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【SMILEVISA】たったの5ステップで特定技能の書類作成を超効率化!初期設定から書類作成までの流れをご紹介

公開日: 最終更新日: PV:45

みなさんこんにちは!

SMILEVISAです。

特定技能の書類申請を圧倒的にラクにすることができるSMILEVISAですが、実際に特定技能の申請をする場合にどんな機能が利用可能なのか?どんな流れで書類を作成することができるのですか?とよくご質問を頂きます。

というわけで、今回、実際にSMILEVISAを利用する際にどのような流れで申請を行うのかをご紹介したいと思います!

申請の前に…まずは特定技能外国の受け入れの条件を満たしているかCHECK!

SMILEVISAを使って特定技能外国人の申請を始めよう…!と、その前に、まず自社が特定技能外国人の受け入れの条件を満たしているか確認する必要があります。

SMILEVISAでは自動的に表示されるいくつかの質問に答えるだけで、簡単に特定技能外国人の受け入れができるかどうかをチェックすることができます。(SMILEVISAの要件判定機能※特許取得済)

まずはこちらをチェックし、受け入れ条件を満たしている場合は特定技能外国人の申請を始めることができます。次のステップに進みましょう♪


ステップ①SMILEVISAにログイン!まずは企業情報を入力

まずはSMILEVISAにログインをして、画面を開いてみましょう。

(※SMILEVISAの無料お試しアカウントについては発行を希望の場合はこちらまでお問合せください♪)

まず初めに、受け入れ企業(自社)の情報を登録します。すべて項目が用意されているので、上からひとつづ入力して行けばOKです。



雇用保険適用事業所番号 や労働保険番号、支援担当者の情報なども入力していくため、あらかじめチェックしておくとスムーズです!(こちらは入力の際にあらかじめ必要な情報リストをお渡ししますのでご安心ください♪)

外国人の雇用条件についても、あらかじめ登録しておきましょう!
こちらはテンプレとして、同じ条件の特定技能外国人を雇用する際に何度も使うため、先に登録していると今後の入力がぐっと楽になります。登録は複数できますので、異なる労働条件でもご安心を。

ステップ②外国人の人材登録をしましょう

企業情報の入力が無事に入ったら、次は外国人の人材登録をしましょう。

右上の新規作成ボタンから新たに人材が登録することができます。

すでに登録した外国人については、一覧で表示されます。上部の絞り込み機能では、在留期日と在留資格の種類で検索をかけることができます!

こちらも表示されるフォームに沿って外国人の名前やパスポート情報などを入力していけばよいので、サクサクと進んでいくことができます♪

ステップ③登録支援機関の登録をしましょう(管理委託する場合のみ)

特定技能外国人を自社で管理する場合は入力が不要ですが、登録支援機関に支援を委託する場合には必ずこちらの情報も記入しておきましょう。※自社支援の場合はスキップしてください

ステップ④申請フローに従って書類を作成しましょう

企業や雇用条件などの情報入力、お疲れ様でした!
それではいよいよ申請を始めましょう。


まず申請管理をクリックすると、第一ステップが自動的に表示されます。


こちらで申請を行う産業や、登録支援機関に委託なのか、自社支援なのかを選びましょう。

そうすると、自動的に次のステップが一覧で表示されます!

こちら、順を追ってクリックし、詳細を入力するだけでOKです!
書類を自分だけで作成しようとすると、作成時にわからないことなど逐一調べる必要がありますが、SMILEVISAでは必要書類が自動的に表示され、そのフォームを埋めていくだけで誰でも簡単に書類が作成できるようになっています♪

こちらを順に最後まで作成したら、いよいよ書類ができているか見てみましょう!


このように、入力した情報が自動的に反映され、一覧で見れるようになっています。これで書類の作成は完了です。

ステップ⑤雇用条件書の写しをダウンロード→申請へ


先ほどのダウンロードをクリックすると…

無事、雇用条件書が作成できました!

さらにSMILEVISAでは自動翻訳機能も付いているため、翻訳が必要な書類については国籍に合わせて翻訳が表示されるようになっています。これまでわざわざ翻訳会社にお願いしていたものが、不要になります。

同様に、他の書類についても全てダウンロードが完了したらその書類をもって出入国在留管理庁に提出すれば申請業務は完了です♪


SMILEVISAで、煩雑な申請を超効率化


このように、SMILEVISAを使うとカンタンに特定技能外国人の申請を行うことができます。
紙で申請するとなると、記入ミスや訂正、変更などがあった場合大変ですが、SMILEVISAでは修正すればすべての書類に反映されるため非常にシンプルで、管理がぐっと楽になります。

特定技能外国人の申請を効率化し、その分有効に時間を使うことができます。SMILEVISA14日間の無料お試しアカウントについてはこちらよりお気軽にお問い合わせください♪


※こちらは2022年9月時点で利用可能な機能です。随時、新しい機能の追加を予定しております。

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