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こんにちは！
SMILEVISAです。
特定技能外国人を自社で受け入れるにあたって、必ず対応しなければならないのが「随時届出」です。
しかし、この届出は日々の業務に追われる中で、つい見落とされがちです。
しかしながら、届出を怠ってしまうと、行政からの指導や、今後の特定技能外国人の受け入れに支障をきたす恐れもあるため、企業として確実に把握・対応しておくことが求められます。
今回は、特定技能受け入れ後に必要となる「随時届出」とは何かについて、届出のタイミングや必要書類などをわかりやすく解説します。特定技能制度の適切な運用に向け、ぜひご確認ください。
特定技能の随時届出とは？
「随時届出」とは、受入れ企業の特定技能外国人の受け入れ状況を出入国在留管理庁へ報告するための制度です。
出入国在留管理庁が定めている届出には2種類あり、定期的に年1回行う「定期届出」と、受け入れ状況に変化があった場合に行う「随時届出」があります。
今回の記事で紹介している随時届け出は、例えば特定技能外国人の退職や、雇用条件（給与や就労場所等）の変更などがあった場合に、その都度届けるものになります。
随時届出は受け入れ機関の責任で行わなければならず、忘れてしまうと受け入れの継続ができなくなってしまう可能性があるため、注意が必要になります。また、出入国在留管理庁では「特定技能所属機関による随時届出は、特定技能所属機関（受入れ企業又は個人事業主の方）の責任において届け出ていただくものです。」と明記しています。
随時届出は受け入れ企業側にすべての責任がありますので、随時届出が必要になるタイミングについては、受け入れ企業自身でしっかりと把握しておきましょう。
特定技能の随時届出はいつ＆何を提出する？
実際に、随時届出はいつ提出が必要なのでしょうか？下記、わかりやすく表にまとめました。
| No. | 届出が必要な状況 | 提出書類名 | 参考様式番号 |
|---|---|---|---|
| 1 | 雇用契約を変更・終了・再締結したとき ※再締結は同一機関かつ在留期限内 | 特定技能雇用契約に係る届出書 | 第3-1-1号／第3-1-2号 |
| 2 | 支援計画の内容変更／支援責任者・担当者の変更／支援機関の変更／自社支援への切替 | 支援計画変更に係る届出書 | 第3-2号 |
| 3 | 支援委託契約の変更／終了／締結 | 支援委託契約に係る届出書 | 第3-3-1号／第3-3-2号 |
| 4 | 特定技能外国人の受入れが困難になったとき ※退職・病気・失踪など。1か月以上活動できない場合含む） | 受入れ困難に係る届出書 | 第3-4号 |
| 5 | 特定技能基準省令の基準を満たさなくなったとき | 省令基準不適合に係る届出書 | 第3-5号 |
| 6 | 1号特定技能外国人支援計画の実施が困難になったとき | 支援計画実施困難に係る届出書 | 第3-7号 |
続いて、詳しい内容について下記、解説します。
タイミング①：特定技能外国人の雇用契約を変更したとき
雇用契約の内容に変更があった場合は、随時届出により、そのことを出入国在留管理庁に報告します。具体的には以下の通りです。
①雇用契約の内容に変更があった
特定技能の受け入れに関して変更があった場合には、その内容を出入国在留管理庁に報告します。以下は雇用契約変更とみなされる例の一部です。
- 雇用契約期間
- 労働時間等
- 社会保険・労働保険の加入状況
- 就業の場所
- 休日
- 退職に関する事項
- 従事すべき業務の内容
- 休暇
- 賃金
- 健康診断
雇用契約の変更をした場合の随時届け出の具体的な方法についてはこちらの記事「【特定技能/随時届け出】特定技能の雇用契約の内容を変更した場合の届け出マニュアル」にて解説しています。
②雇用契約を終了した（特定技能外国人が退職した）
特定技能を受け入れている企業で働いている外国人と、何らかの理由により雇用契約を終了することになった場合に報告します。
雇用契約の終了に至る理由としては、主に以下のものがあります。
- 雇用契約の終期が到来
- 受け入れ企業の都合による終了（経営上の都合、基準不適合、雇用主（個人事業主）の死亡など）
- 外国人の都合による終了（死亡、病気・怪我、行方不明、重責解雇、自己都合解雇）
※特に「2. 受け入れ側都合による終了」の場合は、届出とは別に求職者の転職活動支援が必要になってくるため注意が必要です。具体的には転職先探し、推薦状の作成等、求職活動を行うための有給休暇の付与を行います。
詳しくはこちらの記事「【特定技能/随時届け出】特定技能の雇用契約を終了した場合の届け出マニュアル」にて解説しています。
③新しく雇用契約を結び直した（再度、同じ特定技能外国人を雇用した）
外国人が雇用契約を終了した後、在留期限内に再度同じ企業にて雇用契約を締結した場合に報告が必要となります。
具体的には、一度退職した特定技能外国人が同じ受け入れ企業に戻ってきた場合や、脱退一時金の申請のため一度退職して再度雇用してほしいと要望があった場合などが該当します。
詳しくはこちらの記事にて解説しています。
タイミング②支援計画の変更
支援計画を変更した場合も、随時届出をします。具体的には、以下の項目を変更した場合には届出が必要です。
- 事前ガイダンス
- 出入国する際の送迎
- 適切な住居の確保・生活に必要な契約に係る支援
- 生活オリエンテーションの実施
- 日本語学習の機会の提供
- 相談又は苦情への対応
- 日本人との交流促進に係る支援
- 非自発的離職時の転職支援
- 定期的な面談の実施・行政機関への通報
詳しくはこちらの記事にて解説しています。
タイミング③： 支援委託機関の変更（組合や登録支援機関を変更した、自社支援を始めた）
支援委託機関に関する変更した際も届出が必要です。具体的には以下の通りです。
①支援機関と新たに契約を結んだ
特定技能を受け入れている企業が、新しい支援機関と契約を結んだ場合に報告します。
詳しくはこちらの記事にて解説しています。
②支援委託契約内容が変更になった
特定技能を受け入れている企業が、支援委託契約内容に何らかの変更があった場合に報告します。
例えば、支援委託をする期間や管理費が変更になった場合が該当します。
詳しくはこちらの記事にて解説しています。
③支援委託契約を終了した・自社支援を始めた
特定技能を受け入れている企業が、現在の支援委託契約を終了した場合に報告します。
詳しくはこちらの記事にて解説しています。
また、自社支援を始めた場合も報告が必要になります.
タイミング④：外国人受け入れが難しくなった（外国人の退職等）
何らかの事情で、外国人の受け入れが難しくなった場合も届出が必要です。出入国在留管理庁では受け入れ困難と呼ばれますが、実際には経営上の理由でリストラをせざるを得なくなったり、外国人が自己都合で退職を希望した場合などになります。
主な理由は以下の通りです。
- 経営上の問題
- 外国人の死亡やケガ
- 外国人の帰国や行方不明
- 外国人の自己都合退職
詳しくはこちらの記事にて詳しく解説しています。
タイミング⑤ ：特定技能基準省令の基準を満たさなくなった
この届出は、2025年の制度改正により新設されたもので、従来の「出入国又は労働関係法令に関する不正行為等を知ったときの届出」制度は廃止され、これに代わる新たな届出制度となります。
これまでの制度では、届出の対象は「出入国または労働関係法令に関する不正行為等」（特定技能基準省令第2条第1項第4号リ）に限られていましたが、改正後は、特定技能基準省令第2条第1項および第2項に定めるすべての基準について、不適合が生じた場合に届出が必要となります。
【届出が必要となる主なケース】
不適合が生じた場合については、具体的に下記が例としてあげられます。
| ケース | 内容 | 該当条項 |
|---|---|---|
| 税金や社会保険料の滞納 | 所属機関が税金や社会保険料を滞納しており、社会的義務を果たしていないと判断される状態。 | 第2条第1項第1号 |
| 同種業務従事者の非自発的離職 | 日本人や他の在留資格の外国人労働者が、会社都合により退職に追い込まれた場合。 | 第2条第1項第2号 |
| 関係法令による刑罰 | 所属機関または関係者が刑事事件等で有罪判決を受けた場合。 | 第2条第1項第4号 |
| 技能実習制度の認定取消し | 技能実習制度で問題を起こし、過去に認定を取り消された事業者が特定技能で再受入れを行う場合。 | 第2条第1項第4号 |
| 出入国・労働関係法令違反 | 名義貸し、虚偽の雇用契約などによる不正受入れなど。 | 第2条第1項第4号 |
| 外国人への人権侵害行為 | 暴行、脅迫、監禁など、重大な人権侵害が発生した場合（業務内外を問わず）。 | 第2条第1項第4号 |
| 手当・報酬の不払い | 約束された給与や手当が支払われない、または不当に控除されている場合。 | 第2条第1項第4号 |
※出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領改正のポイント」より
これらのいずれかに該当し、基準を満たさない状態になった場合には、速やかに届出が必要です。
タイミング⑥１号特定技能外国人支援計画の実施が困難になった
1号特定技能外国人を受け入れる受け入れ企業は、在留資格申請の際に提出した支援計画に基づいて、生活支援・職業支援などを実施する義務があります。しかし、やむを得ない事情により、この支援計画の実施が困難となった場合には、出入国在留管理庁へ届け出る必要があります。
また、内容によっては届出が必要ないケースもあるため下記わかりやすくまとめました。こちらの届け出に関しては、特定技能を自社支援で受け入れている企業が対象です。
| 想定されるケース | 内容・補足 | 届出対象 |
|---|---|---|
| 支援計画に記載された支援を実施できなかった場合 | 例：生活ガイダンス、生活オリエンテーション、相談対応などの実施漏れ・未実施 | 届け出の対象 |
| 本人からの申出により支援を実施しなかった場合 | 本人の希望で支援が不要となったケース。ただし、申出の記録は保存が必要。 | 届け出の対象外 ※記録保存のみでOK |
| 所属機関内での問題解決が困難となり、行政機関等へ相談した場合 | 定期面談や相談対応で発覚した日常生活上、社会生活上の問題を、行政機関等へ相談したケース。 例：非自発的離職による転職支援をハローワークで行った場合など | 届け出の対象 |
| 生活に必要な行政手続きへの同行・付き添い | 例：住民票の手続き同行など。日常的支援に該当し、届出対象にはならない。 | 届け出の対象外 |
特定技能所属機関が１号特定技能外国人支援計画のすべての実施を登録支援機関に委託している場合は、この届出の提出は不要であることに留意しておきましょう。支援を全部委託している場合かつ、支援計画が実施されない場合は登録支援機関から支援の実施状況に関する届出として、「１号特定技能外国人支援計画の実施における特異事案報告書」（参考様式第４－３号）が登録支援機関より提出される必要があります。
随時届出の提出期限は？
提出期限は「報告すべき内容が発生してから14日以内」です。
例えばですが、受け入れ企業と特定技能外国人の間で同意を得て、特定技能雇用契約を変更した場合などがあります。その場合、雇用契約を変更してから14日以内に定められた書類を出入国在留管理庁へ提出するという流れになります。
基本的に随時届け出については、報告すべき内容が発生してから14日以内となりますので落ち着いて書類を作成し、提出するようにすれば問題ありません。（SMILEVISAでは自動で書類を作成・出力ができます）
随時届出はどこに提出する？
届出の提出先は、届出方法によって異なります。具体的には以下の通りです。
・窓口に持参する場合
特定技能所属機関の本店の住所を管轄する地方出入国在留管理官署へ直接持参します。（空港支局を除く）
・書類を郵送する場合
身分証明書の写しを同封の上、特定技能所属機関の本店の住所を管轄する地方出入国在留管理官署宛てに送付します。その際、封筒の表面に朱書きで「特定技能届出書在中」等と記載します。
・インターネットで申請する場合
出入国在留管理庁電子届出システムを利用して届出をします。利用するには事前に利用者情報登録を行う必要があります。
特定技能の随時報告に関してよくある質問
Q1. 届出すべき14日以内を過ぎてしまったらどうしたら良いですか？
A. 過ぎてしまった場合でも可能な限り早めに提出をしてください。その際に、なぜ遅れたのかを理由を記載した理由書を一緒に提出します。理由書についてはこちらの記事（特定技能の申請で理由書や説明書の提出が必要になったら？書き方のコツやテンプレートを配布）にてフォーマットがダウンロードできます。
Q.２ 一度受け入れ困難の報告をしたら、今後は受け入れできないのでしょうか？
A. 受け入れ困難の状況が改善すれば、今後も受け入れができます。
Q3. 登録支援機関を他社に切り替える場合の提出書類はどうなりますか？
A. 委託契約の終了と、新規契約のどちらも必要です。定められた様式を2部用意し、別々に記入してください。契約の終了と切り替えがほぼ同時の場合は、まとめて提出してもOKです。
特定技能の随時届出は、期限内に提出しましょう
今回は特定技能外国人の受け入れ後に必要な、「随時届出」について解説しました。煩雑な特定技能業務に追われて、うっかりすると届出を忘れてしまうため、どんな時に届出が必要なのかをきちんと押さえておくことが大切です。
また、定期報告や随時報告は受入れ企業の義務です。不備の内容に書類を作成し、期日までに出入国在留管理庁まで提出するようにしましょう。
SMILEVISAではこれから特定技能を自社支援で受け入れていきたい、特定技能の管理費を大幅にコストカットしたい、書類の申請を効率化したい！とお考えの受入れ企業様向けの特定技能管理システムを提供しています。
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※本記事は現時点(2025年6月)で確認が取れている情報となります。制度変更や書類の書式変更などで内容が変更になることもございますので、実際に申請する場合は必ず出入国在留管理庁や在外公館まで直接お問い合わせいただくようお願い致します。
