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みなさんこんにちは、
SMILEVISAです！
特定技能を受け入れる際に、登録支援機関についてどのように選べばいいのだろう？と悩んだことはありませんか？
登録支援機関とは、受入れ企業に代わり1号特定技能外国人の生活や労働環境をサポートし、日本の社会に適応するための支援を行う機関です。
特定技能は、出入国在留管理庁より様々な支援が義務と定められています。そして、外国人への支援は「支援計画」を作成し、この計画に沿って適切に行う必要があります。
計画の作成や支援の具体的な内容には専門的な知識が求められますし、それを実現するための作業時間も確保しなければなりません。
そのため、受入れ機関だけで支援を行うことが難しい場合もあるでしょう。そのようなとき登録支援機関に支援を委託することで外国人の受入れをスムーズに行えるようになります。
そこで、今回の記事ではこれから特定技能外国人を受入れる企業が、どのような基準で登録支援機関を選べば良いかポイントをご紹介します。
登録支援機関とは？
登録支援機関は１号特定技能外国人をサポートするために企業や団体から委託を受けて、支援計画の作成をサポートし支援を実行する機関です。
企業が特定技能を受け入れる際に、特定技能外国人を自社で受け入れるか、もしくは登録支援機関へ委託するかを選ぶことができます。
→自社支援についてはこちらの記事が参考になります
受入れ企業側の人員体制の問題などで自社で支援ができない場合などは、登録支援機関へ委託するという選択になるでしょう。
登録支援機関はどのくらいある？
2023年６月9日言現在、登録支援機関簿に掲載されている登録支援機関は8,311件あります。こちらは随時更新されており出入国在留管理庁のホームページから確認できます。
出入国在留管理庁の発表では2021年12月末の時点では約6,700件だった登録支援機関は2022年4月には約7,100件と特定技能外国人の増加に伴い増加しています。
このようにたくさんの登録支援機関がありますが、実際に支援の実績があり活動している機関もありますが、始まったばかりの登録支援機関などもあり、実績としてはバラつきがあるというのも事実です。
そのため確実な支援の体制があり、ノウハウを持った登録支援機関を選ぶためには、複数の登録支援機関を調べて比較することが大切です。
登録支援機関の役割は？
登録支援機関は受入れ企業に代わって外国人に対してさまざまなサポートを行います。
主な役割は受入れ企業が実施するべき支援計画の全部または一部を請け負って実施することです。
外国人への支援は下の表の10項目が義務的支援と呼ばれ、必ず実施しなければならない支援です。そして任意的支援と呼ばれる外国人が日本で安心して働けるよう、なるべく実施することが望ましい支援もあります。
【出典】出入国在留管理庁：特定技能制度説明資料「外国人材の受入れ及び共生社会実現に向けた取組（PDF）」令和５年５月更新
ただし、在留資格の申請書や定期報告、随時報告などの作成義務や管理については受け入れ企業にあるため、責任をもって行うようにしましょう。
登録支援機関の選び方は？チェックすべき6つのポイント！
それでは実際に登録支援機関を選ぶ際にはどのような点を確認すれば良いのでしょうか？
下記、受入れ企業が登録支援機関を選ぶ際にチェックすべきポイントをまとめました。
ポイント①登録支援機関としてライセンス登録されている
まずは大前提として、登録支援機関としてライセンス登録されているかを確認しましょう。
登録支援機関として登録されると出入国在留管理庁のホームページにある「登録支援機関登録簿」に掲載されます。
【出典】出入国在留管理庁「登録支援機関登録簿」
登録支援機関登録簿では下記の情報が分かりますので登録支援機関を選ぶ際には必ず確認しましょう。たとえば自社から近い機関、受け入れている外国人の言語にに対応した機関など希望に合わせて探すことができます。
- 登録番号
- 登録年月日
- 氏名又は名称
- 住所、電話番号
- 代表者指名
- 支援を行う事務所の名称、所在地
- 支援業務の内容及び実施方法（義務的支援に加え任意的支援を行っているかどうか）
- 支援業務を開始する年月日
- 相談時応じる体制の概要（対応可能言語）
ポイント②受け入れ分野の協議会に加入している
登録支援機関を選ぶ際には協議会の加入について調べることも重要です。特定技能制度では外国人を受入れる企業に分野別の協議会への加入を義務付けています。
そして、分野によっては支援を行う登録支援機関も協議会に加入しなければならない場合があるからです。
受入れる外国人の分野が登録支援機関にも協議会の加入を義務付けている分野であれば、すでにその協議会に加入してる登録支援機関を選ぶか、これから協議会に加入することを確約して契約する必要があります。
【登録支援機関も協議会に加入しなければならない分野】
- 外食業分野
- 飲食料品製造業分野
- 宿泊分野
- 自動車整備業分野
- 航空分野
- 造船、船用工業分野
【登録支援機関は協議会に加入しなくても良い分野】
- 介護分野
- 建設分野
- 素形材・産業機械・電気電子情報関連産業分野
- ビルクリーニング分野
- 農業分野
- 漁業分野
とはいえ、協議会の加入については必要に応じて登録支援機関が手続きをすればよいので、あくまで事前に確認すればよいともいえるでしょう。
ポイント③対応可能言語が受け入れている外国人の需要を満たしている
登録支援機関を選ぶ際に重要になってくるのが、「対応可能言語」です。特定技能外国人の支援は外国人が理解できる言語で行うことが義務付けられています。（日本語能力が不十分な場合）
そのため、自社で受入れる外国人の言語に対応した登録支援機関を選ぶ必要があります。
対応可能な言語は何種類か？各言語を話せるスタッフが何名在籍しているのか？も合わせて確認しましょう。また、対応が可能な場合は、支援責任者または支援担当者がいつでも対応ができるのかという点も確認しておくとよいでしょう。
自社支援でも通訳翻訳を手配する場合はこちらの記事（【自社支援】特定技能外国人の通訳翻訳はどうしたらいい？方法や費用について詳しく解説）が参考になります。
ポイント④定期的に受入れ企業を訪問しているか？
定期的に受け入れ企業を訪問しているかも必ずチェックしておきましょう。登録支援機関は外国人が法令に違反せず適正に就労しているか、その他にも何か問題が発生していないか確認する役割を持っています。そのため、登録支援機関は定期的に受入れ企業を訪問する必要があります。
特に義務的支援の「定期的な面談」では登録支援機関の支援責任者が外国人とその上司などと３ヶ月に1回以上面談を行わなければなりません。
また、「相談・苦情への対応」として外国人から職業生活、日常生活、社会生活に関する相談や苦情を受けた場合は、その都度、助言や指導を行うこととされています。
定期的な訪問や面談は外国人の職場や日常生活の悩みを解消して、トラブルを未然に防ぎ安定して働き続けるための重要な役割があります。どのような頻度、方法で実施しているのかを必ず確認しましょう。
→ 【特定技能】特定技能外国人との定期面談とは？行う時期や報告書の作成方法まで解説！
管理委託したけれど、近くに登録支援機関があるのに半年～1年に1回しか担当者が来ない…といったような場合は要注意です。
その⑤連絡に対し、レスポンスが早い
実際に外国人を雇用していると、いつ、どんなトラブルが発生するか予想できません。そのため何か相談があった場合に、レスポンスの早い登録支援機関を選ぶと安心です。また、連絡手段に素早く連絡が取れるSNSを利用しているかもチェックしておきましょう。
外国人はLINEやWhatsApp、Facebook、InstagramなどのSNSを連絡手段に使用していることが多いようです。
登録支援機関の連絡手段が電話とメールだけだと外国人となかなか連絡が取れないという事態が発生する可能性があります。どのような連絡手段を用いているか確認しておきましょう。
その⑥登録支援機関が受入れ企業の近くにあるか？
登録支援機関はなるべく自社に近い機関を選んだ方が良いでしょう。義務的支援は外国人と直接会って行うものがたくさんあります。
そのため、受入れ機関と登録支援機関があまりに離れていると迅速に対応できない場合がでてきます。また、支援を行う際の出張交通費も高くなってしまいますので、エリアを絞って探すのも一つの方法です。
その⑦委託内容の料金と内容を明確に掲示している
登録支援機関の支援委託費は登録支援機関が設定することができます。たとえば支援項目ごとに金額を設定している場合や、１カ月あたりの定額制で設定していることもありますが、多くの登録支援機関では、特定技能外国人1名あたりで月額2万円～3万円が多いでしょう。（出入国在留管理庁の統計によれば2.8万円が平均値）
→特定技能を自社支援にしたら、管理費はどのくらい削減できる？実例をもとに解説！
いずれにしてもそれぞれの登録支援機関で料金にばらつきがありますので、複数の登録支援機関の費用を比較することをおすすめします。
その時、一つの支援に対してどんな業務をしてくれるのか詳細まで確認することが重要です。受入れ企業側でも、特定技能外国人の支援はどのようなものがあるのか、そしてその料金に見合った金額なのか？というのを吟味してから決めるとよいでしょう。
思ったより業務の範囲が狭かった、ということがないよう、契約書の内容を必ず確認し、不明点があれば事前に質問するなどしましょう。
まとめ
今回は優良な登録支援機関の選び方をご紹介しました。受入れ企業の負担を大幅に削減できる確かな登録支援機関を選ぶためには、複数の登録支援機関を比較することが大切です。
今日ご紹介したチェックポイントを参考に、自社にあった登録支援機関を選ぶようにしましょう！また、自社で支援することもできるため、コストや労力、費用対効果などをよく考えて決めることをおすすめします。
SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい！とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。
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※本記事は現時点(2023年6月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
