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【特定技能/随時届け出】委託する登録機関を変更した場合の届け出マニュアル

公開日: 最終更新日: PV:1431

みなさんこんにちは、SMILEVISAです!

特定技能外国人の支援を委託している場合に、受入れ企業側の事情や特定技能外国人本人の希望などにより、さまざまな理由で登録支援機関を変更するケースが出てくることもあります。

そして、委託する登録機関の変更に伴い、多くのケースでは支援計画の内容や支援責任者・担当者も変更されることになります。そのため委託先の変更に関する届け出は、ほかの項目についての届け出も行わなければいけません。

「変更箇所がたくさんあって、届け出が複雑そう……」と、初めての手続きは分からない部分もあり、提出書類に不備はないか不安に感じますよね。

今回は、特定技能を管理委託する登録機関を変更した場合に発生する随時届け出について、必要な書類の準備から記入方法まで、分かりやすく解説します。

特定技能の随時届け出とは?

そもそも随時届け出とは何でしょうか?これは、特定技能外国人の受け入れ状況について、最初に届け出をした内容から変更があった場合は、変更した段階で受入れ企業による随時届け出が義務付けられています。(随時届け出に関する記事はこちら→【特定技能】随時届出とは?届出時期と提出書類について解説!))

随時届け出の内容には、雇用契約に関するものや不正行為に対してなどがありますが、今回は「委託する登録機関を変更した場合の随時届け出」についてお伝えします。登録機関に支援の全部を委託している場合も、届け出は特定技能所属機関の責任もとに行う必要がありますので、注意しましょう。

そのためにも、普段から管理委託先との契約内容をしっかりと把握しておき、変更時は速やかに手続きを行えるようにしておきましょう。

委託する登録機関を変更した場合に必要な届け出と書き方について

まずは提出する書類の確認です。まず大まかに分けて、①登録支援機関を変更した旨を報告する書類、そして、それに伴い②支援計画の変更点を報告する書類の2つを提出します。

支援計画については、管理委託先の変更に伴い、支援計画書にある「登録支援機関」の欄も変更されます。委託先の変更と支援内容の変更は、どちらも随時届け出が必須です。

それぞれの届け出について、提出が必要な書類は下記の通りです。※参考様式については出入国在留管理庁のこちらのURLよりダウンロードできます。

①登録支援機関を変更した旨を報告する書類

  • 支援委託契約の終了又は締結に係る届出書(参考様式第3-3-2号)
  • 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書(参考様式第1-25号)

②支援計画の変更点を報告する書類(計6点)

  • 所属機関が用意する書類(2点)
    • 支援計画変更に係る届出書(参考様式第3-2号)
    • 1号特定技能外国人支援計画書(参考様式1-17号)
  • 新しい登録支援機関が用意する書類(4点)
    • 登録支援機関概要書(参考様式第2-2号)
    • 支援責任者の就任承諾書及び誓約書(参考様式第2-3号)
    • 支援責任者の履歴書(参考様式第2-4号)
    • 支援担当者の履歴書(参考様式第2-6号)

※支援計画書はすべてを記入する必要はなく、変更になった機関名・作成責任者の項目だけでかまいません。

※支援計画の変更点については必要であれば母国語に翻訳し、特定技能外国人本人が理解できるように説明しましょう。

支援委託契約の終了又は締結に係る届け出(参考様式第3-3-2号)の書き方

はじめに、登録支援機関の変更に該当する特定技能外国人についての項目を記入します。

  • 氏名、性別
  • 生年月日、国籍・地域
  • 住居地、在留カード番号
  • 特定産業分野、業務区分

対象となる特定技能外国人が複数の場合は、上記の記入欄に「別紙のとおり」と記入し、「参考様式第3-3号(別紙)」を添付してください。こちらの様式にそのほかの外国人のリストを作成しますが、それぞれの個人情報については記入ミスがないように注意しましょう。

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次に、届出の事由を確認します。

登録支援機関を変更する場合は、3番目にある支援委託契約の終了と締結にチェックを入れた上で、A・B欄の両方を記入してください。(登録支援機関を変更した場合は、前の登録支援機関の終了と新しい登録支援機関の契約の締結が通常は同時に起こるため)

・A契約の終了について

契約が終了した年月日と、契約が終了した事由を記入します。大分類と小分類がありますが、どちらも記入しましょう。

※特定技能外国人の都合による変更の場合は「特定技能所属機関」と「その他」の欄にそれぞれチェックし、理由を記入してください。

・B契約の締結について

新たに委託する登録機関と契約を締結した年月日を記入し、登録支援録機関について、下記の必要な情報を記入します。

  • 登録番号、法人番号
  • 機関の氏名又は名称、機関の住所
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最後は、届出機関(受入れ企業)についてです。

特定技能所属機関(受入れ企業)について、下記の項目を記入します。

  • 法人番号、機関の氏名又は名称・住所
  • 担当者(届け出を担当した職員の氏名)、電話番号

※届出作成者の署名は印字不可となっているので必ず署名をするように注意してください。

登録支援機関との支援委託契約に関する説明書(参考様式第1-25号)の書き方

テーブル

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委託契約についての6つの項目を記入します。

  1. 申請人(支援の対象者)
  2. 登録支援機関の名称と登録番号

※登録支援機関登録簿に登録された情報を記載してください

  1. 契約した年月日
  2. 支援の全部委託に該当しているか

 ※該当していない場合は届け出の対象になりません

  1. 委託料(1名あたりの月額)
  2. 契約期間

変更する登録機関についての書類は、委託先から事前に受け取り準備しておきましょう。

届け出期限と提出方法について

届け出の準備ができたら、14日以内に特定技能所属機関の本社の住所を管轄する地方出入国在留管理署宛てに提出してください。

提出が遅れてしまうと、罰金が発生したり特定技能の雇用が継続できなくなる場合があるため、余裕を持って手続きを済ませましょう。

随時届け出の提出には、窓口・郵送・インターネットから申請の3つの方法があります。

窓口での提出は、持参した人の身分証を提示してください。郵送の場合は身分証の写しを同封し、封筒の表面に「特定技能届出書在中」と記入しましょう。

インターネットでの提出は画面入力のため、届出書の添付は不要です。出入国在留管理庁届出システムを利用して提出しますが、事前に利用者情報の登録が必須となっています。

こんな場合はどうする?届け出に関する注意点について

例えばですが、こんなケースがあります。

特定技能外国人が複数在籍しており、引き続き現在の登録支援機関に委託をお願いする外国人と、新しい登録支援機関に委託をお願いする外国人に別れる状況が考えられます。

たとえば退職や帰国、ほかの在留資格に変更などの理由で一人が委託終了となった場合は、ほかの人の委託契約が続くのであれば契約終了の届け出は必要ありません。

委託する登録機関の変更は委託契約と支援計画についての届け出が必要!提出する前に書類の不備はないか確認しましょう

今回は特定技能外国人の支援を委託する登録機関を変更した場合の届け出について解説しました。

受入れ企業が納得のいく支援を外国人にするため、そして特定技能外国人が働きやすい環境を作るために、委託する登録機関の変更も重要な選択肢の1つなのではないでしょうか。

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※本記事は現時点(2023年2月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。

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