行いがあった場合や、労働安全衛生法令の違反に関し都道府県労働局から指導・勧告を受けている場合は、詳細を記載した理由書を添付してください。
また、届出対象期間内に労働災害が発生した場合、状況や対応の詳細を記載した理由書（任意書式）の添付が求められています。
出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp) 定期又は随時届出に関するもの
⑧特定技能外国人の受入れにかかった費用について
１号特定技能外国人支援計画の実施、受入れの準備にかかった費用について、合計金額と対象となる特定技能外国人数(届出の対象期間中に離職した者も含む)について記載します。
１号特定技能外国人支援計画の実施にかかった費用とは、日本語学習のための教材費など「１号特定技能外国人支援計画書（参考様式第１－１７号）」に記載した支援を届出の対象期間中に実施するためにかかった費用となります。
受入れの準備にかかった費用には、「雇用の経緯に係る説明書（参考様式第１－１６号）」に記載した費用も含めてください。
対象期間中に新たに就労開始した特定技能外国人に関して、届出の対象期間より前にかかった費用も含まれます。
出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp) 定期又は随時届出に関するもの
ここで気を付けておきたいこととして、下記、違いがありますので注意して記載をしてください。
| ①1号特定技能外国人支援計画の実施に要した費用 | 特定技能外国人の支援に関して、例えば登録支援機関に委託している場合はその支援委託費用の合計額を記載します。自社支援をしている場合は、日本語教育などもし支援にかかった費用があれば記載をします。なければ０と記入しても問題ありません。 |
| ②受け入れの準備に要した費用 | 特定技能外国人を新規で雇用した場合に発生した費用になります。新しく受け入れを行っていない場合は0円で問題ありません。費用には、人材紹介会社や送り出し機関へ支払った紹介料や、そのほかかかった費用があれば合計額を記載します。 |
こちらはよく記載方法を間違ってしまうポイントでもあるため、注意しましょう。
⑨その他の適格性について
届出期間内で行政機関からの指導があったなど、特定技能所属機関の適格性に関することについて申告するべきことがある場合、その内容と対応の詳細を記載した理由書（任意書式）を添付して報告することが求められています。
日本人従業員に関することに対して労働基準監督署から指導勧告書を与えられたなど、雇用する特定技能外国人に関することに限りません。
➉届出にかかわる担当者と作成責任者について
届出にかかわる担当者と作成責任者について、以下の内容を記載します。
- 担当者の氏名、役職、電話番号(携帯と事務所)
- 特定技能所属機関の名称
- 作成責任者の氏名
- 電話番号
作成責任者は、特定技能所属機関の役職員であって届出書の作成に責任を持つ方について記載してください。
また、記載した担当者の電話番号には、届出内容の確認のため、出入国在留管理庁から連絡がくる場合があります。
出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp) 定期又は随時届出に関するもの
⑪届出書作成者の署名
最後に、届出の作成者の署名と、作成した日付を記載して完了です。特定技能所属機関の役職員で、実際に届出書を作成した方が署名をしてください。印字のみ、社判の押印のみは不可とされています。
また、「第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書」は、特定技能所属機関の役職員の方が作成し署名する必要があります。
届出書の作成を行政書士や弁護士以外の方に依頼することは行政書士法や弁護士法に違反するため、認められません。
出典 在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp) 定期又は随時届出に関するもの
第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書の注意
「第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書」を記載する際、いくつかの注意点があります。
①報酬決定時に比較対象とした日本人が変更した、もしくはいない場合
特定技能外国人の報酬について記載する項目において、報酬決定時に比較対象とした日本人労働者の賃金台帳の写しが必要とされています。
報酬決定時に比較対象とした日本人労働者の退職などにより比較対象とする日本人労働者が変更となった場合、変更後の比較対象とする日本人労働者について記載した「特定技能外国人の報酬に関する説明書（参考様式第１－４号）」を作成して賃金台帳の写しを添付しましょう。
また、在留資格認定証明書申請または在留資格変更許可申請時に比較対象となる日本人労働者がいないとして「特定技能外国人に関する説明書（参考様式第１－４号）」を提出した場合、対象となる特定技能外国人と同一の業務に従事する従業員の賃金台帳写し等の提出が必要です。
「特定技能外国人に関する説明書（参考様式第１－４号）」をもう一度提出する必要はありません。
なお、個人情報保護のため、比較対象とした日本人労働者の氏名や生年月日などは、黒塗りして個人を特定できないようにしてください。
②「自発的離職者」と「非自発的離職者」の振り分け方
雇用状況について記載する項目において、離職者を「自発的離職者」と「非自発的離職者」を振り分けて人数を記載しなければなりません。
「自発的離職者」は、具体的に以下のケースが当てはまります。
- 自己都合を理由とした離職者
- 定年による離職者
- 労働者自身の責めに帰すべき重大な理由による解雇者（帰責事由ある退職者）
- 有期雇用契約の更新の申込みをしなかった
- 雇用契約更新の申込みをしたが、正当な理由で拒否しされたため有期雇用契約が終了した
「非自発的離職者」は、具体的に以下のケースが当てはまります。
- 労働条件に関する重大な問題（賃金低下、賃金支払いの遅延、過度な時間外労働、採用条件と違うなど）があったと労働者が判断した場合
- 就業環境に関する重大な問題（わざと受け入れない、嫌がらせなど）があった場合
- 特定技能外国人の責めに帰すべき理由によらない有期雇用契約の終了
人員整理を行うための希望退職の募集や退職勧奨を行った場合は転職支援の対象となるため、天候不順や自然災害の発生によりやむを得ず解雇する場合も「非自発的離職者数」に記載してください。
なお、経営上の努力を尽くしても雇用維持が難しいと認められた場合は、基準不適合であるとは判断されません。
第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書は必ず提出する定期届出の1つ
今回は第３－６号 受入れ・活動状況に係る届出書の記載方法や注意点を解説しました。記載する項目は多いですが、ポイントを押さえて不備がないように記載しましょう。
届出を作成した後、届出までに記載内容に変更があった場合は、特定技能所属機関職員または委任を受けた作成者が変更箇所を訂正して署名するようにしてくださいね。
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※本記事は現時点(2023 年9月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書 式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国 在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
