目次
みなさんこんにちは、SMILEVISAです！
特定技能外国人の支援を委託している場合に、受入れ企業側の事情や特定技能外国人本人の希望などにより、さまざまな理由で登録支援機関を変更するケースが出てくることもあります。
そして、委託する登録機関の変更に伴い、多くのケースでは支援計画の内容や支援責任者・担当者も変更されることになります。そのため委託先の変更に関する届け出は、ほかの項目についての届け出も行わなければいけません。
今回は、特定技能を管理委託する登録機関を変更した場合に発生する随時届け出について、必要な書類の準備から記入方法まで、分かりやすく解説します。
登録支援機関を変更する理由は？
登録支援機関は、受け入れ企業に代わって特定技能外国人が日本で安定した生活・就労を続けるための支援を行う重要な存在です。しかし、近年、実際に企業からは「対応が遅い」「外国人とのコミュニケーションが不十分」「報告が不透明」「委託費用に見合わない」など、さまざまな不満や課題の声が寄せられています。
その結果、多くの受け入れ企業が自社支援へ移行したり、より信頼できる支援機関への変更を検討するケースが増加しています。ここでは、企業が登録支援機関を変更する主な理由や背景について下記詳しくまとめました。
| 理由 | 内容の説明 |
|---|---|
| 対応が遅い、返信が返ってこない | 連絡がつきにくい、返信が遅い、緊急時に対応してもらえないなどの不満。 |
| 支援の質が不十分 | 定期面談が形だけ（もしくは実施していない）、通訳が不十分、支援がマニュアル的で実態に合っていない。 |
| 外国人とのトラブル対応が不十分 | 問題が起きても適切な報告・介入がなく、放置されるケース。結局外国人から会社の方に連絡が来てしまう。 |
| 報告や書類の管理が不透明 | 支援実施報告や記録の提出が遅い・記入ミスがあり、企業コンプライアンスや監査リスクが高まっている。 |
| 委託費用に見合わない | サービスの質に対してコストが高く、コストパフォーマンスに不満がある。 |
| 自社での支援体制が整った | 登録支援機関に委託せず、社内での自社支援体制に切り替える方針に変更した。 |
このように様々な理由で登録支援機関の変更が起こりますが、実際に管理委託しているにもかかわらず、相談苦情、寮の対応、トラブル対応などを受け入れ企業側がすることが多く、契約解除や登録支援機関の変更に踏み切る企業も少なくはありません。
また、登録支援機関を変更・契約解除する際にもトラブルになるケースも多発しています。登録支援機関を変更する際には、契約書の期間やルールについても確認しておくようにしましょう。
自社支援については、下記の記事で詳しく解説しています。
登録支援期間変更で必要になる随時届出は？
特定技能外国人の受け入れ状況について、最初に届け出をした内容から変更があった場合は、変更した段階で受入れ企業による随時届け出が義務付けられています。
随時届け出の内容には、雇用契約に関するものや不正行為に対してなどがありますが、今回の登録支援期間変更で必要になるのは支援委託機関の変更（例：登録支援機関を変更した、自社支援を始めた）となります。
登録機関に支援の全部を委託している場合も、届け出は特定技能所属機関の責任もとに行う必要がありますので、注意しましょう。
委託する登録機関を変更した場合に必要な届け出書類は？
まずは提出する書類の確認です。登録支援機関を変更した場合については、登録支援機関を変更した旨を報告する書類と、その添付書類が必要となります。
支援計画については、管理委託先の変更に伴い、支援計画書にある「登録支援機関」の欄も変更されます。委託先の変更と支援内容の変更は、どちらも随時届け出が必須です。
それぞれの届け出について、提出が必要な書類は下記の通りです。※参考様式については出入国在留管理庁のこちらのURLよりダウンロードできます。
①登録支援機関を別の機関へ変更した場合
- 支援委託契約に係る届出書（参考様式第３－３－２号）
- 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書（参考様式第１－２５号）
- １号特定技能外国人支援計画書（参考様式第１－１７号）
②登録支援機関の契約を解除し、自社支援にする場合
- 支援委託契約に係る届出書（参考様式第３－３－２号）
- １号特定技能外国人支援計画書（参考様式第１－１７号）
- 特定技能所属機関概要書（参考様式第１－１１号）
※支援計画書はすべてを記入する必要はなく、変更になった機関名・作成責任者の項目だけでかまいません。
※支援計画の変更点については必要であれば母国語に翻訳し、特定技能外国人本人が理解できるように説明しましょう。
登録支援機関を変更した場合の具体的な書類の書き方
続いて、登録支援機関を変更する際に提出する書類の具体的な書き方について、わかりやすく解説します。
支援委託契約の終了又は締結に係る届け出(参考様式第3－3－2号)の書き方
はじめに、登録支援機関の変更に該当する特定技能外国人についての項目を記入します。
- 氏名、性別
- 生年月日、国籍・地域
- 住居地、在留カード番号
- 特定産業分野、業務区分
対象となる特定技能外国人が複数の場合は、上記の記入欄に「別紙のとおり」と記入し、「参考様式第3－3号(別紙)」を添付してください。こちらの様式にそのほかの外国人のリストを作成しますが、それぞれの個人情報については記入ミスがないように注意しましょう。
次に、届出の事由を確認します。
登録支援機関を変更する場合は、３番目にある支援委託契約の終了と締結にチェックを入れた上で、A・B欄の両方を記入してください。（登録支援機関を変更した場合は、前の登録支援機関の終了と新しい登録支援機関の契約の締結が通常は同時に起こるため）
・A契約の終了について
契約が終了した年月日と、契約が終了した事由を記入します。大分類と小分類がありますが、どちらも記入しましょう。
※特定技能外国人の都合による変更の場合は「特定技能所属機関」と「その他」の欄にそれぞれチェックし、理由を記入してください。
・B契約の締結について
新たに委託する登録機関と契約を締結した年月日を記入し、登録支援録機関について、下記の必要な情報を記入します。
- 登録番号、法人番号
- 機関の氏名又は名称、機関の住所
最後は、届出機関（受入れ企業）についてです。
特定技能所属機関（受入れ企業）について、下記の項目を記入します。
- 法人番号、機関の氏名又は名称・住所
- 担当者(届け出を担当した職員の氏名)、電話番号
※届出作成者の署名は印字不可となっているので必ず署名をするように注意してください。
登録支援機関との支援委託契約に関する説明書(参考様式第1－25号)の書き方
委託契約についての6つの項目を記入します。
- 申請人(支援の対象者)
- 登録支援機関の名称と登録番号
※登録支援機関登録簿に登録された情報を記載してください
- 契約した年月日
- 支援の全部委託に該当しているか
※該当していない場合は届け出の対象になりません
- 委託料(1名あたりの月額)
- 契約期間
変更する登録機関についての書類は、委託先から事前に受け取り準備しておきましょう。
そのほか、１号特定技能外国人支援計画書（参考様式第１－１７号）については下記の記事で詳しく解説しています。
届け出期限と提出方法について
届け出の準備ができたら、14日以内に特定技能所属機関の本社の住所を管轄する地方出入国在留管理署宛てに提出してください。
提出が遅れてしまうと、罰金が発生したり特定技能の雇用が継続できなくなる場合があるため、余裕を持って手続きを済ませましょう。随時届け出の提出には、窓口・郵送・インターネットから申請の３つの方法があります。
窓口での提出は、持参した人の身分証を提示してください。郵送の場合は身分証の写しを同封し、封筒の表面に「特定技能届出書在中」と記入しましょう。インターネットでの提出は画面入力のため、届出書の添付は不要です。出入国在留管理庁届出システムを利用して提出しますが、事前に利用者情報の登録が必須となっています。
オンライン申請に関してはこちらの記事で詳しく解説しています。
こんな場合はどうする？届け出に関する注意点について
例えばですが、こんなケースがあります。
特定技能外国人が複数在籍しており、引き続き現在の登録支援機関に委託をお願いする外国人と、新しい登録支援機関に委託をお願いする外国人に分かれる状況が考えられます。
たとえば退職や帰国、ほかの在留資格に変更などの理由で一人が委託終了となった場合は、ほかの人の委託契約が続くのであれば契約終了の届け出は必要ありません。
登録支援機関の変更についてよくある質問と回答
Q1. 登録支援機関の変更届出は誰が行いますか？登録支援機関に委託してもいいですか？
登録支援機関を変更する際の届出の提出者は、「受入れ機関（企業）」です。
特定技能外国人本人や登録支援機関が行うものではないため、会社として責任を持って手続きを進める必要があります。
手続きの流れや必要書類をきちんと把握したうえで、支援機関と協力しながら進めるとスムーズです。
Q2. 登録支援機関を変えても在留資格に影響はありますか？
原則として、登録支援機関を変更しても在留資格（特定技能）に影響はありません。
ただし、以下のような場合には注意が必要です。
- 変更から14日以内に届出を行わなかった場合
- 新しい登録支援機関やが適正な体制や要件を満たしていない場合
- 自社支援をする場合の支援計画や体制が不十分・不適切な場合
こうした場合は、在留資格の更新や変更申請に支障が出る可能性があります。変更手続きは期限内に、必要な書類や計画を整えて確実に進めることが重要です。
Q3. 自社で届け出書類は作成できますか？それとも専門家に依頼すべきですか？
登録支援機関の変更の書類作成については、受け入れ企業のみでも対応可能です。しかし、書類の作成に不安がある場合は、専門家に依頼するか、特定技能の書類を自動で作成できるシステムを検討することをお勧めします。
Q4. 良い登録支援機関の見分け方などありますか？
登録支援機関の見分け方については、様々な方法がありますが自社にあった登録支援機関の見つけ方やチェックすべきポイントについてはこちらの記事にて詳しく解説しています。
まとめ
今回は特定技能外国人の支援を委託する登録機関を変更した場合の届け出について解説しました。
受入れ企業が納得のいく支援を外国人にするため、そして特定技能外国人が働きやすい環境を作るために、委託する登録機関の変更も重要な選択肢の１つなのではないでしょうか。
SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい！とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。
自社支援の開始に自信がない方でも、問題なく自社支援に切り替える伴走サポートもございます。当社をご利用した100％の企業様が自社支援を成功させています。特定技能の自社支援をご検討の方は、ぜひこちらよりお気軽にご相談ください！
※本記事は現時点(2025年6月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
