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みなさんこんにちは！
SMILEVISAです。
入管への手続きを初めてオンライン申請する場合に、事前準備や設定方法に戸惑う人も多いのではないでしょうか。
今回は雇用している特定技能外国人の在留資格申請を入管へ行かずに、オンライン申請する方法をわかりやすく解説します。
オンライン申請を利用すれば何度も窓口に行く手間が省け、手続きの負担を減らすことができるでしょう。スムーズに手続きが完了出来るように、用意する資料やオンライン申請での注意点についてもお伝えします。
入管へのオンライン申請はどうやってすればいい？
特定技能を受け入れている企業の担当者が、入管へのオンライン申請をする場合は、まず初めに企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に行くか郵送にて「利用申出書」を提出します。
また、担当者は申請者取次者としての承認を受けている必要があります。取次申請人の申請の方法などはこちらの記事、【特定技能受入れ企業向け】特定技能の申請業務を本人の代理で行う申請等取次者とは？手続きの方法も解説をチェックしてみてください。
また、利用申出人になるにはいくつかの条件があるので確認しておきましょう。
利用申出人になるには次の５つの条件をすべて満たす必要があります。
- 申請等取次者証明書を所有している又は承認要件を満たしている
- 所属機関が申請等取次者の承認要件を満たしている
- 外国人の受け入れ開始・終了の届け出を行っている
- 誓約書を提出している
- 経営・財政状況から安定的・継続的に企業が運営できていることを認められる又は見込まれる
利用申出の審査を通過し認証IDを取得したら、オンライン申請が可能になります。
申請には公的個人認証サービスのクライアントソフト(JPKI)を使用します。JPKIのソフトは「公的認証サービスポータルサイト」から無料でダウンロードできますが、Google Chromeのバージョン72が使える環境のパソコンが必須となるので準備しておきましょう。
オンライン申請の操作手順は？
利用申出が承認されると在留申請オンラインシステムに申出情報が登録され、パスワードの設定画面への案内メールが届きます。パスワードの登録をして初期設定が完了したら、次の手順で申請を進めましょう。
- ログイン画面で「法人」ボタンをクリックし、認証IDとパスワードを入力してログインする
- 申請したい手続きと在留資格を選択し「入力」ボタンをクリックする
- 申請人の基本情報を入力して内容を確認後「チェックボックス」をクリックする
※入力が終わったあとに資料の添付が必要なので、ここで画面を閉じないでください。画面を消すとあとから見直すことができないので、入力内容はスクリーンショットなどで保存しておきましょう。
入力申請が終わったら資料の添付へ
オンラインでの入力が終わったら、必要な資料を添付します。
用意するものは次の２つです。
- 顔写真
- 在留資格に応じた資料
添付資料は窓口での申請と同じですが、必要な在留資格（新規・変更・更新）に合わせて必要な資料を添付します。申請手続きについては出入国在留管理庁HPで確認するか、SMILEVISAにのこちらのブログでも紹介しています。（特定技能を自社支援で受け入れる完全マニュアル）
※添付資料はPDFファイル１つのみ、データは10MB以下の制限があります。送れなかった分は後日オンラインで追加するか、地方出入国在留管理官署宛てに郵送してください。
これですべてのオンライン申請手続きは完了です。審査が通ったら在留資格認定証明書又は在留カードを受け取りましょう。どちらも郵送での受け取りが可能です。
オンライン申請は24時間365日手続き可能・システム利用料無料ですが、在留資格や手続き内容によってはオンラインでの申請ができないケースもあるので下記で確認しておきましょう。
オンライン申請の対象になる資格と手続き内容は？
オンライン申請の対象になる資格は、外交と短期滞在・特定活動(出国準備期間)の在留を除いたすべての在留資格が対象です。
オンライン申請が可能な手続きには下記の６つがあります。
- 在留資格認定証明書交付申請
- 在留資格変更許可申請
- 在留期間更新許可申請
- 在留資格取得許可申請
- 就労資格証明書交付申請
- 2～4の申請を同時に行う場合に限る再入国許可申請及び資格外活動許可申請
ほとんどの申請がオンラインで可能になり、今後も入管に行かずに手続きをする人は増えていくのではないでしょうか。
オンライン申請をする際の注意点は？
利用申出について
利用申出は承認後にパスワードを設定してから1年間有効です。利用を継続する場合は期限の1か月前までに定期報告をしましょう。定期報告は申出をした地方出入国在留管理官署又は郵送で行いますが、審査には約1か月かかるため早めに済ませておきましょう。
また、利用申出により取得した認証IDは個人のものなので担当者が変わった場合に引き継ぐことはできません。
他の人が利用するときは追加利用申出の手続きが必要です。
外国からのオンライン申請はできない？
空いた時間に手続きができるオンライン申請は利用しやすいメリットがありますが、日本国内のみ可能なシステムであるため外国からの申請はできません。
また、申請に関するメールの設定において海外のIPアドレスを使用している場合、アクセス制限により通知メールが届かないケースがあります。念のため、日本国内のアドレスでの登録をオススメします。
入力間違いは地方出入国在留管理局へ
オンライン申請では、入力ミスを窓口のようにその場で申告できない点がデメリットになるかもしれません。
手続き完了のあとに間違いに気づいたら、速やかに地方出入国在留管理局へ問い合わせましょう。また、正しい情報を入力してもエラーが発生してしまい手続きできないケースがあります。入力に関するトラブルが起きた際は「在留申請オンラインシステムヘルプデスク」に問い合わせてください。
オンライン申請のシステムは無料で利用できるが在留カードの発行には料金がかかる
申請に関するオンラインシステムは無料で利用できますが、在留カードの発行には料金がかかります。
例えば在留期間の更新許可申請は4000円、再入国許可申請は1回目3000円、次回からは6000円と手続き内容によって料金は異なります。あらかじめ料金をチェックしておき、収入印紙で納付しましょう。
オンライン申請の利用で申請にかかる時間を短縮しましょう
以上、入管へのオンライン申請の手順についてお伝えしました。
申請手順を覚えれば面倒な手続きの手間が省け、時間が取れない人にも利用しやすいシステムです。
申請の手続きは在留期限満了日当日に行うことはできないので注意してください。まずは担当者の利用申出から開始し、余裕をもって申請を済ませておきましょう。
特定技能外国人を受け入れるためには、膨大な手間がかかってしまいます。初めての方が自分で作成するのは多くの手間がかかり、外部機関に委託するのにも多くの費用がかかってしまいます。
SMILEVISAでは、システムに沿って記入していくだけで、受け入れ要件の確認や書類作成が簡単にできます。詳しくは下記お問合せよりお気軽にご連絡ください。
※本記事は現時点(2022年12月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
